Как получить среднесписочную численность в 1С и проверить её перед сдачей

В 1С:ЗУП 3.1 отчёт о среднесписочной численности открывается из раздела Кадры → Кадровые отчеты → Среднесписочная численность. В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного аналитического отчёта искать не нужно: цифру программа сама рассчитывает и ставит на титульный лист расчёта по страховым взносам в Отчеты → Регламентированные отчеты.

Типичная ситуация: банк просит справку о среднесписочной численности для кредита, тендерная площадка — для подтверждения статуса МСП, а бухгалтер помнит, что «раньше был такой отчёт в 1С-Отчетности». Отдельную форму в налоговую с 2021 года не сдают, но сама цифра нужна постоянно. Ниже разобрано, где её взять в обеих программах, почему она может не совпасть с ожиданием и как это поправить.

Где в 1С:ЗУП 3.1 найти отчёт о среднесписочной численности

В ЗУП среднесписочная численность (ССЧ) — обычный кадровый отчёт. Он строится по кадровым документам и не требует ничего «закрывать» или проводить заранее.

Как сформировать отчёт

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты.
2. В списке выберите Среднесписочная численность.
3. Укажите период: месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев или год.
4. Выберите организацию. Если в базе несколько юрлиц, считайте по каждому отдельно — ССЧ определяется на уровне организации, а не группы компаний.
5. Нажмите Сформировать.

Отчёт показывает численность помесячно и итог за период. Для квартала итог — это сумма трёх месячных значений, делённая на 3, для года — сумма двенадцати, делённая на 12.

Справка о среднесписочной численности из 1С ЗУП

Готового бланка «Справка о среднесписочной численности» с подписями в типовой ЗУП нет — и не нужно. Банки и заказчики обычно принимают справку в свободной форме на бланке организации. Порядок такой:

1. Сформируйте отчёт за нужный период.
2. Сохраните его в Excel кнопкой сохранения на командной панели отчёта или распечатайте.
3. Перенесите итоговую цифру на бланк: наименование организации, ИНН, период, ССЧ, подпись руководителя.

Если контрагент требует конкретную форму, запросите у него шаблон. Число из отчёта ЗУП подходит для любой из них.

Среднесписочная численность в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый, и ССЧ здесь прежде всего «живёт» внутри регламентированной отчётности.

Путь через расчёт по страховым взносам

1. Откройте Отчеты → Регламентированные отчеты.
2. Создайте или откройте расчёт по страховым взносам за нужный период.
3. Нажмите Заполнить.
4. На титульном листе найдите поле Среднесписочная численность (чел.) — программа заполнила его автоматически.

Значение в поле можно исправить вручную. Делайте это только если точно знаете правильную цифру: при следующем перезаполнении ручная правка пропадёт.

Когда в БП цифра получается неверной

Бухгалтерия считает ССЧ по документам Прием на работу, Кадровый перевод и Увольнение из раздела Зарплата и кадры. Если зарплату ведут в ЗУП, а в БП загружают только проводки, кадровых документов в Бухгалтерии нет — и численность выйдет нулевой или случайной.

Что проверить в кадровых данных до формирования

Программа считает ровно то, что внесено. Неверная ССЧ почти всегда означает пробел в кадровых документах, а не сбой отчёта.

Пройдитесь по списку до того, как отдавать цифру:

• 👤 Вид занятости. У внешних совместителей в карточке сотрудника должно стоять Внешнее совместительство. Если по ошибке стоит основное место, человек попадёт в ССЧ.
• 🧑‍💼 Внутренние совместители. В ЗУП такой сотрудник имеет две «карточки» — основную и по совместительству. В ССЧ он входит один раз, по основному месту.
• 🍼 Отпуска по уходу за ребёнком. Должны быть оформлены документом отпуска по уходу. Без него сотрудница числится работающей и завышает численность.
• 🤰 Декрет. Отпуск по беременности и родам оформляется больничным листом с соответствующей причиной. Такие сотрудницы в ССЧ не входят.
• 📅 Даты приёма и увольнения. Ошибка в дате на месяц меняет месячное значение. Особенно часто это бывает с задним числом.
• ⏳ Неполное время. Ставка и график работы должны соответствовать трудовому договору — от них зависит, каким долей человек войдёт в расчёт.
• 📄 Договоры ГПХ. Исполнители по договорам подряда и услуг оформляются договорами, а не приёмом на работу. В списочный состав они не входят.

Как быстро найти «лишних» сотрудников

Сформируйте отчёт за один месяц, где цифра кажется подозрительной, и сравните её со штатом на начало и конец этого месяца. Если в месяце не было приёмов и увольнений, ССЧ должна совпасть с числом работающих без совместителей и декретниц.

Расхождение на одного-двух человек обычно и есть забытый отпуск по уходу или неотмеченный совместитель. Найдите их в списке Кадры → Сотрудники, отфильтровав по организации и открыв карточки тех, кто давно не получал начислений.

Как 1С рассчитывает среднесписочную численность

Методику задаёт Росстат, а 1С её повторяет. Понимать её полезно хотя бы для того, чтобы проверить отчёт на двух-трёх сотрудниках вручную.

Расчёт за месяц

1. На каждый календарный день месяца берётся списочная численность — все, кто числится в штате, включая больных, отпускников и командированных.
2. Выходные и праздники получают численность предыдущего рабочего дня.
3. Из каждого дня исключаются: внешние совместители, исполнители по ГПХ, сотрудницы в отпуске по беременности и родам, сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком.
4. Значения всех дней складываются и делятся на количество календарных дней месяца.

Месячное значение может быть дробным — например, 14,3.

Пример с цифрами

В организации весь июнь (30 дней) работали 10 человек. С 16 июня приняли ещё одного, и он работал до конца месяца, то есть 15 дней.

• Сумма численности по дням: 10 × 30 + 1 × 15 = 315.
• ССЧ за июнь: 315 / 30 = 10,5.

Сотрудники на неполном времени

Работники, которые трудятся неполный день по договору, учитываются пропорционально отработанному времени. Сотрудник на 0,5 ставки с 4-часовым днём при норме 8 часов войдёт в месяц как 0,5 человека.

Есть исключения: работники, которым неполное время положено по закону (например, несовершеннолетние), учитываются как целые единицы. Если таких сотрудников много, сверьте результат ЗУП вручную на одном месяце.

Расчёт за квартал и год

• За квартал: сумма ССЧ за три месяца / 3.
• За полугодие, 9 месяцев: сумма месячных значений / 6 или / 9.
• За год: сумма ССЧ за все месяцы / 12, даже если организация работала не весь год.
• Итог за год округляется до целых единиц.

Для РСВ за полугодие при ССЧ по месяцам 10; 10; 11; 12; 12; 11 получится (10 + 10 + 11 + 12 + 12 + 11) / 6 = 66 / 6 = 11. Именно это значение 1С поставит на титул расчёта за полугодие.

Пример: организация зарегистрирована в октябре, ССЧ за октябрь — 6, за ноябрь — 8, за декабрь — 10. ССЧ за год: (6 + 8 + 10) / 12 = 2. Многие ожидают здесь 8 и считают, что программа ошиблась. Ошибки нет: делитель годового расчёта всегда 12.

Куда сдавать ССЧ: РСВ и отправка в ФНС из 1С

Отдельный отчёт «Сведения о среднесписочной численности» налоговая больше не принимает. Его отменили, а показатель перенесли на титульный лист расчёта по страховым взносам начиная с отчётности за 2020 год.

Как это выглядит сейчас

• 📊 ССЧ указывают в каждом РСВ — за квартал, полугодие, 9 месяцев и год.
• 🧮 Значение берётся за период с начала года, а не за последний квартал.
• 🆕 Новые организации отдельный отчёт после регистрации тоже не сдают — цифра появится в их первом РСВ.

Отправка из ЗУП и БП

1. Сформируйте РСВ: в ЗУП — Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в БП — Отчеты → Регламентированные отчеты.
2. Нажмите Заполнить и сверьте ССЧ на титуле с кадровым отчётом.
3. Выполните проверку отчёта встроенной кнопкой проверки — программа покажет ошибки контрольных соотношений.
4. При подключённом сервисе 1С-Отчетность отправьте расчёт кнопкой Отправить.
5. Без сервиса выгрузите файл XML командой выгрузки и отправьте его через своего оператора ЭДО.

Где ещё нужна эта цифра

ССЧ влияет не только на титул РСВ:

• 🏢 Статус МСП. Малое предприятие — до 100 человек, микро — до 15. ФНС определяет численность для реестра МСП по данным отчётности.
• 💼 Право на УСН. Средняя численность работников ограничена 130 человек; при большем значении право на упрощёнку теряется.
• 📨 Формат сдачи отчётов. От численности зависит, обязана ли организация сдавать часть отчётности только в электронном виде.
• 📈 Статистика. В формах Росстата используется та же методика, но там учитывают и совместителей, и ГПХ отдельными строками.

Типичные ошибки и как их исправить

Ошибки в ССЧ редко видны сразу: отчёт формируется без предупреждений. Всплывают они, когда цифру сравнивают с другими данными.

ССЧ в РСВ расходится с отчётом в ЗУП

Причина обычно в ручной правке титула. Кто-то исправил поле год назад, а при следующих расчётах значение заполнялось от этой правки. Решение — перезаполнить титул и сравнить с кадровым отчётом за тот же период с начала года.

Сотрудница вышла из отпуска по уходу на неполный день

Если сотрудница во время отпуска по уходу работает на условиях неполного времени и сохраняет пособие, она снова входит в ССЧ. В ЗУП это надо отразить кадровыми документами: прервать отпуск или изменить его условия, а также оформить неполную ставку. Без этого программа продолжит её исключать.

После переноса базы цифра «прыгнула»

При переходе с БП на ЗУП в новую базу часто переносят только текущих сотрудников. Уволенные за прошлые месяцы исчезают, и ССЧ за начало года занижается. Проверяйте численность по месяцам до даты перехода: при необходимости дозагрузите кадровую историю.

Отчёт сформирован по всем организациям сразу

Если не выбрать организацию, отчёт покажет сумму по всем юрлицам базы. Для РСВ и справки такая цифра не годится.

Частые вопросы