Как найти и проверить стаж работника в 1С: карточка, отчёты, ввод прошлого стажа

Где в 1С посмотреть стаж сотрудника, зависит от программы. В ЗУП 3.1 стаж лежит в разделе «Кадры» — в карточке работника и в отчётах по кадрам. В Бухгалтерии 3.0 и «Кадровом учёте» он спрятан глубже: в карточке сотрудника и в данных для расчёта пособий. В Управлении торговлей и Рознице стажа нет вообще — там нет кадрового модуля.

Выбор способа простой. Нужен один человек — открываете его карточку. Нужен список по всему коллективу, например для надбавок за выслугу, — строите отчёт. Стаж «не сходится» с трудовой — проверяете, что и когда внесено в базу.

Пути в разных релизах слегка отличаются: 1С переименовывает пункты и переносит формы. Если нужного пункта нет там, где написано, пользуйтесь поиском по меню (в большинстве списков есть строка поиска вверху, а в меню — поиск по пунктам) и ищите слово «стаж».

Какие бывают виды стажа и зачем это знать программе

В 1С «стаж» — это не одно число. Программа хранит несколько видов, и каждый нужен для своего расчёта:

• 🧾 Страховой стаж — влияет на размер больничного. Считается по трудовой и другим периодам, за которые платились страховые взносы.
• 🏢 Стаж в организации — от даты приёма. Нужен для отпуска, надбавок за выслугу, премий «за лояльность».
• 🎖 Непрерывный и специальный стаж — для льгот, северных надбавок, досрочной пенсии. В типовой конфигурации настраивается отдельно.
• 🗂 Прошлый стаж — всё, что было до прихода к вам. Вводится вручную, сам не появится.

Этот список объясняет главную путаницу: человек работает у вас три года, а в больничном стоит шесть. Значит, программа учла прошлый стаж. Или наоборот — вы его не внесли, и пособие занижено.

Способы посмотреть стаж: сравнение

Как в 1С ЗУП 3.1 посмотреть стаж сотрудника

Это самый простой случай. В ЗУП кадровый учёт ведётся полностью, поэтому стаж доступен в нескольких местах.

Через карточку сотрудника

1. Откройте раздел Кадры и выберите Сотрудники.
2. Найдите человека в списке (строка поиска сверху, достаточно фамилии).
3. Откройте карточку двойным щелчком.
4. В панели ссылок слева (или в блоке «Ещё»/«Перейти») найдите пункт со словом «стаж». Он ведёт в форму с видами стажа и периодами.

Форма показывает стаж на дату и список периодов, из которых он собран. Видите период, которого не должно быть, — открываете документ, на основании которого он появился.

Через отчёты по кадрам

Для списка по подразделению удобнее отчёт. Откройте Кадры → Отчёты по кадрам и найдите в списке отчёт со словом «стаж» в названии (набор отчётов зависит от релиза).

Что настроить перед формированием:

• 📅 Дату, на которую считается стаж. По умолчанию — сегодня, а для проверки больничного нужна дата начала болезни.
• 🏬 Подразделение или организацию — иначе отчёт выведет всех.
• 👥 Группировку — по подразделениям или по должностям.

Стаж, который 1С учитывает автоматически

Если сотрудник принят в вашу организацию, стаж в организации программа считает сама — от даты приёма в приказе. Периоды отпусков без содержания и прогулов в типовой настройке стаж не прерывают, но могут не засчитываться в отдельные виды. Это регулируется правилами учёта стажа в настройках кадрового учёта.

Где посмотреть стаж в 1С Бухгалтерия 3.0 и «Кадровом учёте»

В Бухгалтерии кадровый блок урезан. Раздел называется Зарплата и кадры, а список людей — Сотрудники.

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники.
2. Откройте карточку нужного человека.
3. Поищите в карточке ссылку или вкладку со словом «стаж» (в некоторых релизах — «Страховой стаж»).
4. Для массовой проверки откройте отчёты раздела Зарплата и кадры и посмотрите, нет ли отчёта по стажу.

Если в вашем релизе отдельного отчёта нет, не ищите его по другим разделам: в упрощённом учёте Бухгалтерии стаж используется прежде всего для пособий, и увидеть его проще всего в документе «Больничный лист».

Откройте документ, перейдите на закладку с расчётом пособия. Там указан стаж на дату начала болезни, а рядом — процент оплаты. Это и есть рабочая проверка.

Если подписка или конфигурация другая

• ЗУП 2.5 и другие старые редакции — интерфейс другой, пункты называются иначе. Ориентир тот же: карточка физлица и данные о стаже.
• ERP — если подключён модуль зарплаты и кадров, пути близки к ЗУП. Без модуля смотреть нечего.

Как внести прошлый стаж, чтобы он появился в расчётах

Просто «посмотреть» мало, если цифры пустые. Прошлый стаж берётся из трудовой книжки и сведений о трудовой деятельности — и вносится документом или записью в карточке. В ЗУП 3.1 для этого используют форму стажа из карточки сотрудника (ссылка, о которой мы говорили выше) либо отдельный документ ввода данных о стаже — найдите его через строку поиска по словам «стаж» или «ввод».

Порядок:

1. Откройте форму стажа в карточке сотрудника.
2. Добавьте период: даты начала и конца, вид стажа.
3. Укажите, что период засчитывается в страховой стаж.
4. Запишите и закройте, затем переформируйте отчёт.

Для себя держите короткую памятку по обязательным данным:

Проверка на примере: как стаж влияет на больничный

Берём пример с числами. Сотрудница принята к вам 01.09.2023. До этого у неё есть подтверждённый прошлый стаж 3 года 2 месяца. Болезнь началась 01.10.2026.

• Стаж у вас: с 01.09.2023 по 30.09.2026 — это 3 года 1 месяц (37 полных месяцев).
• Прошлый стаж: 3 года 2 месяца.
• Итого страховой стаж: 6 лет 3 месяца.

По закону 255-ФЗ размер пособия зависит от страхового стажа:

У нашей сотрудницы 6 лет 3 месяца — значит, 80%. Если в документе «Больничный лист» программа показывает 60%, прошлый стаж не внесён: вы увидите только три года работы у себя.

Стаж для надбавок и отпуска: как использовать выслугу

Стаж нужен не только для больничных. Многие организации платят надбавку за выслугу лет, и тогда стаж в организации становится основой начисления.

Типичная схема в ЗУП:

• 📈 В настройках расчёта зарплаты заводят начисление «Надбавка за выслугу».
• 📈 В его настройках задают шкалу: например, от 1 года — 5%, от 3 лет — 10%, от 5 лет — 15%.
• 📈 Программа сама берёт стаж на дату начисления и подставляет процент.

Пример. Оклад 60 000 руб., стаж в организации 3 года 4 месяца, шкала из списка выше. Процент — 10%, надбавка: 60 000 × 10% = 6 000 руб. Через два месяца стаж станет больше 3 лет 6 месяцев, но порог в 5 лет ещё далеко — процент не изменится.

Если надбавка рассчитывается неверно, проверьте тот вид стажа, который указан в шкале. Часто в шкале выбран страховой стаж, а считать нужно стаж в организации — и надбавка завышается на величину прошлого стажа.

Сверка стажа с трудовой книжкой и сведениями о трудовой

Раз в год, а лучше при каждой кадровой проверке, имеет смысл сверять данные базы с документами. Порядок:

1. Сформируйте отчёт по стажу на текущую дату по всем сотрудникам.
2. Выгрузите его в Excel.
3. Отметьте тех, у кого стаж в базе меньше, чем должен быть по трудовой.
4. Для каждого такого случая откройте форму стажа в карточке и добавьте недостающие периоды.

Отдельно проверьте людей, у которых в карточке вообще нет данных о прошлом стаже. Чаще всего это те, кого завели при переходе с другой программы: перенос иногда приносит ФИО и должность, но не периоды работы.

Если стаж не видно: права доступа

Бывает, что нужного пункта в карточке просто нет. Причина обычно в правах: кадровые данные скрыты от ролей, не связанных с кадрами. Что проверить:

• 🔐 Под каким пользователем вы вошли. Бухгалтеру без кадровой роли часть данных не показывают.
• 🔐 Включена ли в настройках программы функциональность кадрового учёта (раздел администрирования или настройки кадрового учёта).
• 🔐 Нет ли ограничения доступа на уровне записей — по организации или подразделению.

Если прав не хватает, попросите администратора добавить роль, связанную с кадровым учётом. Менять права самостоятельно под администратором не стоит.

Типичные ошибки при просмотре и вводе стажа

Как не потерять данные о стаже

Стаж — это история, а не текущее значение. Чтобы не терять данные:

• 📌 Вносите прошлый стаж в день приёма, а не когда понадобится больничный.
• 📌 После внесения сразу формируйте отчёт на дату приёма и сверяйте с трудовой.
• 📌 Для совместителей заводите стаж отдельно по каждому месту работы.
• 📌 Перед массовой правкой делайте резервную копию базы .

Проверьте, понимаете ли вы разницу между видами стажа:

Частые вопросы