Авансовый счет-фактура в 1С:Бухгалтерии 8.3: список, связь с оплатой и книга продаж

В 1С:Бухгалтерии 8.3 счет-фактура на аванс лежит в общем списке Продажи → Счета-фактуры выданные. Это тот же документ «Счет-фактура выданный», только с видом «На аванс». Второй путь — открыть поступление денег от покупателя: внизу формы есть ссылка на связанный счет-фактуру, если он создан.

Если в списке пусто, документ либо ещё не сформирован, либо его не создают по настройке учётной политики. Когда аванс уже зачтён или возвращён, счет-фактура остаётся на месте, а его следы ищут в книге продаж и книге покупок. Пути даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 с интерфейсом «Такси».

1. Где лежит авансовый счет-фактура: список выданных счетов-фактур

Все счета-фактуры, которые выставляет организация, — на отгрузку, на аванс, корректировочные — хранятся в одном журнале документов. Отдельного раздела «только авансы» в программе нет.

Как открыть:

1. Перейдите в раздел Продажи.
2. В группе «Продажи» выберите Счета-фактуры выданные.
3. Откроется список. В колонке вида документа у авансовых стоит «На аванс», у обычных — «На реализацию».

Тот же список доступен из раздела Банк и касса: там есть группа счетов-фактур, где рядом лежит обработка регистрации счетов-фактур на аванс. Документы в обоих местах одни и те же.

Как быстро отобрать нужный документ

В списке может быть несколько тысяч строк. Сузьте его:

• 🔎 Поиск по контрагенту. Встаньте в колонку «Контрагент» и начните набирать название — список отфильтруется.
• 📅 Период. Кнопка установки периода в командной панели списка. Счет-фактура на аванс датируется не позже пяти календарных дней после поступления денег, поэтому ставьте период от даты оплаты плюс неделю.
• 🏢 Организация. Если в базе несколько юрлиц, отберите нужное — иначе документ «прячется» среди чужих.
• 📋 Вид документа. В настройках списка (меню «Ещё») добавьте отбор по полю вида счета-фактуры со значением «На аванс».

2. Как найти счет-фактуру на аванс через документ оплаты

Это самый быстрый способ, когда вы знаете, какой платёж ищете. Счет-фактура на аванс всегда создаётся на основании документа поступления денег и хранит ссылку на него.

Через поступление на расчётный счёт

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Найдите поступление от покупателя с видом операции «Оплата от покупателя».
3. Откройте документ. Внизу формы — строка «Счет-фактура».
4. Если документ есть, там будет ссылка с его номером и датой. Кликните — он откроется.
5. Если документа нет, в строке будет предложение его создать.

Для наличной оплаты то же самое делается из документа «Поступление наличных» (Банк и касса → Кассовые документы). Для оплаты картой — из документа поступления по эквайрингу.

Через структуру подчинённости

Если ссылка внизу формы почему-то не видна, откройте поступление и вызовите структуру подчинённости (Ещё → Структура подчиненности или кнопка со схемой в командной панели). В дереве будут все документы, созданные на основании оплаты, включая счет-фактуру на аванс и реализацию, в которой аванс зачтён.

3. Если счета-фактуры на аванс нет: проверьте учётную политику

Частая причина «пустого» списка — не ошибка, а настройка. Программа не создаёт авансовые счета-фактуры сама при проведении выписки: их формирует обработка, а она учитывает правило из учётной политики.

Где посмотреть:

1. Главное → Налоги и отчеты.
2. Вкладка НДС.
3. Найдите настройку порядка регистрации счетов-фактур на аванс.

Варианты и что они значат:

Если выбрано правило «пяти дней» и покупатель оплатил 3-го числа, а вы отгрузили 6-го, счета-фактуры на аванс не будет. Это нормально: искать нечего.

Обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс»

Массово документы создаёт обработка регистрации счетов-фактур на аванс. Она открывается из раздела Банк и касса (группа счетов-фактур), а также входит в помощник регламентных операций по НДС.

Порядок работы:

1. Откройте обработку, выберите организацию и период.
2. Нажмите кнопку заполнения — программа подберёт все полученные авансы, по которым нужен счет-фактура по правилу учётной политики.
3. Проверьте список: контрагент, сумма, ставка НДС.
4. Нажмите кнопку выполнения — документы создадутся и появятся в списке выданных счетов-фактур.

Обработку можно запускать повторно. Уже созданные документы она перезаполняет, а не дублирует.

4. Аванс зачтён в счёт оплаты: где теперь искать документ

После отгрузки авансовый счет-фактура никуда не пропадает. Он остаётся в списке выданных, а в учёте меняется другое: НДС с аванса принимается к вычету.

Что происходит в базе:

• 🧾 В реализации аванс зачитывается проводкой Дт 62.02 Кт 62.01 (на закладке расчётов документа видно, какой платёж зачтён).
• 📒 В книге продаж авансовый счет-фактура стоит в периоде получения предоплаты с кодом вида операции 02.
• 📗 В книге покупок тот же счет-фактура появляется в периоде отгрузки с кодом 22 — это вычет НДС с аванса.

Вычет формируется не реализацией, а регламентным документом «Формирование записей книги покупок». Найти его: Операции → Регламентные операции НДС. Откройте документ за нужный квартал — на закладке авансов полученных будет строка с вашим счетом-фактурой.

Проводки по авансу целиком

НДС с аванса считается по расчётной ставке. Пример: аванс 122 000 ₽ при ставке 22%. НДС = 122 000 × 22 / 122 = 22 000 ₽. Для товаров со ставкой 10% расчётная ставка 10/110.

5. Частичный аванс, частичная отгрузка и возврат денег

Здесь чаще всего путаются, потому что один счет-фактура может «закрываться» в разных кварталах.

Отгрузили часть суммы

Покупатель заплатил 244 000 ₽, вы отгрузили на 122 000 ₽. Счет-фактура на аванс выписан на всю сумму 244 000 ₽ (НДС 44 000 ₽). В книгу покупок в периоде отгрузки попадёт только зачтённая часть: 122 000 ₽, НДС 22 000 ₽. Остаток НДС 22 000 ₽ висит на 76.АВ до следующей отгрузки.

Искать документ в этом случае можно в обоих местах: в списке выданных — один, в книге покупок — столько раз, сколько было частичных зачётов.

Покупатель доплатил после аванса

Каждое поступление — отдельный аванс и отдельный счет-фактура. Если покупатель заплатил тремя платёжками, в списке будет три авансовых счета-фактуры, даже по одному договору.

Аванс вернули

При возврате денег покупателю оформляется списание с расчётного счёта с видом операции «Возврат покупателю». Вычет НДС с возвращённого аванса тоже делает документ «Формирование записей книги покупок», с тем же кодом 22.

Для вычета по возврату есть условия:

1. Договор расторгнут или изменён — это основание для возврата.
2. Деньги фактически перечислены покупателю.
3. С момента возврата прошло не больше года.

Какой у вас случай

6. Документ пропал: помеченные на удаление и закрытые периоды

Помечен на удаление

Помеченный документ остаётся в списке, но отображается с крестиком и не проведён. Чтобы вернуть:

1. Выделите документ в списке выданных счетов-фактур.
2. Нажмите клавишу Delete или выберите в меню «Ещё» команду снятия пометки удаления.
3. Откройте документ и проведите его.

Если помеченные документы скрыты, проверьте отборы в настройках списка (меню «Ещё»).

Удалён окончательно

Если в базе уже запускали «Удаление помеченных объектов» (Администрирование → Обслуживание), документа физически нет. Вариантов два:

• 💾 Восстановить из резервной копии. Разверните копию в отдельную базу, найдите документ, выгрузите данные. Не загружайте копию поверх рабочей базы: потеряете всё, что ввели после.
• 🔁 Создать заново. Для авансов достаточно повторно запустить обработку регистрации счетов-фактур на аванс за нужный период — она найдёт аванс без документа и создаст новый. Номер будет другим, поэтому сверьте его с тем, что ушло покупателю.

Старый период закрыт датой запрета

Документы прошлых лет не удаляются и не переносятся в архив. Они в том же списке, просто вне текущего отбора по периоду. Поставьте период «за всё время» или нужный год.

Открыть такой документ можно, изменить — нет, если стоит дата запрета изменения данных. Её снимает пользователь с полными правами в настройках администрирования. Правка закрытого квартала означает уточнённую декларацию по НДС.

Журнал учёта счетов-фактур

Журнал учёта полученных и выставленных счетов-фактур с 2015 года ведут только посредники: комиссионеры, агенты, экспедиторы, застройщики. Если вы не посредник, в отчёте «Журнал учета счетов-фактур» авансовых документов не будет — это не сбой. Для обычной организации ориентиры — книга продаж и книга покупок.

7. Как сверить, что все авансы оформлены

Перед сдачей декларации по НДС проверьте авансы по трём точкам.

Отчёты открываются из раздела Отчеты: оборотно-сальдовая ведомость по счёту — в группе стандартных отчётов, книга продаж и книга покупок — в группе НДС. В той же группе есть отчёт «Анализ учета по НДС»: он показывает начисление и вычет одной схемой с расшифровкой.

8. Типичные ошибки с авансовыми счетами-фактурами

• ❌ Счет-фактура создан на сумму без НДС. Бывает, если в договоре или поступлении стоит «Без НДС». Проверьте ставку в строке документа оплаты до запуска обработки.
• ❌ Аванс зачтён не тот. Реализацию провели по другому договору, и 62.02 по нужному договору «висит». Исправьте договор в реализации и перепроведите её, затем перепроведите «Формирование записей книги покупок».
• ❌ Два счета-фактуры на один аванс. Один создали вручную из выписки, второй — обработкой, когда первый был помечен на удаление. Оставьте тот, что передан покупателю, второй пометьте на удаление.
• ❌ Дата позже пятого дня. Если обработку запустили в конце квартала, дата нового документа по умолчанию — дата оплаты, но вручную созданный счет-фактура может получить текущую дату. Проверьте поле даты: по п. 3 ст. 168 НК РФ — не позже 5 календарных дней с получения оплаты.
• ❌ Вычет не появился в книге покупок. Обычно потому, что «Формирование записей книги покупок» не перезаполнили после правки реализации. Откройте документ, нажмите кнопку заполнения и проведите заново.

9. Частые вопросы