Начисления, оклады и выплаты по людям: какие отчёты 1С открыть бухгалтеру и кадровику

Посмотреть зарплату сотрудника в 1С быстрее всего через отчёт «Расчетный листок»: в ЗУП 3.1 он лежит в Зарплата → Отчеты по зарплате, в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. Выберите месяц, поставьте отбор по сотруднику и нажмите «Сформировать». В листке будут все начисления, удержания, НДФЛ, выплаты и долг на конец месяца.

Если нужен не один человек, а весь отдел за квартал, берите сводный отчёт или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70. А если зарплату не видно совсем — дело почти всегда в правах пользователя, а не в отсутствии данных.

Что именно вы хотите увидеть: четыре разных «зарплаты»

Слово «зарплата» в 1С означает разные вещи. От того, что нужно, зависит, какой отчёт открывать.

Частая путаница: человек смотрит оклад в приказе о приёме и удивляется, почему «на руки» вышло меньше. Оклад — план. Начисления зависят от отработанных дней, больничных, отпусков, премий. А выплата меньше начисления на сумму НДФЛ и прочих удержаний.

Какие конфигурации вообще хранят зарплату

• ✅ 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — полный расчёт, самые подробные отчёты.
• ✅ 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 — упрощённый расчёт зарплаты для небольших компаний.
• ✅ 1С:ERP Управление предприятием 2 — содержит блок расчёта зарплаты, по возможностям близкий к ЗУП.
• ✅ 1С:Комплексная автоматизация 2 — тоже с зарплатным блоком.
• ✅ 1С:УПП 1.3 — старая конфигурация на обычных формах, ещё встречается в крупных компаниях.

В Управлении торговлей и Рознице расчёта зарплаты нет. Если компания считает зарплату в ЗУП, а учёт ведёт в Бухгалтерии, в БП приходят только итоговые суммы для проводок. Подробности по людям в таком случае смотрите в ЗУП.

Как посмотреть зарплату сотрудника в ЗУП 3.1

В ЗУП данные по людям самые полные. Основные отчёты собраны в одном месте: Зарплата → Отчеты по зарплате.

Расчётный листок — всё по одному человеку

1. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок.
2. Укажите период. Можно взять не только месяц, но и квартал или год — листки выведутся помесячно.
3. В отборе выберите сотрудника или подразделение.
4. Нажмите «Сформировать».

В листке видно:

• 📈 начисления по видам (оклад, премия, отпуск, больничный) с днями и часами;
• 📉 удержания и НДФЛ;
• 💳 выплаты с датами ведомостей;
• 🧾 долг за организацией или за сотрудником на начало и конец месяца.

Сводные отчёты по отделу и организации

Для сравнения людей и периодов в том же разделе есть:

• «Анализ начислений и удержаний» — гибкий отчёт с группировками. Через «Настройки» его можно переключить на разрез «сотрудник → вид начисления → месяц».
• «Свод начислений, удержаний и выплат» — итоговые суммы по организации или подразделению. Удобен для сверки с бухгалтерией.

Набор отчётов в разделе со временем пополняется. Если нужного варианта не видно, нажмите в разделе ссылку «Все отчеты» или наберите название в поиске по разделу.

Где смотреть плановый оклад и его историю

Текущий оклад и надбавки задаются кадровыми документами: «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда». Чтобы найти, когда и на сколько менялся оклад:

1. Откройте карточку сотрудника в Кадры → Сотрудники.
2. Перейдите в связанные документы через панель навигации карточки.
3. Отсортируйте их по дате — последний проведённый документ задаёт действующий оклад.

Так вы увидите не только сумму, но и основание: приказ, дату и того, кто его провёл.

Где в 1С Бухгалтерия 8.3 посмотреть зарплату

В БП 3.0 зарплата считается проще, но и здесь сведения по каждому человеку есть.

Отчёты раздела «Зарплата и кадры»

Путь: Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. Здесь лежат расчётный листок и отчёты для анализа зарплаты по сотрудникам. Работают они так же: период, отбор по сотруднику, «Сформировать».

Чтобы увидеть сами документы начисления, откройте Зарплата и кадры → Все начисления. Документ «Начисление зарплаты» за месяц содержит табличную часть со всеми сотрудниками: начислено, НДФЛ, взносы. Двойной клик по строке открывает детализацию по видам начислений.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70

Самый надёжный способ сверить долг по зарплате — ОСВ по счёту 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Выберите счёт 70 и период.
3. В настройках включите детализацию по субконто «Работники организаций».
4. Сформируйте отчёт.

Двойной клик по сумме в ОСВ открывает карточку счёта: там видно каждый документ, который сформировал оборот.

Если зарплату считают в ЗУП, а учёт — в БП

При синхронизации ЗУП с Бухгалтерией в БП приходит документ «Отражение зарплаты в учете». В нём суммы сгруппированы по счетам затрат. Расчётного листка в таком режиме в БП может не быть — смотрите его в ЗУП. Сальдо по счёту 70 в разрезе работников в БП при этом обычно сохраняется, так что ОСВ остаётся рабочим способом сверки.

Как посмотреть зарплату в 1С:ERP и УПП

ERP и Комплексная автоматизация

В ERP 2 и КА 2 зарплатный блок построен на тех же механизмах, что ЗУП 3.1. Отчёты называются так же: «Расчетный листок», «Анализ начислений и удержаний», «Свод начислений, удержаний и выплат». Ищите их в разделе, где собраны функции персонала и зарплаты, в группе отчётов.

Быстрый приём: в любом разделе нажмите «Все отчеты» и наберите «Расчетный» в строке поиска. Список отфильтруется сразу.

УПП 1.3

В УПП интерфейс другой — обычные формы, меню сверху . Расчёт зарплаты там ведётся в отдельном интерфейсе для расчётчика. Отчёты «Расчетные листки» и сводные отчёты по начислениям ищите в меню отчётов по зарплате этого интерфейса.

Если интерфейс расчётчика пользователю не назначен, нужных пунктов меню в УПП он не увидит вовсе. Это та же проблема с правами, что в новых конфигурациях, только выглядит иначе: меню просто нет.

Почему не видно зарплату в 1С: права и ограничения

Типичная жалоба: «Отчёт открывается, но суммы пустые» или «Раздела “Зарплата” нет». Данные в базе есть, но пользователю их не показывают. Это сделано намеренно: зарплата относится к персональным данным, и доступ к ней ограничивают.

Как устроено ограничение по записям

В типовых конфигурациях на БСП есть флажок «Ограничивать доступ на уровне записей» в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав. Когда он включён, в группе доступа можно указать, какие организации или подразделения видит пользователь.

Пример: расчётчик филиала видит только своих 40 человек, а главный бухгалтер — всех 300. Отчёты у них одни и те же, но строки в них разные.

Что проверить администратору

Как сотрудник может узнать свою зарплату

Обычный сотрудник в рабочую базу 1С, как правило, не заходит. И не должен: в базе зарплата всех коллег.

По статье 136 ТК РФ работодатель обязан при каждой выплате извещать работника о составных частях зарплаты, удержаниях и итоговой сумме. Форму расчётного листка утверждает сам работодатель. На практике есть три способа:

• 🖨️ Бумажный листок. Расчётчик формирует «Расчетный листок» по всем сотрудникам и печатает. В отчёте можно настроить вывод по одному человеку на страницу.
• 📧 Рассылка по почте. В ЗУП расчётные листки можно отправлять сотрудникам по электронной почте. Почтовую учётную запись для этого настраивает администратор.
• 📱 Сервис «1С:Кабинет сотрудника». Сотрудник через браузер или мобильное приложение видит свои расчётные листки, остатки отпусков и может подать заявление. Данные публикуются из ЗУП, к рабочей базе доступа у сотрудника нет.

Помните про 152-ФЗ: зарплата — персональные данные. Отправлять листки общим письмом на отдел или класть файл на общий диск нельзя.

Выгрузка зарплаты сотрудников из 1С в Excel

Любой отчёт 1С 8.3 сохраняется в Excel без дополнительных обработок.

1. Сформируйте отчёт: расчётный листок, анализ начислений или ОСВ по счёту 70.
2. Нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) в командной панели отчёта. Если её не видно — она есть в меню «Еще».
3. Выберите тип файла «Лист Excel 2007-…» (.xlsx).
4. Укажите папку и имя файла, нажмите «Сохранить».

Для быстрой вставки в чужую таблицу проще выделить ячейки отчёта мышью, скопировать Ctrl+C и вставить в Excel Ctrl+V. Форматирование частично потеряется, но числа останутся числами.

Как сделать выгрузку удобной для обработки

• 🔧 Уберите лишние группировки. В «Настройках» отчёта оставьте одну группировку строк, например «Сотрудник». Иначе в Excel получится «лесенка» с промежуточными итогами, которую неудобно фильтровать.
• 🔧 Отключите итоги внутри групп, если файл пойдёт в сводную таблицу.
• 🔧 Сохраните вариант отчёта. Через Еще → Сохранить вариант отчета настройка останется, и в следующем месяце не придётся собирать её заново.
• 🔧 Проверьте период. Отчёт за квартал в ЗУП может вывести строки помесячно — для Excel это удобно, для печати нет.

Ошибки, из-за которых цифры «не сходятся»

Большинство вопросов «почему в 1С другая зарплата» объясняются не сбоями, а тем, что сравнивают разное.

• ❌ Сравнивают оклад с начислением. Оклад 60 000 ₽, а строка «Оплата по окладу» — 30 000 ₽. Причина в том, что половину месяца сотрудник был в отпуске: отпускные идут отдельной строкой. Смотрите все строки листка, а не одну.
• ❌ Сравнивают начисление с выплатой. Начислено 60 000 ₽, НДФЛ 13 % — 7 800 ₽, на руки 52 200 ₽. Разница — не ошибка, а налог.
• ❌ Смотрят месяц выплаты вместо месяца начисления. Зарплата за май выплачена 5 июня. В расчётном листке за июнь она будет в выплатах, а начисление — в мае.
• ❌ Не учитывают межрасчётные документы. Отпускные, больничные и премии часто начисляются отдельными документами, а не в общем начислении зарплаты. В расчётном листке они есть, а в документе «Начисление зарплаты» — нет.
• ❌ Сверяют ЗУП и БП до загрузки отражения. Пока отражение зарплаты за месяц не передано в бухгалтерию, ОСВ по 70 в БП не совпадёт с ЗУП.

Проверка арифметики на примере: оклад 60 000 ₽, в месяце 20 рабочих дней, сотрудник отработал 15. Начислено за отработанное время 60 000 × 15 / 20 = 45 000 ₽. НДФЛ 13 % — 5 850 ₽. Если аванс 20 000 ₽ уже выдан, к выплате в конце месяца: 45 000 − 5 850 − 20 000 = 19 150 ₽ (без учёта отпускных, которые начислены и выплачены отдельно).

Частые вопросы