Настройки отчета в 1С 8.3: от кнопки в форме до схемы в Конфигураторе
Содержание
Настройка отчета в 1С
8.3 открывается прямо из формы отчета: кнопка «Настройки» на командной панели или команда в меню «Еще». Там меняют отборы, поля, группировки и оформление. Если нужно сохранить свой вид отчета, используют варианты: Еще → Сохранить вариант отчета. Глубокая переделка, вроде новых источников данных и вычисляемых полей, делается уже в Конфигураторе, в схеме компоновки данных.
Выбор простой. Поменять период, отбор по контрагенту или порядок колонок — хватит формы отчета, это работа пользователя. Добавить новый показатель, которого нет в списке полей, — нужен программист и Конфигуратор или расширение. Всё ниже относится к платформе 8.3 с интерфейсом «Такси» и к типовым конфигурациям на БСП: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11.
Где искать отчеты и их настройки в разделах программы
Сначала найдите сам отчет. В типовых конфигурациях отчеты собраны в панелях разделов.
- Откройте нужный раздел слева:
Продажи,Покупки,Склад,Зарплата и кадрыи т. д. - В панели раздела найдите группу «Отчеты» — обычно она в правой колонке.
- Если отчетов много, откройте ссылку на общий список отчетов раздела в этой группе. Откроется панель отчетов с полем поиска: введите часть названия, например «ведомость» или «остатки», и список сузится.
В Бухгалтерии 3.0 есть отдельный раздел «Отчеты». В нём стандартные бухгалтерские отчеты (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета, карточка счета), регламентированная отчетность и универсальный отчет .
В панели отчетов есть кнопка настройки самой панели. Ею включают показ скрытых отчетов и описаний. Если нужного отчета «нет в программе», первым делом проверьте именно это: часть отчетов по умолчанию скрыта.
Где в 1С кнопка настройки внутри отчета
После открытия отчета смотрите на командную панель формы. Встречаются три варианта.
| Тип отчета | Где настройки | Что внутри |
|---|---|---|
| Отчет на БСП (большинство отчетов БП, ЗУП, УТ) | Кнопка «Настройки» | Отборы, поля, сортировка, оформление, структура |
| Стандартный бухгалтерский отчет БП (ОСВ, анализ счета) | Кнопка «Показать настройки» | Вкладки с группировками, отборами, показателями, оформлением |
| Отчет без БСП, на «голой» платформе | Меню «Еще» | Команды настроек и вариантов от самой платформы |
Над табличной частью отчета часто стоят поля быстрых настроек: период, организация, склад. Это та же настройка, только вынесенная в шапку для удобства.
Как устроены настройки отчета на системе компоновки данных
Почти все отчеты в 8.3 построены на системе компоновки данных (СКД). Отсюда общая логика настроек, одинаковая для разных конфигураций.
У отчета на СКД три слоя:
- 🧱 Схема — откуда берутся данные: запросы, поля, ресурсы, вычисляемые поля. Меняется только в Конфигураторе или расширении.
- 🗂 Вариант — именованный набор настроек: какие группировки, какие колонки, какое оформление. Варианты бывают предопределенные (от разработчика) и пользовательские.
- 🎚 Пользовательские настройки — то, что человек поменял в конкретном варианте под себя: период, отборы, флажки.
Отсюда частая путаница. Пользователь поменял отбор, закрыл отчет, открыл снова — отбор на месте. Это сработали пользовательские настройки, вариант при этом не изменился. Коллега откроет тот же вариант и увидит исходный вид.
Простой и расширенный режим формы настроек
В отчетах на БСП форма настроек открывается в простом виде: отборы, флажки показателей, группировки строк. Переключатель вида в форме переводит её в расширенный режим. Там появляются вкладки:
- Отборы — условия на поля с выбором вида сравнения: «Равно», «В списке», «В группе» и другие.
- Поля и сортировки — какие колонки выводить и в каком порядке.
- Оформление — условное оформление: цвет, шрифт, формат чисел по условию.
- Структура — дерево группировок: строки, колонки, вложенность.
В расширенном режиме видны все поля схемы, включая реквизиты через точку: например, у контрагента — его ИНН или основной договор. Это закрывает большинство просьб «добавить колонку» без программиста.
Варианты отчета: как сохранить свою настройку
Вариант — главный инструмент, если отчет нужен в одном и том же виде каждую неделю.
Сохранить свой вариант
- Настройте отчет: период, отборы, группировки.
- Нажмите
Еще → Сохранить вариант отчета. - Введите понятное название, например «Продажи по менеджерам, только опт».
- Укажите, кому доступен вариант: только автору или всем пользователям. Общий вариант могут создать не все — это зависит от прав.
- При необходимости отметьте, в каких разделах показывать вариант. Тогда он появится в панели отчетов раздела отдельной строкой.
Выбрать или сбросить вариант
- Переключиться на другой вариант:
Еще → Выбрать вариант отчетаили выпадающий список вариантов в шапке формы. - Вернуть исходный вид: в меню «Еще» найдите команду стандартных настроек. Она сбрасывает пользовательские изменения текущего варианта к заводским.
Предопределенный вариант разработчика перезаписать нельзя. Если вы правили его и нажали «Сохранить», программа предложит сохранить копию под новым именем. Так и задумано: при обновлении конфигурации заводские варианты обновятся, а ваши копии останутся.
Изменить вариант целиком
Команда Еще → Изменить вариант отчета открывает полный редактор настроек СКД. Это то же окно, что видит программист на вкладке «Настройки» схемы: дерево структуры, отборы и оформление на каждом уровне группировки, параметры вывода. Здесь, например, задают свой отбор для отдельной группировки или выводят итоги только в подвале.
Конструктор отчетов: схема компоновки данных в Конфигураторе
Когда нужного поля нет даже в расширенном режиме, настраивают уже схему. Это работа в режиме Конфигуратора.
- Запустите базу в режиме Конфигуратор.
- В дереве конфигурации раскройте ветку Отчеты и откройте нужный отчет.
- На вкладке основной схемы нажмите «Открыть схему компоновки данных». Откроется конструктор схемы.
Вкладки конструктора и их назначение:
| Вкладка | Что настраивают |
|---|---|
| Наборы данных | Запросы и поля, из которых берутся данные |
| Связи наборов | Как соединяются несколько наборов |
| Вычисляемые поля | Поля по формуле на языке выражений СКД |
| Ресурсы | Что и как суммируется в итогах |
| Параметры | Период, организация и другие параметры запроса |
| Макеты | Свое оформление областей отчета |
| Настройки | Вариант по умолчанию: структура, отборы, оформление |
Как не сломать типовую конфигурацию
Правка отчета прямо в типовой конфигурации снимает её с полной поддержки, и каждое обновление станет дольше. Практики делают иначе.
- 🧩 Расширение конфигурации . Отчет заимствуют в расширение и меняют там. Основная конфигурация остается на поддержке.
- 📄 Внешний отчет
(.erf). Отчет делают отдельным файлом и подключают через
Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. - 🔎 Универсальный отчет в Бухгалтерии 3.0. Позволяет без Конфигуратора собрать отчет по любому справочнику, документу или регистру и сохранить как вариант.
Перед правкой схемы удобно отладить запрос и настройки во внешней «консоли компоновки данных». Такие консоли распространяются как внешние обработки, ставить их в конфигурацию не нужно.
Перед изменением конфигурации рабочей базы сделайте резервную копию и согласуйте правку с ответственным за базу.
Параметры и быстрые настройки: что выносится в шапку отчета
Какие поля окажутся в шапке формы, а какие спрячутся в окне «Настройки», решает разработчик. Пользователь видит результат, но не всегда понимает, откуда он.
В Конфигураторе на вкладке «Настройки» схемы у каждого отбора, параметра и группировки можно открыть свойства пользовательской настройки. Там есть флажок «Включать в пользовательские настройки» и режим редактирования:
- Быстрый доступ — элемент выводится прямо в шапке отчета.
- Обычный — доступен только в окне настроек.
- Недоступный — пользователь его не видит и не меняет.
Отсюда практический приём. Если бухгалтер постоянно ставит один и тот же отбор, например по подразделению, программисту достаточно включить этот отбор в пользовательские настройки с режимом «Быстрый доступ». Код писать не нужно.
Другие параметры вывода
На уровне варианта, в редакторе Изменить вариант отчета, настраиваются и параметры вывода:
- расположение итогов (в начале, в конце, без итогов);
- вывод заголовка, отбора и параметров над таблицей;
- расположение полей группировки (отдельно, вместе, в отдельной колонке);
- вывод пустых группировок и иерархии.
Если отчет «не показывает итоги» или «прячет заголовок», причина почти всегда здесь, а не в данных.
Права доступа: кто может настраивать и сохранять отчеты
Настройки отчетов упираются в права. Один и тот же отчет у бухгалтера сохраняется, а у кладовщика нет.
В конфигурациях на БСП права раздаются профилями групп доступа: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Для отчетов имеют значение:
| Право (роль) | Что дает |
|---|---|
| Сохранение данных пользователя | Программа запоминает настройки отчета и формы между сеансами |
| Добавление и изменение личных вариантов отчетов | Можно сохранять свои варианты |
| Право на сам отчет | Отчет виден в панели и открывается |
| Права на данные (ограничения по организациям, складам) | Определяют, какие строки попадут в отчет |
Общие варианты для всех пользователей обычно создает администратор или пользователь с полными правами.
Управление вариантами для всех пользователей
Администратору доступен общий список: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Варианты отчетов. Здесь видно, кто и какие варианты создал. Отсюда можно:
- пометить на удаление устаревшие варианты;
- поменять, в каких разделах вариант показывается;
- сделать личный вариант доступным другим.
Перенести настройки одного пользователя другому помогает механизм копирования персональных настроек в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав. Там же есть очистка настроек: она пригодится, если отчет у конкретного человека «залип» в странном виде.
Очистка настроек удаляет у пользователя все выбранные пункты, а не только один отчет, если не ограничить выбор. Сначала отметьте только нужные объекты.
Частые сбои при настройке отчетов и как их снять
Еще две ошибки, которые встречаются при работе с вариантами:
- 🔁 Отбор «Равно» вместо «В группе». Для иерархических справочников, например номенклатуры по группам, вид сравнения «Равно» на группу дает пустой результат. Нужен «В группе» или «В группе из списка».
- 🧮 Поле в группировке и в колонках одновременно. Отчет выводит повторяющиеся значения, а итоги кажутся раздутыми. Уберите лишнее поле из одного из мест.