Где в 1С найти согласие на обработку данных и настроить согласование документов

Слово «согласие» в 1С означает две разные вещи, и путаница отсюда и растёт. Первое — согласие сотрудника на обработку персональных данных, бумага по 152-ФЗ, которая хранится в карточке работника в ЗУП. Второе — согласование документа: электронный маршрут утверждения заявки, договора или счёта в Бухгалтерии, УТ или ERP. Ищете одно, а находите справку про другое — потому и не получается с первого раза.

Ниже — где лежит каждый вид, как добавить согласие на обработку данных новому сотруднику, как настроить маршрут согласования документов и что делать, если согласования зависли на одном исполнителе.

Два вида «согласия» в 1С — сравнение

Прежде чем лезть в меню, определите, какая у вас задача. Таблица расставляет по местам.

Согласие на обработку персональных данных в ЗУП 3.1

Это документ по 152-ФЗ: без него работодатель не вправе хранить и обрабатывать паспортные данные, ИНН, СНИЛС и прочие сведения о сотруднике. В ЗУП 3.1 это не бумажный файл, а отдельная сущность базы — факт, что согласие получено, зафиксированный определённой датой.

Где найти согласие на обработку персональных данных в ЗУП 8.3: пошагово

1. Откройте карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → нужная фамилия.
2. На панели навигации карточки найдите блок Учёт персональных данных (в некоторых релизах — Личные данные).
3. Перейдите по ссылке Согласия на обработку персональных данных.
4. Откроется список: дата получения согласия, вид согласия, срок действия, кто зафиксировал.

Если ссылки нет совсем, причина почти всегда одна — не включена функциональная опция. Проверьте:

1. Главное меню (≡) → Настройка → Функциональность.
2. Вкладка Кадровый учёт.
3. Галочка Хранить историю согласий на обработку персональных данных.

Как добавить согласие на обработку персональных данных в 1С 8.3 ЗУП

Новому сотруднику согласие заводят при приёме, действующему — при смене формулировки или появлении нового вида обработки (например, добавили фотографирование для пропуска).

1. В карточке сотрудника откройте Согласия на обработку персональных данных → Создать.
2. Укажите вид согласия: на обработку общих персональных данных, на обработку биометрических данных, на передачу данных третьим лицам.
3. Дата получения — фактическая дата подписи бумажного бланка или форма с ЭЦП, если используется кадровый ЭДО.
4. Срок действия — конкретная дата или Неограничен, если согласие бессрочное (так указано в большинстве типовых форм).
5. Нажмите Записать и закрыть.

Как отредактировать или отозвать согласие

Отдельной кнопки «Отозвать» в типовой форме ЗУП 3.1 нет — работают через статус и новую запись:

• если согласие нужно продлить — создайте новую запись с новой датой, старую не удаляйте (это история);
• если сотрудник отозвал согласие — зафиксируйте дату отзыва в комментарии к записи либо отдельным документом кадрового учёта, если в вашей редакции он есть;
• никогда не удаляйте записи о согласиях — это единственное документальное подтверждение законности хранения данных сотрудника, пригодится при проверке Роскомнадзора.

Согласование документов: что это и где искать

Второй смысл слова «согласие» — согласование документа. Это электронный маршрут: документ идёт по цепочке сотрудников, каждый ставит отметку «Согласовано» или «Отклонено», и только после этого документ разрешён к проведению.

Где в 1С посмотреть согласование документа

1. Откройте нужный документ (заявку на расход, договор, счёт на оплату).
2. В командной панели найдите кнопку Согласование или Отправить на согласование.
3. Если документ уже в маршруте — откроется форма с историей: кто согласовал, кто отклонил, на каком этапе остановка.

Общий список по всем документам компании смотрите в отдельном журнале: НСИ и администрирование → Согласование → Задачи на согласование (УТ 11, ERP) или Руководителю → Задачи → Мои задачи (Бухгалтерия с включённым документооборотом).

Как настроить маршрут согласования

Маршрут — это шаблон: какие документы, в каком порядке, кто согласует.

1. НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Согласование.
2. Включите функциональную опцию Использовать согласование документов.
3. Откройте Маршруты согласования → Создать.
4. Укажите вид документа (например, Заявка на расходование денежных средств) и условие — сумма, подразделение, вид операции.
5. Добавьте этапы: кто согласует первым, кто вторым, нужен ли параллельный визирование или только последовательный.
6. Сохраните маршрут и привяжите к нужному виду документов.

Согласие на ЭДО и другие виды согласий в 1С

Кроме персональных данных и внутреннего согласования, в системе встречаются ещё два вида «согласия» — тоже из семантики запроса.

• 📨 Согласие на обмен электронными документами с контрагентом. Настраивается в Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки. Без него система не отправит счёт-фактуру или УПД через оператора ЭДО — нужна подтверждённая связь между участниками обмена.
• 📱 Согласие на получение SMS- и email-рассылок. В ЗУП 3.1 отдельная галочка в карточке сотрудника — используется для расчётных листков и уведомлений о начислениях.
• 🧾 Согласие на обработку данных для СФР и ФНС. Фиксируется при формировании отчётности по форме ЕФС-1 — отдельного интерфейса нет, это часть общего согласия на обработку персональных данных.
• 🤝 Согласие контрагента на обработку персональных данных представителя. Нужно, если контрагент — физлицо или самозанятый; хранится в карточке контрагента на вкладке Контактные лица.

Типичные ошибки

Как это связано с проверками и отчётностью

Записи о согласиях — не формальность для галочки. При проверке Роскомнадзора или трудовой инспекции инспектор спросит именно дату и форму согласия, а не факт «вроде подписывали». Два практических следствия:

1. Храните оригинал бланка отдельно от базы — запись в ЗУП фиксирует факт и дату, но саму подпись система не хранит. Сканы можно прикладывать как файл к записи, если включено хранение присоединённых файлов.
2. Сверяйте список сотрудников без согласия регулярно — отдельного типового отчёта нет, но можно построить простой список через Отчёты → Универсальный отчёт по регистру сведений согласий, отобрав сотрудников с пустой или просроченной записью.

Особенности по конфигурациям

Механизм согласий и согласований не единый для всей линейки 1С — в разных продуктах разная глубина.

• ЗУП 3.1. Самая полная реализация согласий на обработку персональных данных: отдельный регистр, история записей, виды согласий (общие, биометрия, передача третьим лицам). Если ведёте кадровый ЭДО, согласие можно подписать электронно — тогда запись в базе появляется автоматически после подписания сотрудником в мобильном приложении или личном кабинете.
• Бухгалтерия 3.0. Упрощённый кадровый учёт без отдельного журнала согласий. Для полноценной фиксации либо включают расширенный кадровый учёт, либо ведут согласия вне базы (бумажный архив) и просто отмечают дату в комментарии к сотруднику.
• УТ 11 и ERP. Здесь акцент на согласовании документов, а не на персональных данных: заявки на расход, договоры, счета на оплату проходят через настраиваемые многоэтапные маршруты с параллельным и последовательным визированием. Персональные данные сотрудников в этих конфигурациях обычно не ведутся — кадровый блок либо отсутствует, либо подключён к ЗУП через синхронизацию.
• Базовые версии. Маршруты согласования в базовых версиях конфигураций, как правило, недоступны — функциональность многопользовательских сценариев в них ограничена по лицензии. Согласия на персональные данные в базовой ЗУП работают, но без сложных сценариев кадрового ЭДО.
• Кадровый ЭДО (отдельный сервис или встроенный модуль). Если согласие на обработку персональных данных подписывается электронно через сервис кадрового документооборота, в ЗУП появляется отдельная пометка о способе получения — «бумажный оригинал» или «электронная подпись», с датой синхронизации.

Частые вопросы