Как найти накладную в 1С 8.3: журналы, отчёты и поиск

Единого журнала «Накладные» в 1С нет, и это первое, что сбивает с толку. Накладная на товар, который вы купили, и накладная на товар, который отгрузили покупателю, лежат в разных разделах программы. Чтобы посмотреть накладные в 1С 8.3, сначала определитесь: приход это или реализация.

Приходные накладные находятся в разделе Покупки, расходные — в разделе Продажи. Если вы не знаете, кто выписал документ, или ищете по одному номеру — помогут поиск по списку и универсальный отчёт. Ниже — все способы найти нужную накладную в 1С:Бухгалтерии 3.0, с точными путями меню для интерфейса «Такси».

С какой стороны искать: приход или отгрузка

Накладная в 1С — это не отдельный вид документа, а печатная форма, которую выдаёт документ учёта. Поэтому искать нужно сам документ, а накладную уже печатать из него.

Журналы «Покупки» и «Продажи»: основной способ

Самый частый путь — открыть журнал документов нужного раздела. В «Такси» разделы находятся на левой панели или в верхнем меню.

Чтобы посмотреть накладные поставщиков:

1. Откройте раздел Покупки.
2. Выберите Поступление (акты, накладные, УПД).
3. Перед вами список всех документов поступления с датами, номерами и контрагентами.

Для отгрузок покупателям:

1. Откройте раздел Продажи.
2. Выберите Реализация (акты, накладные, УПД).
3. Откроется список всех реализаций.

Один и тот же список удобно сортировать и отбирать. Щелчок по заголовку колонки (Дата, Контрагент, Сумма) сортирует список. Чтобы оставить только документы одного контрагента, щёлкните правой кнопкой по ячейке с его названием и выберите команду отбора по значению — список покажет только его накладные.

Если в разделе Склад нет нужного пункта, значит складской учёт в базе не настроен — перемещения и внутренние накладные в такой конфигурации не ведутся.

Поиск накладной по номеру, дате и контрагенту

Когда документов тысячи, листать список бессмысленно. В 1С есть встроенный поиск по открытому списку.

Поиск по строке. Нажмите Ctrl+F или кнопку поиска над списком (значок лупы с полем ввода). Введите номер накладной, фамилию менеджера или название контрагента — список отфильтруется по совпадению в любой колонке.

Отбор по периоду. В шапке списка есть выбор периода. Задайте диапазон дат — программа покажет только документы за нужные дни, месяц или год. Это ускоряет поиск, когда помните примерно, когда была сделка.

Отбор по контрагенту и организации. Если ведёте учёт по нескольким фирмам, вверху списка стоит отбор по организации. Добавить отбор по складу, договору или сумме можно через команду настройки списка в меню Ещё → Настроить список.

Если знаете сумму, но не знаете контрагента, отсортируйте список по колонке Сумма — одинаковые суммы встанут рядом, и нужную накладную будет видно сразу.

Глобальный поиск по всей базе. Когда документ потерялся совсем и вы не помните ни раздел, ни направление сделки, поможет полнотекстовый поиск. Значок лупы в правой части верхней системной панели (над всеми разделами) ищет не по одному списку, а по данным всей информационной базы. Введите номер накладной или название контрагента — программа найдёт все объекты, где встречается эта строка: документы, справочники, записи. Способ выручает, когда клиент назвал только номер, а по какому документу он проходит — непонятно.

Как найти накладную через отчёты

Когда нужно не открыть один документ, а собрать все накладные по условию — за период, по складу, по номенклатуре — помогают отчёты. Это способ «посмотреть накладные» списком с итогами, а не по одной.

Универсальный отчёт. Путь: Отчёты → Универсальный отчёт. В шапке выберите тип данных — документ Реализация товаров и услуг или Поступление товаров и услуг. Отчёт выведет таблицу всех таких документов. Через Настройки добавьте отборы (контрагент, склад, договор) и колонки (номер, дата, сумма). Это самый гибкий инструмент, когда стандартного списка не хватает.

Анализ по контрагенту. Если ищете накладные конкретного поставщика или покупателя, откройте Отчёты → Анализ субконто, выберите вид субконто Контрагенты и нужную фирму. Отчёт покажет обороты и даст возможность развернуть до первичных документов — двойной щелчок по строке откроет накладную.

Оборотно-сальдовая ведомость. Путь: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Для товаров возьмите счёт 41, для расчётов с поставщиками — 60, с покупателями — 62. Двойной щелчок по сумме раскрывает список документов, сформировавших оборот, — оттуда открывается накладная.

Во всех отчётах работает приём «расшифровка»: двойной щелчок по любой сумме или строке проваливается глубже, вплоть до исходного документа. Так из отчёта можно дойти до конкретной накладной за пару кликов.

Печатные формы накладной: ТОРГ-12, УПД, транспортная

Открыли документ — теперь нужна сама накладная на бумаге или в PDF. Печать вызывается из открытого документа или прямо из списка.

Откройте документ поступления или реализации и нажмите кнопку Печать в верхней командной панели. В выпадающем меню — доступные формы:

• 📄 Товарная накладная (ТОРГ-12) — классическая накладная на товар.
• 📄 Универсальный передаточный документ (УПД) — заменяет накладную и счёт-фактуру сразу.
• 📄 Товарно-транспортная накладная (1-Т) — когда оформляется перевозка.
• 📄 Транспортная накладная — отдельная форма для перевозчика.

Из списка документов можно напечатать накладную , не открывая её: выделите строку и нажмите ту же кнопку Печать над списком. Чтобы распечатать сразу несколько накладных, выделите нужные строки с зажатым Ctrl и печатайте пачкой.

Готовую накладную не обязательно печатать на бумагу. В окне просмотра печатной формы есть команды сохранить файл (PDF, Excel, Word) и отправить по почте вложением — удобно, когда контрагент просит копию накладной электронно. Там же задаётся число копий и выбор принтера.

Если в меню «Печать» нет формы ТОРГ-12, проверьте вид операции документа: по услугам и работам товарной накладной не будет — там печатается акт.

Прикреплённые файлы и сканы накладных

Часто ищут не печать из 1С, а скан бумажной накладной с подписью и печатью, который кто-то приложил к документу. Такие файлы хранятся в самом документе.

Откройте документ поступления или реализации. В командной панели найдите команду присоединённых файлов — это скрепка или пункт в меню Ещё. Откроется список вложений: сканы, фото, PDF, письма от контрагента. Двойной щелчок открывает файл.

Чтобы добавить скан накладной, в том же окне нажмите Добавить и выберите файл с диска или вставьте из буфера обмена. Так скан навсегда привязывается к документу, и его найдёт любой, кто откроет накладную.

Накладная через связанные документы

Иногда удобнее дойти до накладной не из журнала, а от другого документа по той же сделке — от счёта, платёжки, счёта-фактуры или заказа. В 1С документы одной цепочки связаны, и из любого звена видно остальные.

Откройте любой документ сделки — например, оплату поставщику. В командной панели нажмите кнопку структуры подчинённости (пункт Отчёты → Связанные документы в открытом документе или значок-дерево в панели). Откроется дерево: заказ → поступление → счёт-фактура → оплата. Двойной щелчок по строке с поступлением откроет накладную.

Этот способ выручает, когда:

• 🔗 клиент называет номер платёжки, а нужна накладная по этой же сделке;
• 🔗 есть счёт-фактура, но непонятно, к какому поступлению она относится;
• 🔗 нужно убедиться, что к накладной есть оплата и счёт-фактура, а не искать их по отдельности.

Почему накладная не находится

Чаще всего документ есть, но «спрятан» отбором или находится не там, где ищут. Разберём типичные ситуации.

Отдельно про удалённые документы: если накладную пометили на удаление, в обычном списке её не видно, но данные ещё в базе до запуска удаления помеченных объектов. Снять пометку можно, открыв документ через поиск или через ОСВ, пока он физически не стёрт.

Частые вопросы