Оклады сотрудников в 1С: документы, отчёты и права доступа

Посмотреть оклад сотрудника в 1С проще всего в кадровом документе, которым этот оклад назначен: Прием на работу, Кадровый перевод или Изменение оплаты труда. В 1С:ЗУП 3.1 сумма стоит на вкладке «Оплата труда» документа, а полную картину по всем изменениям даёт отчёт «Личная карточка (Т-2)» в разделе Кадры → Кадровые отчеты.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 оклад тоже задаётся при приёме и переводе, только интерфейс проще. А в 1С:Управлении торговлей 11 окладов нет вовсе: расчёта зарплаты в этой конфигурации не предусмотрено.

Где посмотреть оклад сотрудника в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП оклад хранится не в карточке сотрудника, а в плановых начислениях. Их создают и меняют только документы. Поэтому ищем документ или отчёт, который эти данные собирает.

Через кадровый документ

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Отберите список по сотруднику: строка поиска над списком или отбор по колонке «Сотрудник».
3. Откройте последний по дате документ: приём или перевод.
4. Перейдите на вкладку «Оплата труда». В таблице начислений будет строка вида «Оплата по окладу» и сумма в колонке размера.

Если после перевода оклад меняли отдельно, последним будет документ Изменение оплаты труда. Его ищут в разделе Зарплата. Он меняет только оплату, без смены должности и подразделения.

Через личную карточку Т-2

Это самый быстрый способ увидеть оклад и его историю на одном листе.

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты.
2. Выберите отчёт «Личная карточка (Т-2)».
3. Укажите сотрудника и нажмите «Сформировать».
4. В разделе III «Приём на работу и переводы на другую работу» есть колонка «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.».

Каждая строка раздела — отдельное кадровое событие с датой и суммой. Это унифицированная форма, её можно распечатать и подписать.

Через штатное расписание

Если в программе включено ведение штатного расписания (Настройка → Кадровый учет), оклад задаётся по позиции. Откройте Кадры → Штатное расписание, найдите должность в нужном подразделении. В карточке позиции видны начисления и размер оклада или вилка «от — до».

Оклад по штатной позиции и оклад конкретного сотрудника могут не совпадать. Например, позиция «Менеджер» с вилкой 60 000–80 000 ₽, а сотрудник принят на 72 000 ₽. Для расчёта зарплаты важен оклад из кадрового документа.

Оклад сотрудника в 1С:Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии предприятия 3.0 кадровый учёт упрощённый, но принцип тот же: оклад приходит из документа приёма или перевода.

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники.
2. Дважды щёлкните по сотруднику. В карточке посмотрите блок с условиями оплаты: вид начисления и его размер.
3. Если нужно проверить, откуда взялась сумма, вернитесь в раздел Зарплата и кадры и откройте журнал кадровых документов (приёмы, переводы, увольнения).
4. Отберите документы по сотруднику и откройте последний. В нём указано начисление, например «Оплата по окладу», и его размер.

Проверить, какой оклад реально участвовал в расчёте, помогает «Расчетный листок» (Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате). В нём видно начисление по окладу за месяц и отработанные дни.

Оклады, если учёт ведётся в УТ 11

В 1С:Управлении торговлей 11 нет кадрового учёта и расчёта зарплаты. Справочник физических лиц и пользователи там есть, а окладов, начислений и кадровых документов — нет. Искать оклад в УТ бесполезно.

Обычно в компании, где торговля ведётся в УТ, зарплату считают в отдельной базе:

Если не знаете, где ведётся зарплата, спросите расчётчика или администратора 1С. В списке баз окна запуска такая база обычно подписана «ЗУП» или «Зарплата».

Как посмотреть оклады по подразделению или списком

Открывать документы по одному удобно для двух-трёх человек. Для отдела из 30 сотрудников нужен отчёт.

Штатное расписание с окладами

В ЗУП 3.1 отчёт «Штатное расписание (Т-3)» есть в Кадры → Кадровые отчеты. Он строит унифицированную форму по подразделениям: должности, число штатных единиц, оклад, надбавки и месячный фонд. Отбор по подразделению задаётся в шапке отчёта.

Это плановые цифры по позициям, а не фактические оклады людей. Но для оценки фонда оплаты отдела этого обычно достаточно.

Список сотрудников с окладами

Для фактических окладов по людям используйте отчёт «Штатные сотрудники» в том же разделе кадровых отчётов. Порядок такой:

1. Сформируйте отчёт с отбором по подразделению или организации.
2. Откройте «Настройки» отчёта и переключите вид на расширенный.
3. На вкладке полей найдите поле с плановыми начислениями или окладом — удобнее через поиск по слову «оклад».
4. Добавьте поле, включите группировку по подразделению и сформируйте заново.
5. Сохраните настройку как свой вариант, чтобы не собирать её каждый месяц.

Набор доступных полей зависит от релиза. Если поля с окладом в отчёте нет, соберите список через «Личная карточка (Т-2)» с отбором по нескольким сотрудникам или через консоль запросов (раздел ниже).

История изменения оклада: когда и на сколько менялся

Иногда нужен не текущий оклад, а цепочка: при приёме 50 000 ₽, через полгода 58 000 ₽, после перевода 70 000 ₽. Источники такие:

• 📄 Личная карточка Т-2 — все приёмы и переводы с датами и суммами. Самый наглядный вариант.
• 📋 Список кадровых документов с отбором по сотруднику — видно каждый документ, его дату и автора.
• 🔁 Документы «Изменение оплаты труда» в разделе Зарплата — индексации и повышения без смены должности. Если сумма в Т-2 расходится с текущей, ищите причину здесь.

Для массовой индексации, когда одним документом подняли оклады всему отделу, откройте этот документ. В нём таблицей перечислены сотрудники со старым и новым размером.

Кто и когда менял оклад

Если нужно выяснить, кто исправил сумму задним числом, откройте документ и посмотрите историю изменений объекта (если она включена администратором). Второй вариант — журнал регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации с отбором по пользователю и периоду. В журнале видно, кто записал или провёл документ и когда.

Не видно оклада: права доступа и частые причины

Оклад — персональные данные и коммерческая тайна. Поэтому в ЗУП доступ к нему по умолчанию есть не у всех. Типичные ситуации:

Как выдать доступ к окладам

Права меняет администратор 1С, обычный пользователь сам себе их не расширит.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите в «Группы доступа» и выберите группу, которая видит зарплату (например, с профилем расчётчика).
3. Добавьте пользователя в состав группы и запишите.
4. Если включено ограничение на уровне записей, проверьте вкладку ограничений: нужная организация или подразделение должны быть в списке разрешённых.
5. Пользователю достаточно перезапустить 1С, чтобы права вступили в силу.

Выдавайте доступ к окладам только тем, кому он нужен по работе. Работодатель обязан защищать персональные данные работника, а сведения об оплате труда к ним относятся.

Консоль запросов и внешние отчёты вместо SQL

Иногда штатных отчётов не хватает: нужен список всех сотрудников с окладом, должностью и датой последнего изменения в одной таблице. Есть два рабочих пути.

Консоль запросов. Это внешняя обработка, которую открывают через Файл → Открыть. Запрос строят по регистру сведений с плановыми начислениями сотрудников — его видно в дереве метаданных консоли. Выбирайте срез последних на нужную дату, иначе получите все исторические записи подряд. Для открытия внешних обработок нужны права администратора или явное разрешение на их запуск.

Внешний отчёт от программиста. Если выгрузка нужна регулярно, её оформляют отдельным файлом отчёта и подключают через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки. Обновление конфигурации такой отчёт не затрагивает.

Почему не стоит лезть в базу напрямую через SQL:

Прямой SQL-запрос показывает данные всем, у кого есть доступ к серверу СУБД, мимо настроенных в 1С прав. Для окладов это прямая утечка персональных данных.

Частые вопросы