Путевые листы в 1С 8.3: в каком разделе лежит документ, как его включить и заполнить

В 1С:Бухгалтерии 3.0 путевой лист находится в разделе Покупки → Путевые листы. Это и есть ответ на вопрос, в каком разделе 1С находится путевой лист: не в «Производстве», не в «Складе», а именно в «Покупках» — потому что документ одновременно оприходует купленное водителем топливо и списывает его в расход.

Если пункта в разделе нет, то дело почти всегда в одном флажке: путевые листы в 1С находятся за настройкой Главное → Функциональность → закладка Запасы → Путевые листы. Пока флажок снят, журнал документов скрыт целиком.

Ниже — где искать путевые листы в каждой конфигурации (Бухгалтерия 3.0, УТ 11, ERP, ЗУП 3.1), как заполнить документ, какие проводки по ГСМ он формирует, какие печатные формы отдаёт и что делать, когда журнал всё равно не появился.

В каком разделе 1С находится путевой лист: короткий ответ по конфигурациям

Штатный документ «Путевой лист» есть только в 1С:Бухгалтерии 3.0. В остальных типовых решениях его нет — и это главная причина бесплодных поисков.

Где в 1С находятся путевые листы, если раздела «Покупки» недостаточно

Кроме основного пути в журнал документов можно попасть ещё четырьмя способами. Полезно, когда панель разделов перенастроена под пользователя и привычного пункта на месте нет.

1. Через функциональность. Главное → Функциональность → Запасы → включить Путевые листы. После включения пункт появляется в Покупки сразу, перезаход в программу не нужен.
2. Через «Все функции». Главное меню (значок ≡ слева сверху) → Функции для технического специалиста → Документы → Путевой лист. Если команды нет, включите её: Главное меню → Сервис → Параметры → флажок Отображать команду "Все функции".
3. Через глобальный поиск. Поле поиска на верхней панели, запрос «путевой лист» — программа предложит и журнал, и создание нового документа.
4. Через избранное. Открыв журнал один раз, нажмите звёздочку рядом с заголовком. Дальше путевые листы будут в Избранное на начальной странице.

Если документа нет даже после включения флажка

Документ «Путевой лист» появился не в самых первых релизах 1С:Бухгалтерии 3.0. На старых версиях путевые листы печатали внешними формами или вели в Excel.

Посмотрите версию: Главное меню → Справка → О программе. Если номер конфигурации меньше 3.0.75 — обновитесь, раньше этого релиза документа в составе конфигурации просто не было.

Как заполнить путевой лист в 1С:Бухгалтерии 3.0

Создание: Покупки → Путевые листы → кнопка Создать. Первым делом выбирается вид — от него зависит набор реквизитов и печатная форма.

Шапка документа

• 🚗 Вид путевого листа — Легковой автомобиль или Грузовой автомобиль.
• 🏢 Организация — при нескольких организациях выбирается вручную, подставляется основная.
• 🔧 Автомобиль — из справочника Основные средства. Машины, не принятой к учёту как ОС, в списке не будет.
• 👤 Водитель — из справочника Физические лица. Удобно сразу указать номер удостоверения в карточке.
• 📅 Период действия — с какой по какую дату лист действует. По приказу Минтранса № 390 срок — не более одного месяца.

Закладка «Горючее»

Здесь считается расход. Логика простая: остаток при выезде плюс заправка минус остаток при возвращении — это и есть фактически израсходованные литры.

Закладка «Маршрут» и показания одометра

Маршрут — не формальность. Именно он подтверждает производственный характер поездки для налога на прибыль (ст. 252 НК РФ требует документального подтверждения расходов).

Вносите по строкам: пункт отправления, пункт назначения, расстояние, время выезда и возвращения. Показания одометра на начало и конец периода должны стыковаться с предыдущим путевым листом по этой машине.

Проводки: что сформирует путевой лист по ГСМ

Состав проводок зависит от способа приобретения горючего. Посмотреть результат можно кнопкой ДтКт в проведённом документе.

Субсчёт 10.03.1 — «Топливо на складе», 10.03.2 — «Топливо в баке». Если в вашем релизе субсчетов у счёта 10.03 нет, проводки лягут прямо на 10.03 — на суть это не влияет.

Печатные формы путевых листов в 1С

Кнопка Печать в документе отдаёт форму по выбранному виду:

• 📄 Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) — для вида «Легковой автомобиль».
• 📄 Путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-С и 4-П) — для грузового; 4-С для сдельной оплаты, 4-П для повременной.

Формы Госкомстата с 2013 года не обязательны: можно использовать свой бланк, лишь бы в нём были все обязательные реквизиты из приказа Минтранса № 390 — сведения о сроке действия, о собственнике, о транспортном средстве, о водителе, вид перевозки и вид сообщения, дата и время выпуска машины, показания одометра.

Электронный путевой лист

С появлением электронных перевозочных документов путевой лист можно оформлять в цифровом виде и передавать в государственную систему. В 1С за это отвечает отдельный сервис электронных перевозочных документов: подключается в Администрирование → Обмен электронными документами.

Штатный документ «Путевой лист» в Бухгалтерии и электронный путевой лист — разные вещи. Первый нужен для учёта ГСМ, второй — для юридически значимого обмена с контролирующими органами и контрагентами.

Где путевые листы в УТ 11, ERP и ЗУП 3.1

Короткий ответ: отдельного документа «Путевой лист» в этих конфигурациях нет. Искать бессмысленно — вместо поисков сразу выбирайте обходной вариант.

1С:Управление торговлей 11

ГСМ списывают документом внутреннего потребления: Склад и доставка → Внутренние документы (склад) → Создать → Внутреннее потребление товаров → вид операции Списание на расходы.

Там же есть подсистема доставки — Склад и доставка → Доставка, где формируются задания на перевозку и маршруты. Это управленческий инструмент логистики, а не путевой лист по форме Минтранса: обязательных реквизитов и показаний одометра в нём нет.

1С:ERP Управление предприятием 2

Схема та же: Склад и доставка → Внутреннее потребление товаров, статья расходов на ГСМ, аналитика — подразделение или объект эксплуатации.

Для реального автопарка с нормами, ремонтами, ТО и сменными заданиями водителям используют отраслевое решение «1С:Управление автотранспортом». Оно ставится как самостоятельная база или разворачивается совместно с ERP, и путевые листы там — центральный документ с расчётом по нормам, сезонными надбавками и выработкой.

1С:ЗУП 3.1

Путевых листов в ЗУП нет и быть не может: конфигурация про кадры и расчёт зарплаты. В ЗУП попадают только денежные последствия эксплуатации транспорта:

• компенсация за использование личного автомобиля — отдельным видом начисления или документом Разовое начисление;
• оплата труда водителей по сдельным расценкам или по часам;
• удержания за топливо при перерасходе по решению комиссии.

Сам путевой лист при этом оформляется в бухгалтерской базе или в учёте автопарка, а в ЗУП переносится только сумма.

Путевых листов не видно: диагностика по симптомам

Права доступа: почему путевые листы видит не каждый пользователь

Панель разделов в 1С зависит от прав. Если у коллеги раздел Покупки → Путевые листы есть, а у вас нет, сравнивать нужно не настройки интерфейса, а профили.

1. Зайдите с полными правами: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Откройте пользователя → Права доступа → посмотрите список профилей.
3. Профили Только просмотр и узкоспециализированные (например, менеджер по продажам) к документам учёта ГСМ доступа не дают.
4. Добавьте подходящий профиль или создайте свой: Профили групп доступа → Создать → отметить роли на работу с документами запасов.

Отчёты для проверки путевых листов и расхода ГСМ

Журнал документов показывает только список. Чтобы понять, сходится ли учёт, нужны отчёты.

Универсальный отчёт по документу — самый быстрый способ получить сводку по автопарку. Выберите тип объекта Документ, объект Путевой лист, таблицу Основные данные, и выведите в строки автомобиль, в ресурсы — пробег и расход.

Частые ошибки и как их избежать

• 🔁 Двойное оприходование топлива. Водитель сдал чеки, бухгалтер провёл их авансовым отчётом, а потом ещё и путевым листом со способом «За наличные». Топливо встало на учёт дважды. Выберите один документ-основание для прихода ГСМ и держитесь его.
• 📉 Списание по норме вместо факта. Норма из распоряжения № АМ-23-р — ориентир для контроля, а не основание для списания. В расход идут литры, фактически израсходованные по показаниям бака.
• 🔢 Разрыв в одометре. Конечные показания одного листа не равны начальным следующего. Обычно забыли провести промежуточный лист или ввели документы задним числом.
• 📍 Пустой маршрут. «Поездки по городу» без адресов и километража — прямой повод снять расходы по ГСМ при проверке.
• 🗓 Лист на квартал. Срок действия путевого листа ограничен месяцем. Квартальный лист — нарушение порядка заполнения.
• 🧾 Нет обязательных реквизитов. Своя форма бланка допустима, но без сведений о перевозчике, машине, водителе и времени выпуска она недействительна.
• 🚙 Личный автомобиль сотрудника в путевых листах. На личную машину путевой лист организации не оформляется — там компенсация по соглашению с работником, а не списание ГСМ.
• 🏭 Весь ГСМ на счёт 26. Если машины заняты в производстве или доставке покупателям, корректнее 20.01 и 44.01 — иначе искажается себестоимость.

Частые вопросы