Расходная накладная в 1С: в каком разделе искать документ

Коротко: в разных конфигурациях расходную накладную прячут под разными названиями. В 1С:Управление нашей фирмой это прямо документ Расходная накладная в разделе продаж. В 1С:Бухгалтерии 8.3 ту же роль играет Реализация (акты, накладные, УПД), в 1С:Управление торговлей 11 — Реализация товаров и услуг. Печатная форма ТОРГ-12 у всех трёх и есть та самая расходная накладная.

Поэтому вопрос «где в 1С находится расходная накладная » распадается на два: какой документ отвечает за отгрузку в вашей конфигурации и в каком журнале он лежит. Разберём оба — с точными путями меню, журналами, созданием на основании заказа и причинами, по которым документ порой не виден в списке.

Какой документ считается расходной накладной в вашей конфигурации

Единого документа с названием «Расходная накладная» во всех конфигурациях нет. Термин пришёл из торговли: так называют первичку на отгрузку товара покупателю. В типовых решениях эту функцию закрывают разные объекты.

Логика у всех решений общая: документы сгруппированы по смыслу бизнес-процесса. Всё, что связано с отгрузкой и выручкой, собрано в разделе продаж. Входящие поставки — в разделе закупок. Поэтому, если вы ищете расходную накладную, начинайте с раздела Продажи на начальной странице или в панели разделов слева.

Само название «расходная накладная» — наследие старых торговых конфигураций, где документ так и назывался. В типовых решениях на платформе 8.3 его переименовали и расширили: теперь один документ закрывает и отгрузку, и выручку, и счёт-фактуру. Но суть не изменилась — это по-прежнему первичка на выбытие товара со склада в адрес покупателя.

В рознице история отдельная. Там продажа чаще идёт через чек ККМ и сводный документ Отчёт о розничных продажах, а не через накладную на конкретного контрагента. Если вы отгружаете юрлицу по безналу, в 1С:Рознице используйте документ Реализация товаров — он и даст печатную ТОРГ-12.

Как добраться до документа через главное меню

Самый прямой путь — панель разделов и команды раздела Продажи. Интерфейс «Такси» (платформа 8.3) выводит разделы либо сверху, либо слева — зависит от настройки панелей у пользователя.

В 1С:Бухгалтерии 8.3:

1. Откройте раздел Продажи.
2. В группе Продажи выберите команду Реализация (акты, накладные, УПД).
3. Откроется список реализаций — это и есть журнал расходных накладных.

В 1С:Управление торговлей 11:

1. Раздел Продажи.
2. Команда Документы продажи (все) — общий журнал, либо Реализация товаров и услуг — только реализации.

В 1С:Управление нашей фирмой:

1. Раздел продаж на панели.
2. Команда Расходные накладные.

Если нужной команды в разделе нет, документ может быть скрыт функциональной опцией. Проверьте её в разделе Администрирование → настройки функциональности (для БП — Функциональность, для УТ — Настройки продаж). Там включается расширенный набор документов.

Есть и универсальный способ, который работает всегда: Главное меню (значок в левом верхнем углу) → Все функции → ветка Документы. В списке найдёте документ по имени. Команда Все функции по умолчанию скрыта — включите её в Сервис → Параметры → флажок Отображать команду «Все функции».

Поиск накладной в журналах и списках документов

Нашли журнал — теперь нужно найти конкретную накладную среди сотен строк. Инструменты одинаковы во всех типовых конфигурациях на платформе 8.3.

🔎 Отбор по периоду. Над списком стоит ограничение по дате. Если документ был в прошлом квартале, а список показывает текущий, накладной вы не увидите. Снимите или расширьте период в поле выбора интервала над таблицей.

🔎 Отбор по организации. В базах с несколькими юрлицами список фильтруется по выбранной организации. Переключите её в шапке списка, если документ оформлен на другое юрлицо.

🔎 Поиск по колонке. Встаньте на любую колонку (контрагент, сумма, номер) и начните набирать значение — список отфильтруется по совпадению. Это быстрее пролистывания.

🔎 Полнотекстовый поиск. Если не знаете, в каком журнале документ, используйте общий поиск: Главное меню → значок лупы, либо сочетание для поиска данных. Он ищет по номерам, контрагентам и комментариям сразу во всех документах.

🔎 Поиск по номеру. Знаете номер накладной — встаньте на колонку Номер и наберите его. Учтите: внутренний номер документа и номер в печатной форме могут отличаться на префикс организации, поэтому ищите по цифрам без префикса.

🔎 Связанные документы. Открыли заказ или счёт — нажмите Структура подчинённости (кнопка в виде схемы в командной панели документа). Она покажет всю цепочку: заказ → реализация → счёт-фактура, и накладную можно открыть прямо из схемы.

Чем расходная накладная отличается от похожих документов

В разделе продаж рядом лежат документы, которые легко перепутать с расходной накладной. Разница — в том, какое событие они отражают.

📦 Реализация (расходная накладная) — факт отгрузки и перехода права собственности. Списывает товар со склада, формирует выручку и задолженность покупателя. Это первичка, по которой печатают ТОРГ-12 или УПД.

📦 Заказ покупателя / заказ клиента — только намерение купить. Товар не списывает, выручку не формирует. Может резервировать остаток под покупателя, но это ещё не отгрузка.

📦 Счёт на оплату — предложение с ценами и реквизитами для платежа. Проводок по товару и выручке не делает вовсе.

📦 Счёт-фактура выданный — налоговый документ по НДС. Выписывается на основании реализации, сам по себе товар не отгружает.

📦 Перемещение товаров — движение между своими складами. Покупателя здесь нет, выручки тоже.

Проверить, тот ли документ перед вами, проще всего по движениям. Откройте документ → кнопка Дт/Кт (или Движения документа). У расходной накладной будут проводки по списанию товара и начислению выручки:

Дт 90.02  Кт 41    — списана себестоимость товара
Дт 62.01  Кт 90.01 — отражена выручка от продажи
Дт 90.03  Кт 68.02 — начислен НДС (если организация на НДС)

Если проводок по 90-му счёту нет, перед вами не реализация, а заказ, счёт или перемещение.

Создание расходной накладной на основании заказа

Чаще всего накладную не создают с нуля, а вводят на основании заказа или счёта — так реквизиты и товарные строки переносятся автоматически.

Порядок в 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11 одинаков по сути:

1. Откройте документ-основание — Заказ покупателя (в БП) или Заказ клиента (в УТ).
2. В командной панели нажмите Создать на основании.
3. Выберите Реализация (акты, накладные, УПД) или Реализация товаров и услуг.
4. Программа создаст новую накладную и перенесёт контрагента, договор, склад, номенклатуру и цены.
5. Проверьте количество и цены, при необходимости скорректируйте, затем проведите документ.

В 1С:Управление нашей фирмой основанием служит Заказ покупателя, а на его основании создаётся Расходная накладная — механизм тот же.

Ввод на основании удобен ещё и тем, что выстраивает структуру подчинённости. Потом по цепочке заказ → накладная легко понять, что отгружено, а что осталось.

Основанием может быть не только заказ. В 1С:Бухгалтерии реализацию удобно вводить на основании Счёта покупателю, в 1С:Управление торговлей — на основании Счёта на оплату или Заказа клиента. Принцип один: открываете документ-источник, жмёте Создать на основании, выбираете реализацию.

Если заказ отгружается не целиком, по одному заказу создают несколько накладных — на каждую партию отгрузки свою. В 1С:Управление торговлей программа при этом контролирует остаток к отгрузке и не даст отпустить больше, чем заказано. В 1С:Бухгалтерии такого контроля по умолчанию нет — следите за количеством вручную, сверяясь со структурой подчинённости заказа.

Права доступа и почему документ может не находиться

Иногда накладной «нет» не потому, что её не создали, а потому что у пользователя нет прав её видеть. За доступ отвечают профили групп доступа.

Настройка — в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. Там к пользователю привязывается роль: Менеджер по продажам, Бухгалтер, Полные права и другие. Если в профиле нет права на документы продаж, весь раздел Продажи у пользователя просто не отображается.

Отдельный механизм — ограничение доступа на уровне записей (RLS). Он сужает видимость по организациям и складам: менеджер видит только «свои» документы. Такая накладная физически есть в базе, но в списке у конкретного пользователя не показывается. Проверять права и RLS должен администратор — у рядового пользователя доступа к этим настройкам нет.

Если к журналу реализаций вы обращаетесь каждый день, добавьте его в избранное: наведите курсор на команду раздела и нажмите на звёздочку рядом с ней. Команда закрепится в меню Избранное на начальной странице, и искать её в разделе больше не придётся. То же работает и для конкретной накладной — звёздочка в шапке открытого документа добавит его в избранное.

Соберём типичные ситуации, когда документ не находится, и что с ними делать.

Частые вопросы