Четыре дня в месяц для родителя ребёнка-инвалида: оформление, оплата и возмещение в ЗУП 3.1

В 1С ЗУП 8.3 (редакция 3.1) «отпуск по уходу за ребёнком-инвалидом» оформляют документом «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами». Где находится документ: раздел Зарплата → журнал Все начисления → кнопка Создать. Отдельного «отпуска» с таким названием в программе нет, и искать его среди обычных отпусков бесполезно.

Частая ошибка — проводить эти дни документом «Отпуск» или «Отпуск без сохранения оплаты». Закон называет их иначе: это четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц по ст. 262 ТК РФ. Платит работодатель по среднему заработку, а затем получает возмещение из Социального фонда. Если оформить дни как отпуск, расчёт среднего, табель и заявление на возмещение разойдутся.

Какие права есть у родителя ребёнка-инвалида и что из этого делают в 1С

Под словами «отпуск по уходу» сотрудник может иметь в виду разные вещи. От этого зависит документ в ЗУП.

📌 Главное:

• 👪 дни по ст. 262 положены одному из родителей, опекуну или попечителю; родители могут делить их между собой;
• 📅 неиспользованные дни месяца на следующий месяц не переносятся;
• 💰 оплата идёт по среднему заработку, а не по окладу;
• 📄 основание — письменное заявление сотрудника.

Дальше речь о первой строке таблицы: именно её ищут по запросу «где находится» в ЗУП 8.3.

Подготовка ЗУП: настройки, начисление и документы сотрудника

До первого документа проверьте три вещи.

1. Документ доступен в программе

Откройте Зарплата → Все начисления и нажмите Создать. Если в списке есть «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами» — настройка уже сделана.

Если строки нет, перейдите в Настройка → Расчет зарплаты и откройте настройку состава начислений и удержаний. На вкладке с пособиями и отпусками найдите флажок про оплату дней ухода за детьми-инвалидами и включите его. Программа сама создаст нужный вид начисления.

2. Вид начисления настроен правильно

Откройте вид начисления «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами» в Настройка → Начисления. Проверьте:

• 🧾 код дохода НДФЛ — обычный код для оплаты труда, доход облагается;
• 🚫 вид дохода для страховых взносов — необлагаемый: эту выплату возмещает СФР, взносы на неё не начисляют (ст. 422 НК РФ);
• 🕒 вид времени — дополнительные оплачиваемые выходные дни, в табеле код ОВ.

3. Документы сотрудника в кадровом деле

От сотрудника нужны:

1. Заявление на дополнительные выходные с датами.
2. Справка МСЭ об инвалидности ребёнка — один раз, до окончания срока инвалидности.
3. Подтверждение, что второй родитель в этом месяце дни не брал или брал частично. Если второй родитель не работает или ребёнок воспитывается одним родителем — документ об этом.
4. Свидетельство о рождении или документ об опеке.

Данные о ребёнке удобно внести в карточку сотрудника на вкладке с родственниками. На расчёт это не влияет, но через год никто не будет искать справку по бумажному архиву.

Как оформить дни ухода за ребёнком-инвалидом в 1С ЗУП 8.3: пошагово

Порядок одинаков для разовых дней и для блока до 24 дней подряд.

Шаг 1. Создайте документ

Зарплата → Все начисления → Создать → Оплата дней ухода за детьми-инвалидами.

Заполните шапку:

• Месяц начисления — месяц, в котором сотрудник отдыхает;
• Организация и Сотрудник;
• Дата документа — дата приказа.

Шаг 2. Отметьте даты

В табличной части укажите дни отдыха. Если сотрудник берёт 4 дня не подряд, введите каждый день или каждый отрезок отдельной строкой.

Для блока подряд (например, 10 рабочих дней) укажите период целиком. Программа посчитает дни по графику работы сотрудника.

💡 Дни считают в рабочих днях по графику. Выходные и праздники внутри периода в лимит не попадают, их отмечать не нужно.

Шаг 3. Проверьте средний заработок

ЗУП считает средний за 12 месяцев до месяца события по правилам ст. 139 ТК РФ: фактический заработок делится на фактически отработанные дни.

Пример:

• заработок за 12 месяцев — 600 000 ₽;
• отработано за этот период — 240 дней;
• средний дневной — 600 000 / 240 = 2 500 ₽;
• оплата за 4 дня — 2 500 × 4 = 10 000 ₽;
• НДФЛ 13% — 1 300 ₽, на руки — 8 700 ₽.

Расшифровка среднего открывается по ссылке рядом с суммой. Если у сотрудника был длинный больничный или он недавно перешёл из другой организации — проверьте, какие месяцы взяты в расчёт.

Шаг 4. Выберите способ выплаты

Обычно дни выплачивают с ближайшей зарплатой. Если сотрудник просит раньше, выберите выплату в межрасчётный период. Тогда документ сам попадёт в ведомость.

Шаг 5. Проведите и распечатайте приказ

Проведите документ. Из него же печатается приказ о предоставлении дней. Дни сразу встают в табель с кодом ОВ, повторно отмечать их в «Табеле» не нужно.

Как начисляется оплата и где чаще всего ошибаются в расчёте

Сумма из документа войдёт в «Начисление зарплаты и взносов» за месяц. Самостоятельно добавлять её туда не нужно.

Что получится по налогам:

Особенности расчёта

• 🔁 Дни приходятся на разные месяцы. Оформляйте отдельный документ на каждый месяц: лимит считается помесячно.
• 📉 Сотрудник работает неполное время. Средний считается так же, по фактическим дням; лимит в 4 дня не уменьшается.
• 🧮 Сумма «съела» оклад. Это нормально: за дни отдыха оклад не начисляется, вместо него идёт средний. Если оклад не уменьшился, значит дни не попали в учёт времени — проверьте, проведён ли документ до начисления зарплаты.

Возмещение из СФР и отчётность по этим выплатам

Оплату дней работодатель получает обратно из Социального фонда России. С 2023 года ФСС объединён с ПФР в СФР, все заявления подаются туда.

Что подать в СФР

• 📨 заявление о возмещении расходов на оплату дополнительных выходных дней;
• 📎 копии приказов о предоставлении дней;
• 🧾 расчёт сумм по каждому сотруднику.

Заявление готовят после выплаты. В ЗУП его формируют в разделе взаимодействия с Социальным фондом, на основании проведённых документов оплаты. При подключённом сервисе 1С-Отчётность заявление отправляется из программы. Иначе — выгружается файлом и сдаётся через личный кабинет страхователя.

Где ещё видны эти суммы

Бухгалтерский учёт оплаты и возмещения ведут в 1С:Бухгалтерии после синхронизации с ЗУП. В самой Бухгалтерии 3.0 с упрощённым кадровым учётом такого документа нет: если в организации есть такие сотрудники, расчёт удобнее вести в ЗУП.

Продление, перенос дней и исправление проведённого документа

Инвалидность ребёнка продлили

Справка МСЭ выдаётся на срок. Когда он закончился, новые дни можно давать только после новой справки. Попросите сотрудника принести её заранее и сохраните копию в кадровом деле.

Ребёнку исполнилось 18 лет

Право по ст. 262 ТК РФ касается детей-инвалидов. После 18-летия ребёнка новые дни по этой статье не предоставляют, даже если инвалидность установлена на более долгий срок. Дни, взятые до дня рождения, оплачиваются как обычно.

Поставьте себе напоминание в кадровом календаре или в задачах программы: такие даты легко пропустить, а СФР переплату не возместит.

Мини-кейс: блок дней летом

Сотрудница в июле просит 15 рабочих дней подряд, чтобы поехать с ребёнком на лечение. Это укладывается в право взять до 24 дней один раз в году. Кадровик принимает заявление, проверяет справку МСЭ и подтверждение от работодателя мужа, что тот в июле дни не брал.

В ЗУП создаётся один документ за июль с периодом на 15 рабочих дней. Средний считается за 12 месяцев до июля. Зарплата за эти дни не начисляется, вместо неё идёт оплата по среднему. В августе компания подаёт заявление на возмещение в СФР.

Сотрудник перенёс даты внутри месяца

Если месяц ещё не закрыт, откройте документ, измените даты и проведите заново. Средний пересчитается, если сменилась расчётная база.

Месяц уже закрыт или зарплата выплачена

Не правьте старый документ напрямую. Откройте его и выберите команду Исправить: программа создаст исправляющий документ, а разница попадёт в текущий месяц. Так история расчётов останется прозрачной.

Не удаляйте проведённый документ за прошлый месяц, если по нему уже подано заявление в СФР. Суммы в заявлении и в учёте перестанут совпадать.

Родители поделили дни

Если один родитель взял 2 дня, а второй — 2 дня в другой организации, в вашей ЗУП оформляется только ваша часть. Остаток лимита программа не контролирует по данным другой организации — проверяйте его по справке от работодателя второго родителя.

Ошибки, из-за которых СФР отказывает в возмещении

Частые вопросы