Путевые листы в 1С: в какой программе они есть и как с ними работать

Полноценный документ «Путевой лист » есть в отраслевой конфигурации 1С:Управление автотранспортом (УАТ) и в её модулях для 1С:ERP. В типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 и 1С:Комплексной автоматизации 2 отдельного документа «Путевой лист» нет: там путевой лист оформляют вне базы или внешней печатной формой, а в 1С отражают только списание топлива.

Поэтому, если вы открыли Бухгалтерию и не нашли путевой лист ни в одном разделе, — с программой всё в порядке. Путевые листы там просто не предусмотрены, и учёт топлива строят другими документами.

Сначала определите, какая у вас программа

Путь к путевым листам зависит не от релиза, а от того, какая конфигурация установлена. Название видно в заголовке окна 1С, а точная версия — в меню с тремя полосками (≡) → О программе.

Если поиск ничего не нашёл, значит, в базе нет ни типового документа, ни доработки. Тогда путевой лист придётся вести вне 1С или подключить к базе внешнюю форму.

Где путевой лист в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0

В Бухгалтерии 3.0 путевые листы как документа нет. Это не ошибка настройки и не отключённая функциональность: в Администрирование → Функциональность нет флажка, который бы его включал.

Вместо этого учёт строят так:

• 📄 Сам путевой лист заполняет водитель или диспетчер — на бумаге, в отдельной программе или через внешнюю печатную форму в 1С.
• ⛽ Покупку топлива по топливным картам или чекам отражают документом Поступление (акт, накладная): Дт 10.03 Кт 60.01, НДС — Дт 19.03 Кт 60.01.
• 📉 Списание топлива по данным путевых листов за месяц делают документом Требование-накладная (раздел Склад → Требования-накладные).

Как списать ГСМ по путевым листам в БП 3.0

1. Соберите путевые листы за период и посчитайте расход по каждой машине.
2. Откройте Склад → Требования-накладные и нажмите Создать.
3. На вкладке «Материалы» добавьте топливо (номенклатура с видом «Материалы», счёт 10.03) и количество в литрах.
4. На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт: 20, 26 или 44 — в зависимости от того, для чего используется машина.
5. Выберите статью затрат, например «Материальные расходы» или «ГСМ».
6. Проведите документ и проверьте проводку: Дт 26 (20, 44) Кт 10.03.

В комментарии к документу удобно перечислять номера путевых листов. Это пригодится при проверке, когда нужно связать каждый литр с конкретным рейсом.

Как добавить печатную форму путевого листа в Бухгалтерию

Если путевые листы хочется печатать прямо из 1С, используют внешнюю печатную форму или обработку. Их подключают здесь:

Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки

Порядок:

1. Убедитесь, что флажок «Дополнительные отчеты и обработки» включён на той же странице.
2. Откройте список и нажмите Добавить из файла.
3. Выберите файл .epf от разработчика.
4. Укажите размещение — в каком разделе появится команда.
5. Сохраните, закройте и откройте программу заново.

Подключайте только обработки от проверенных разработчиков: внешняя обработка выполняет код с правами пользователя и может изменить данные в базе.

Путевые листы в 1С:Управлении автотранспортом

В УАТ путевой лист — центральный документ. От него зависят пробег, остатки топлива в баке, выработка водителей и затраты по машинам.

Где найти:

• 🗂 На панели разделов слева есть раздел, посвящённый путевым листам и диспетчерской работе. В нём лежит список «Путевые листы» — журнал всех документов.
• 🔍 Если раздел свёрнут или переименован в вашей сборке, найдите список через поиск по интерфейсу по слову «Путевые».
• ⭐ Список можно добавить в «Избранное» (звёздочка в заголовке формы), чтобы открывать в один клик.

В журнале удобно сразу настроить отборы: по организации, автомобилю, водителю и периоду. Без них в большой автобазе список быстро превращается в тысячи строк.

Какие справочники должны быть заполнены заранее

Путевой лист в УАТ берёт данные из справочников. Если они пустые, документ заполнить не получится.

• 🚚 Автомобили — госномер, модель, вид топлива, нормы расхода, надбавки.
• 👤 Водители — ФИО, водительское удостоверение.
• ⛽ Виды топлива и места заправки, топливные карты.
• 🏢 Организации с реквизитами, которые попадут в печатную форму.
• 📏 Начальные остатки топлива в баках и показания одометра — вводятся один раз при начале работы.

Путевые листы в 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP

В типовых КА 2 и ERP 2 документа «Путевой лист» нет. Здесь легко запутаться: в этих программах есть доставка грузов и документ Задание на перевозку (раздел Склад и доставка). Это задание на рейс — какие заказы, по какому маршруту, на каком транспорте. Путевым листом оно не является и обязательные реквизиты путевого листа не содержит.

Варианты для КА и ERP:

Как создать и заполнить путевой лист в УАТ

Порядок ниже — для одного выезда. Набор полей в конкретной редакции может немного отличаться, но логика одна.

Шаг 1. Создание документа

1. Откройте список «Путевые листы» и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и автомобиль.
3. Водитель, прицеп и показания одометра подтянутся из предыдущего путевого листа по этой машине. Проверьте их.

Шаг 2. Выезд

1. Укажите дату и время выезда.
2. Сверьте показание одометра при выезде — оно должно совпадать с показанием при возвращении в прошлом путевом листе.
3. Проверьте остаток топлива в баке при выезде.
4. Отметьте предрейсовый медосмотр и техосмотр: кто проводил, дата и время. Этих данных требует порядок заполнения путевого листа (приказ Минтранса № 390).

Шаг 3. Задание и заправки

1. Заполните задание: маршрут, адреса, заказчика, груз — в зависимости от вида перевозки.
2. Внесите заправки: дата, литры, способ (топливная карта, наличные, с собственного склада).
3. Если заправки идут по топливным картам, их удобнее загружать из отчётов процессинга, а не вносить вручную.

Шаг 4. Возвращение и расчёт

1. Укажите дату и время возвращения и показание одометра.
2. Программа посчитает пробег и расход топлива по норме.
3. Введите фактический остаток в баке. Разница между нормой и фактом покажет экономию или перерасход.
4. Проведите документ.

Пример расчёта по норме. Базовая норма — 10 л на 100 км, пробег — 250 км, зимняя надбавка — 10 %.

Расход по норме = 10 × 250 / 100 × 1,10 = 27,5 л

Если в бак при выезде было 40 л, заправили 20 л, а при возвращении осталось 30 л, фактический расход — 40 + 20 − 30 = 30 л. Перерасход — 2,5 л.

Печать путевого листа и выгрузка документа

В УАТ печать запускают кнопкой Печать в форме документа или в списке. Там несколько вариантов бланка — под разные виды транспорта:

• 🚗 легковой автомобиль;
• 🚛 грузовой автомобиль (с повременной или сдельной оплатой);
• 🚌 автобус;
• 🚜 специальный автомобиль, строительная машина.

Унифицированные формы Госкомстата (№ 3, 4-С, 4-П и другие) с 2013 года не обязательны: по закону № 402-ФЗ организация утверждает формы первичных документов сама. Но путевой лист должен содержать реквизиты из приказа Минтранса № 390. Поэтому выбирайте форму, обновлённую под этот приказ, а не старый бланк.

Пакетная печать

Если нужно напечатать путевые листы за день или неделю:

1. В списке «Путевые листы» установите отбор по периоду.
2. Выделите нужные документы (Ctrl+клик или Shift+клик).
3. Нажмите Печать и выберите форму — все документы откроются в одном окне.

Сохранение в файл

В окне печатной формы есть кнопка сохранения (значок дискеты). Путевой лист можно выгрузить в PDF или Excel — например, чтобы отправить водителю на подпись или в архив.

Электронные путевые листы

Закон № 259-ФЗ допускает путевой лист в электронном виде. В УАТ для этого есть механизм электронных путевых листов через операторов ЭДО и информационную систему ГИС ЭПД. Подписи водителя, медика и механика ставятся электронной подписью. Если вы переходите на ЭПЛ, начните с настройки ЭДО и выпуска подписей для всех участников — без них документ не уйдёт.

Если путевые листы не видны или не проводятся

Чаще всего проблема не в документе, а в настройках списка или в справочниках.

Частые вопросы