Где лежат графики работы сотрудников в ЗУП, Бухгалтерии и ERP

Графики работы в 1С 8.3 хранятся в справочнике «Графики работы». В ЗУП 3.1 его открывают из раздела Настройка (ссылка «Графики работы»), в Бухгалтерии 3.0 — из раздела Зарплата и кадры, подраздел справочников и настроек. Если нужного пункта в меню нет, включите кадровый учёт в настройках программы или найдите справочник через поиск по меню.

Отдельный график — это не то же самое, что график конкретного человека. Справочник описывает шаблон: пятидневка, сменный режим, неполная неделя. Какому сотруднику что назначено, видно в кадровых документах. Ниже — оба маршрута и что делать, когда ничего не находится.

Графики работы в 1С 8.3 ЗУП: где найти справочник

Для ЗУП 3.1 путь такой:

1. Откройте раздел Настройка.
2. Найдите ссылку Графики работы. Она стоит рядом с производственными календарями и настройками расчёта зарплаты.
3. Откроется список. Двойной клик по строке — карточка графика с календарём на год.

В карточке видно:

• 📅 название и способ заполнения (по неделям, по циклам, суммированный учёт);
• 🗓 календарь с часами по каждому дню;
• ⏱ норму часов за месяц и год;
• 🔗 привязку к производственному календарю.

Если список пустой

Пустой список после установки — норма для новой базы. Графики создают вручную или подгружают из шаблонов. Для типовой пятидневки обычно достаточно кнопки Заполнить по шаблону в карточке нового графика. Если же база рабочая, а список пуст, проверьте отбор: в шапке списка мог остаться фильтр по виду графика или флаг «не показывать недействующие».

Графики работы в Бухгалтерии 3.0: где они спрятаны

В Бухгалтерии кадровый блок урезан. Справочник «Графики работы» есть, но виден только при включённом учёте зарплаты. Если у вас зарплата ведётся в отдельной программе, раздел может быть скрыт вовсе.

Порядок поиска:

1. Раздел Зарплата и кадры → Справочники и настройки.
2. Ссылка Графики работы.
3. Нет ссылки — откройте Главное → Настройки → Функциональность и проверьте, включены ли кадровый учёт и расчёт зарплаты.

Если зарплата в Бухгалтерии ведётся «упрощённо», хватает одного графика для всех: его назначают в карточке организации или в документе приёма на работу.

Как узнать график работы конкретного сотрудника

Знать, где лежит справочник, мало. Обычно нужно ответить на вопрос «по какому графику работает Иванов».

Есть три способа, от быстрого к подробному.

Способ 1. Карточка сотрудника

В ЗУП откройте Кадры → Сотрудники, выберите человека. В карточке или в блоке текущих кадровых данных указан график. Этот способ показывает значение на сегодня.

Способ 2. Кадровая история

Нужен график на прошлую дату, например при пересчёте отпускных? Откройте Кадры → Кадровая история (название раздела может отличаться), отфильтруйте по сотруднику и найдите документ с нужной датой. В нём поле «График работы».

Документы, которые меняют график:

Способ 3. Отчёт по сотрудникам

В ЗУП в разделе Кадры → Отчёты по кадрам есть отчёты по сотрудникам. В настройках отчёта добавьте поле «График работы» и сгруппируйте по нему. Получится список сотрудников, сведённый по режимам. Так проще всего ловить расхождения: у кого график не назначен, у кого устарел.

График, календарь и табель: чем они отличаются

Эти три сущности путают постоянно. Различия простые.

Цепочка такая: календарь задаёт рамку, график накладывается на календарь, а табель фиксирует реальность. Праздник в календаре сам сдвигает дни в графиках, которые к нему привязаны. Поэтому отдельную правку графика на каждый праздник делать не нужно.

Если календарь на нужный год не загружен, графики будут считаться неверно. Откройте справочник производственных календарей и проверьте, что год заполнен. Обычно он обновляется вместе с релизом конфигурации.

ЗУП 3.1: как смотреть и менять график в учётной карточке

Для сотрудников ЗУП 3.1 удобнее всего работать так:

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Выберите человека и откройте карточку.
3. Посмотрите блок с кадровой информацией и текущим графиком.
4. Чтобы изменить режим, создайте по ссылке документ «Изменение графика работы» (название ищите в списке документов Кадры → Кадровые перемещения или через кнопку Создать).
5. Укажите дату начала действия и новый график. Проведите документ.

Когда график нужен «по умолчанию»

В настройках организации можно задать график, который подставляется при приёме на работу. Он экономит время кадровику, но не заменяет проверки. Если у части сотрудников режим другой, меняйте его в самом документе приёма.

Как создать новый график, если нужного нет

Когда подходящего режима в списке нет, создайте свой. Типовые варианты:

• 🟢 пятидневка, 40 часов, 8 часов в день;
• 🟡 сокращённая неделя, 36 часов;
• 🔵 сменный график «два через два» с цикличным заполнением;
• 🟠 неполная неделя по договорённости.

Порядок:

1. В справочнике нажмите Создать.
2. Введите наименование. Название должно отличаться от соседних: «Пятидневка 8 ч (офис)» читается лучше, чем «График 2».
3. Выберите способ заполнения: «по неделям» для стандартных режимов, «по циклам» для сменных.
4. Укажите производственный календарь .
5. Заполните часы по дням и проверьте итог за месяц.
6. Нажмите Записать и закрыть.

Проверьте норму часов. Для пятидневки с 8-часовым днём в месяце на 21 рабочий день итог должен быть 21 × 8 = 168 часов. Если в карточке другая цифра, значит, не подтянулся календарь или остался лишний выходной.

Типичные ошибки при поиске и работе с графиками

Ниже — ситуации, с которыми приходят чаще всего.

Идентификатор при первом подключении к ЭДО

Пока организация не подключена, идентификатора нет: его присваивают в момент регистрации у оператора. Порядок такой, и он одинаков для большинства операторов.

Что делать с идентификатором при смене оператора

Новый оператор выдаст новый код, старый перестанет работать для обмена. Контрагентам придётся принять новые приглашения.

Порядок действий:

1. Сообщите ключевым контрагентам заранее, что вы меняете оператора.
2. Подключитесь к новому оператору и получите новый идентификатор.
3. Разошлите приглашения тем, с кем обмен нужен постоянно.
4. Старые документы не пропадут: они остаются в архиве 1С, но новые будут идти уже по новой схеме.

Как выбрать, какой идентификатор давать контрагенту

Если организация подключена к нескольким операторам, контрагент должен получить тот код, через которого вам удобнее работать с ним.

Проверка обмена после настройки

Когда приглашение принято, отправьте пробный документ: например, счёт или акт на небольшую сумму. Убедитесь, что статус дошёл до «Доставлено» и контрагент видит документ у себя.

Если статус завис, откройте журнал обмена и посмотрите текст ошибки. Чаще всего причина в просроченном сертификате или неактивированной учётной записи, а не в самом идентификаторе.

Выгрузка и печать графика

Бывает нужно показать график руководителю или приложить к документам. Простейший путь:

1. Откройте нужный график и разверните календарь.
2. Нажмите Ещё → Вывести список (если кнопка есть в вашей форме), либо сохраните через кнопку печати.
3. Для списка сотрудников по графикам используйте отчёт из Кадры → Отчёты по кадрам и сохраните его в Excel через значок дискеты в панели отчёта.

Для печати сводного графика отпусков есть отдельный документ, он к графикам работы отношения не имеет. Не путайте: график отпусков — отдельная форма по ТК РФ.

Что проверить, если график «не тот»

Расхождения почти всегда объясняются несколькими причинами:

• 📌 у сотрудника два действующих кадровых документа с разными датами;
• 📌 график записан, но не проведён документ, который его назначает;
• 📌 изменён справочник «задним числом», а расчёт уже выполнен;
• 📌 график привязан к календарю другого региона или другого года;
• 📌 для совместителя выбрана не та строка кадровых данных.

Частые вопросы