Сколько дней отпуска осталось у сотрудника: проверка в ЗУП и Бухгалтерии

В 1С:ЗУП 3.1 неотгуленный отпуск смотрят в отчёте Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков: он показывает, сколько дней положено, сколько использовано и сколько осталось на выбранную дату. В 1С:Бухгалтерии 3.0 полноценного учёта права на отпуск нет, поэтому остатки отпусков там чаще проверяют по документам «Отпуск» и считают вручную.

Кадровик спрашивает «сколько дней у Петровой», сотрудник пишет заявление на 14 дней, а бухгалтер не уверен, что дни вообще есть. Ниже пути для обеих программ, способ проверить цифру и разбор случаев, когда отчёт показывает ерунду.

Где хранится остаток отпуска: ЗУП и Бухгалтерия в одной таблице

Сначала определите, в какой программе ведётся кадровый учёт. От этого зависит, откуда брать цифру.

📌 Если зарплата и кадры ведутся в ЗУП, а в Бухгалтерию приходят только проводки, остаток смотрите в ЗУП. В Бухгалтерии в таком случае данных об отпусках нет вовсе.

Отчёт «Остатки отпусков» в ЗУП 3.1: как настроить и прочитать

Это основной инструмент. Он строится по данным о праве на отпуск, стаже и всех проведённых документах «Отпуск».

Как сформировать

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты и выберите «Остатки отпусков».
2. В поле даты поставьте день, на который нужен остаток. По умолчанию — сегодня.
3. Через отбор укажите сотрудника или подразделение. Без отбора отчёт выведет всю организацию.
4. Нажмите «Сформировать».

У отчёта есть несколько вариантов: краткий (одна строка на сотрудника) и подробный, с разбивкой по рабочим годам. Вариант переключается кнопкой выбора варианта на панели отчёта. Для разговора с сотрудником хватит краткого. Для разбора расхождений нужен подробный.

Что значат колонки

• 📅 Рабочий год — период, за который начислено право. Отсчитывается от даты приёма, а не от 1 января.
• ➕ Положено (начислено) — сколько дней накопилось к выбранной дате. При 28 днях в год это примерно 2,33 дня за каждый отработанный месяц.
• ➖ Использовано — сумма дней по проведённым документам «Отпуск» и компенсациям.
• 🟰 Остаток — разница. Может быть дробной и даже отрицательной.

Почему дата отчёта так важна

Остаток на сегодня и остаток на конец рабочего года — разные числа. Если сотрудник просит отпуск в декабре, а вы смотрите отчёт в октябре, программа покажет дни, накопленные к октябрю.

Отрицательный остаток означает, что сотрудник отгулял авансом: взял дни, которые ещё не заработал. Для ЗУП это обычная ситуация, ошибкой она не считается.

Карточка сотрудника и кадровые документы: право на отпуск

Отчёт показывает итог. Откуда взялось «положено 28» или «положено 35», видно в кадровых данных сотрудника.

Где смотреть право на отпуск

Откройте Кадры → Сотрудники и карточку нужного человека. В карточке есть раздел с ежегодными отпусками: там перечислены виды отпусков и количество дней в год. Из этой же карточки отчёт «Остатки отпусков» можно открыть сразу с отбором по сотруднику, через меню отчётов на панели карточки.

Право на отпуск задаётся при приёме на работу. В документе «Прием на работу» есть вкладка с ежегодными отпусками. Там по умолчанию стоит основной отпуск 28 дней, а дополнительные (за ненормированный день, вредность, стаж) добавляют строками.

Когда право меняется

Если сотруднику с какого-то числа положен дополнительный отпуск, право меняют кадровым переводом или отдельным документом изменения права на отпуска. Найти его проще всего в журнале кадровых документов по названию: начните вводить «права на отпуск» в строке поиска списка.

• ✅ Право изменено документом с датой — отчёт пересчитает дни с этой даты.
• ❌ Право исправлено задним числом прямо в проведённом документе приёма — прошлые периоды тоже пересчитаются, и остаток «прыгнет».

Не исправляйте проведённый документ приёма ради нового права на отпуск: используйте документ изменения с датой начала. Иначе история прав сотрудника сотрётся.

Как найти остатки отпусков в 1С:Бухгалтерии 3.0

Запрос «где в 1С Бухгалтерии посмотреть остатки отпусков» задают чаще всего. Ответ разочарует: в БП 3.0 кадровый учёт упрощённый, и права на отпуск по рабочим годам программа не ведёт так, как ЗУП.

Что есть в программе

• 📄 Документы «Отпуск» — список в Зарплата и кадры → Все начисления, фильтр по виду документа и сотруднику.
• 👤 Карточка сотрудника — Зарплата и кадры → Сотрудники, там видна дата приёма.
• 🧾 Документ увольнения — в нём количество дней компенсации указывают вручную.

В свежих релизах БП при заполнении документа «Отпуск» программа подсказывает остаток дней по сотруднику. Если у вас такой подсказки нет, считайте остаток сами по схеме ниже. Это надёжнее, чем искать отчёт, которого в вашей версии может не быть.

Ручной расчёт остатка

1. В карточке сотрудника посмотрите дату приёма.
2. Посчитайте полные отработанные месяцы на дату проверки.
3. Умножьте на 28/12 (≈ 2,33 дня в месяц) для основного отпуска.
4. Откройте список документов «Отпуск» по сотруднику и сложите дни ежегодных отпусков.
5. Вычтите использованное из накопленного.

Пример. Сотрудник принят 15.03.2025, проверяем 15.10.2026.

• Полных месяцев с 15.03.2025 по 14.10.2026 — 19.
• Накоплено: 19 × 28 / 12 = 44,33 дня.
• Отгулял два раза по 14 дней — 28 дней.
• Остаток: 44,33 − 28 = 16,33 дня.

Лишний день сверх 19 месяцев (15.10) в расчёт не идёт. При расчёте компенсации за неиспользованный отпуск остаток менее половины месяца отбрасывают, а половину и больше округляют до полного месяца.

Расчётный листок: остаток отпуска каждый месяц

В ЗУП 3.1 остаток можно выводить прямо в расчётном листке. Сотрудник видит свои дни без вопросов в бухгалтерию.

Как включить

1. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок.
2. Зайдите в настройки отчёта.
3. Включите флажок вывода остатка отпусков (в актуальных релизах он есть среди параметров отчёта).
4. Сформируйте листок за месяц.

Внизу листка появится строка с остатком дней на конец месяца. Если листки рассылаются по почте или через личный кабинет, остаток уйдёт вместе с ними.

Зачем это бухгалтеру

• 🔍 Быстрая проверка: если в листке за май 20 дней, а в июне вдруг 2, значит, в июне провели отпуск или изменили право.
• 🧑‍💼 Меньше обращений: сотрудники сами видят, сколько могут взять.

Цифра в листке совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на последний день месяца. Если не совпадает, разбирайтесь с документами, о них следующий раздел.

Документы «Отпуск» и рабочий год: откуда взялась цифра

Когда остаток кажется странным, проверьте две вещи: какие отпуска списаны и какой рабочий год программа считает текущим.

Проверка документов «Отпуск»

Список открывается в Зарплата → Отпуска (в ЗУП 3.1). Отфильтруйте по сотруднику и посмотрите:

• 🗓 даты и количество дней каждого отпуска;
• 📌 вид отпуска — основной или дополнительный;
• ✔️ статус — в остатке участвуют только проведённые документы.

Внутри документа «Отпуск» указан рабочий год, за который списываются дни. ЗУП заполняет его сама, начиная с самого раннего неиспользованного периода. Если бухгалтер вручную поставил «не тот» год, дни спишутся не оттуда, и в подробном отчёте появится перекос: в одном году минус, в другом плюс.

Стаж и сдвиг рабочего года

Рабочий год начинается в день приёма. Он сдвигается, если сотрудник был:

• в отпуске без сохранения зарплаты дольше 14 дней за рабочий год;
• отстранён от работы по своей вине (например, без обязательного медосмотра);
• в отпуске по уходу за ребёнком (этот период в стаж для ежегодного отпуска не входит).

ЗУП учитывает эти периоды, если они оформлены соответствующими документами. Если отпуск за свой счёт введён как простой невыход без документа, программа о нём не знает и рабочий год не сдвинет.

Переходящие остатки при переходе на 1С

Частая ситуация: учёт перенесли из другой программы или со старой версии, а дни, накопленные до перехода, не ввели. Тогда отчёт считает право только с даты начала учёта в ЗУП.

Для этого в ЗУП 3.1 есть документ ввода начальных остатков отпусков. Его ищут в разделе начальной настройки или через поиск по слову «остатки отпусков» в журнале кадровых документов. В документе по каждому сотруднику указывают рабочий год и остаток дней на дату начала учёта.

Почему остаток отпуска неверный и что с этим делать

Ниже симптомы, которые встречаются на практике, и порядок проверки.

Если ничего не помогло

Сформируйте подробный вариант отчёта «Остатки отпусков» с разбивкой по рабочим годам и пройдите год за годом: сколько начислено, какие документы списали дни. Расхождение обычно видно в одном конкретном году. Дальше открываете документ этого года и правите его, а не итоговую цифру.

Частые вопросы