Реестр документов в 1С: как открыть и настроить список

Реестр документов в 1С 8.3 — это список документов одного вида (например, все реализации или все поступления) либо журнал, где собраны документы сразу нескольких видов. Открывается он из нужного раздела в левой панели: продажи — в Продажи, закупки — в Покупки, банк и касса — в Банк и касса. Отдельного пункта «Реестр» в меню нет — под реестром понимают именно открытую форму списка с колонками дата, номер, контрагент, сумма.

Ниже — как попасть в нужный список в «Бухгалтерии предприятия», «Зарплате и управлении персоналом» и «Управлении торговлей», как вывести реестр на печать, настроить период и отбор, и что делать, если документы в списке не показываются.

Как открыть список документов по разделам

Интерфейс 8.3 («Такси») делит все документы по участкам учёта. Нужный список лежит в том разделе, к которому относится документ.

Основные точки входа в «Бухгалтерии предприятия» 3.0:

• 🧾 Продажи — реализации, акты, счета покупателям, УПД;
• 📦 Покупки — поступления товаров и услуг, счета поставщиков, ГТД;
• 🏦 Банк и касса — платёжные поручения, списания и поступления, ПКО и РКО;
• 📁 Операции — ручные операции, корректировки, закрытие месяца ;
• 👤 Зарплата и кадры — начисления и ведомости (если ведётся зарплата в этой базе).

В разных конфигурациях названия разделов отличаются. Порядок один и тот же — открыть раздел, затем нужный вид документа:

В «Зарплате и управлении персоналом» 3.1 логика та же, но разделы свои: начисления и кадровые приказы лежат в Зарплата и Кадры, а ведомости на выплату — в Выплаты. Товарных документов там нет, поэтому искать реализацию в ЗУП бесполезно — это разные конфигурации под разные задачи.

Чтобы собрать собственный журнал из нескольких видов документов, проще всего построить универсальный отчёт (о нём ниже) — он не требует прав разработчика и настраивается мышью.

Как вывести реестр документов на печать

Если нужен не экранный список, а бумажный или печатный реестр — с итогом по сумме и построчной нумерацией, — многие списки документов умеют печатать его сами.

1. Откройте список документов нужного вида.
2. Выделите строки, которые должны попасть в реестр (мышью с зажатым Ctrl или весь список — Ctrl+A).
3. В командной панели найдите кнопку Печать.
4. Выберите в списке печати команду вида Реестр документов.

Программа соберёт табличный документ со столбцами дата, номер, контрагент, сумма и общим итогом. Его можно сохранить в Excel или PDF через Ещё → Сохранить.

Если выделить несколько строк , в реестр попадут только они — удобно, когда нужен список за конкретный день или по одному контрагенту. Без выделения чаще печатается весь видимый список с учётом текущего периода и отбора, поэтому перед печатью проверьте, какой период стоит в форме.

Если команды печати реестра в конкретном списке нет, тот же результат даёт универсальный отчёт: он строит реестр по любому документу и позволяет добавить нужные колонки.

Период и отборы: как сузить список

Открытый список по умолчанию показывает документы за ограниченный период (часто — текущий месяц или квартал). Из-за этого кажется, что старых документов «нет». Период переключается прямо в форме списка.

• 📅 Кнопка периода (календарь) в командной панели списка — задаёт интервал дат. Поставьте, например, с 01.01 по 31.12 или снимите ограничение, чтобы увидеть все документы.
• 🔎 Поле поиска над списком — быстрый фильтр по номеру, контрагенту или сумме. Введите часть значения, и список отберёт подходящие строки.

Для более точного отбора откройте настройки списка через меню Ещё в командной панели. В открывшемся окне есть вкладки:

• Отбор — условия по полям (контрагент равен …, сумма больше …, организация равна …);
• Сортировка — порядок строк (по дате, по номеру, по сумме);
• Оформление — цветовое выделение строк по условию.

Отбор по организации особенно важен в базах, где ведётся учёт по нескольким юрлицам: над списком обычно есть поле выбора организации, и список показывает документы только выбранной.

Разница между поиском и отбором простая. Поиск (строка над списком) — быстрый разовый фильтр, он слетает, как только вы его очистите. Отбор в настройках списка — постоянное условие: оно держится и после закрытия формы. Для «посмотреть один документ» хватает поиска; для «всегда видеть только свой склад» нужен именно отбор.

Группировка и иерархия в списке

Группировка собирает документы в сворачиваемые группы — например, по контрагенту или по организации. Это удобно, когда строк много.

Настраивается она на вкладке Группировка в том же окне настроек списка (Ещё → настройка списка). Добавьте поле группировки — и список превратится в дерево, где строки можно свернуть и развернуть по треугольнику слева.

Иерархия — это другое. Она есть у справочников и у документов, вложенных в группы (папки). Если список показан «плоско», а вы ждёте дерево папок:

1. Откройте меню Ещё.
2. Найдите команду переключения режима просмотра (варианты: Иерархический список, Список, Дерево).
3. Выберите иерархический вид.

Какие колонки вывести в реестр

Стандартный список показывает не все реквизиты документа. Если нужен, например, столбец с договором, складом или комментарием — колонки добавляются вручную.

1. Откройте меню Ещё в командной панели списка.
2. Выберите команду изменения формы.
3. В левой части окна отметьте галочками реквизиты, которые нужно показать в колонках, снимите галочки с лишних.
4. Стрелками задайте порядок колонок и нажмите сохранение.

Отсортировать реестр можно и без настроек: щёлкните по заголовку колонки — список упорядочится по этому полю, повторный щелчок развернёт порядок. Так удобно быстро найти самый крупный документ или самую раннюю дату.

Колонка с суммой в большинстве списков показывает итог внизу формы. Если итога не видно, проверьте, что колонка суммы выведена и что в ней стоит признак подсчёта итога (включается там же, в настройке формы).

Почему документов не видно: права доступа

Иногда реестр открывается, но часть документов в нём отсутствует или сам раздел не виден. Чаще причина — права пользователя, а не сбой.

Как это проявляется:

• раздела (Продажи, Банк и касса) нет в левой панели — у пользователя нет прав на эти документы;
• список открывается, но строк меньше, чем у коллеги — работает ограничение на уровне записей (RLS): видны только документы своей организации, склада или подразделения;
• документ есть, но не открывается на изменение — права только на просмотр.

Проверить и изменить доступ может администратор базы в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав. Там в карточке пользователя смотрят назначенные профили и группы доступа. Чтобы расширить видимость документов, пользователя добавляют в нужный профиль или группу.

Не раздавайте всем профиль «Администратор», чтобы «просто всё было видно» — это открывает и изменение любых данных, и настройки учёта. Для просмотра достаточно профиля с правом на чтение документов.

Список не обновляется или кажется пустым

Если документ точно создан и проведён, а в реестре его нет, виновата обычно не программа. Разберём по симптомам.

Если ничего не помогло и список явно отображается неправильно, очистите кэш клиента. Закройте 1С и удалите временные файлы кэша в профиле пользователя (каталог вида %LOCALAPPDATA%\1C\1cv8). После очистки первый запуск будет чуть дольше обычного.

Поиск документа через универсальный отчёт

Когда нужен реестр не по одному виду документа, а по произвольному условию — например, все документы с конкретным договором или суммой за полгода, — используют универсальный отчёт.

Путь в «Бухгалтерии предприятия» 3.0: Отчёты → Универсальный отчёт.

Как собрать реестр:

1. В верхней части отчёта выберите тип данных Документ и нужный вид документа (например, «Реализация (акты, накладные, УПД)»).
2. В качестве таблицы оставьте Основные данные (реквизиты документа).
3. Нажмите Настройки, задайте период, добавьте отбор (контрагент, договор, сумма) и выведите нужные колонки.
4. Нажмите Сформировать.

Получится табличный реестр, который можно группировать, сортировать и выгружать в Excel. В отличие от формы списка, универсальный отчёт не ограничен настройками конкретной формы и собирает данные по заданному условию из всей базы.

Если такой реестр нужен регулярно, сохраните настройку: в отчёте есть команда сохранения варианта. В следующий раз отчёт откроется уже с вашими колонками и отбором — останется поменять период и нажать Сформировать. Это и есть простой способ получить «свой» журнал без доработки конфигурации.

Частые вопросы