Счет на оплату с условиями договора: оформляем оферту в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях

Отдельного документа «Счет-оферта» в 1С 8.3 нет. Счет-оферта — это обычный счет на оплату, в печатную форму которого добавлен текст условий договора. В 1С:Бухгалтерии 3.0 счет создают в Продажи → Счета покупателям, а условия оферты один раз прописывают в карточке организации: Главное → Организации → раздел «Логотип и печать» → поле дополнительных условий. После этого текст печатается внизу каждого счета автоматически.

Типичная ситуация: клиент просит «счет, по которому можно платить без договора», а менеджер не знает, как в 1С сделать счет оферту и где взять нужную форму. Решение занимает десять минут: текст условий, печать с подписью и проверка, что оплата потом привяжется к счету.

Чем счет-оферта отличается от обычного счета на оплату

Обычный счет — это просто запрос денег: реквизиты, товар, сумма. Он ссылается на уже подписанный договор или вообще ни на что не ссылается.

Счет-оферта сам становится предложением заключить договор. Покупатель оплачивает его — и договор считается заключённым на условиях, напечатанных в счете. Отдельную бумагу с двумя подписями подписывать не нужно.

💡 Для 1С разница только в печатной форме. Документ, его движения и отчёты одинаковы: программа «не знает», что ваш счет является офертой. Это знает только текст на бумаге или в PDF.

Где найти счет-оферту в 1С: пути по конфигурациям

Ищут обычно документ с названием «оферта» и не находят. Нужен документ счета — в каждой конфигурации он называется по-своему.

В Управлении торговлей и УНФ состав подменю зависит от включённых функциональных опций. Если списка счетов в разделе Продажи не видно, откройте Продажи и воспользуйтесь строкой поиска по командам раздела — введите слово «счет».

⚠️ Не путайте «Счет покупателю» с «Счетом-фактурой выданным». Счет-фактура — налоговый документ по НДС, к оферте он отношения не имеет.

Как в 1С сделать счет-оферту: пошагово в Бухгалтерии 3.0

Порядок рассчитан на БП 3.0 с интерфейсом «Такси». Первые два шага делаются один раз, дальше — только сам счет.

Шаг 1. Пропишите условия оферты в карточке организации

1. Откройте Главное → Организации и выберите свою организацию.
2. Перейдите в раздел «Логотип и печать».
3. Найдите поле для дополнительных условий в счете на оплату и вставьте текст оферты (образец — ниже, в разделе про правовые требования).
4. Нажмите ссылку предварительного просмотра счета — она там же — и проверьте, как текст ляжет на лист.
5. Нажмите Записать и закрыть.

Текст попадёт в печатную форму всех новых и уже созданных счетов этой организации. Если организаций несколько, условия задаются в каждой карточке отдельно.

Шаг 2. Загрузите печать и подпись

В том же разделе «Логотип и печать» загружаются изображения печати, подписи руководителя и главного бухгалтера, а также логотип. Нужны файлы PNG или JPG с прозрачным или белым фоном.

После загрузки в меню печати счета появляется вариант «Счет на оплату (с печатью и подписями)». Клиенту обычно отправляют именно его.

💡 Отсканируйте печать и подпись на белом листе с разрешением 300 dpi и обрежьте поля. Слишком крупная картинка перекроет таблицу товаров, слишком мелкая — расплывётся.

Шаг 3. Создайте счет покупателю

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать.
2. Выберите контрагента. Если договора с ним нет, программа создаст договор «Основной» — для учёта расчётов этого достаточно.
3. Заполните табличную часть: товары, услуги, количество, цену. Ставку НДС программа подставит из карточки номенклатуры.
4. Укажите срок оплаты в шапке документа. Для оферты это срок, в течение которого покупатель может её принять.
5. Проверьте банковский счёт организации, на который придёт оплата.
6. Нажмите Записать.

Шаг 4. Распечатайте счет-оферту

Нажмите Печать и выберите «Счет на оплату» или «Счет на оплату (с печатью и подписями)». Внизу формы, под суммой прописью, появится текст условий из шага 1.

Если нужно поменять условия только в одном счете, отредактируйте готовую печатную форму: в окне печати включите редактирование табличного документа и правьте текст прямо на листе. Изменения не сохраняются в базе — при повторной печати форма соберётся заново.

Как сделать, чтобы оферта формировалась сама

Ручная вставка текста в каждый счет — источник ошибок: где-то забыли, где-то вставили устаревшую редакцию. Вот способы автоматизировать.

🔹 Единый текст в карточке организации. Самый простой путь из шага 1. Подходит, если условия одинаковы для всех клиентов.

🔹 Изменённый макет печатной формы. Если нужен текст с другим оформлением, отдельная подпись покупателя «Акцепт» или вывод реквизитов договора, правят макет: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите в списке макет счета на оплату, откройте, измените и запишите. Типовой вариант всегда можно вернуть командой использования стандартного макета.

🔹 Дополнительная печатная форма. Программист пишет внешнюю обработку «Счет-оферта», а вы подключаете её в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Типовая конфигурация остаётся без изменений, обновления ставятся спокойно. Удобно, когда тексты различаются по видам договоров или по видам номенклатуры.

🔹 Создание счета на основании. В БП счет можно создать на основании коммерческого предложения или скопировать прошлый счет клиента (F9) — товары и цены перенесутся, останется поправить количество и дату.

⚠️ Правленый макет не обновляется вместе с конфигурацией. После крупного обновления сравните его с новым типовым: иногда в стандартный счет добавляют обязательные реквизиты, а ваш макет их не получит.

Правовые требования к тексту счета-оферты

Счет работает как оферта, только если в нём достаточно условий для заключения договора. Иначе это просто счет, и при споре придётся доказывать, о чём стороны договорились.

📌 Что должно быть в тексте:

• ✅ Предмет — наименование и количество товара или перечень услуг. Это берётся из табличной части счета.
• ✅ Цена и порядок оплаты — сумма есть в счете, добавьте условие о предоплате или постоплате.
• ✅ Срок для акцепта — до какой даты оплата считается принятием оферты.
• ✅ Сроки и способ передачи товара или оказания услуг: самовывоз, доставка, срок в рабочих днях.
• ✅ Указание, что оплата означает акцепт — согласие со всеми условиями счета.
• ✅ Порядок приёмки, возврата, ответственность — по желанию, но лучше коротко прописать.

Правовая основа — Гражданский кодекс РФ. Оферта должна содержать существенные условия договора и выражать намерение заключить его с адресатом. Совершение действий по выполнению условий, например оплата, признаётся акцептом. Письменная форма договора считается соблюдённой, если на письменную оферту ответили такими действиями.

Образец текста условий

Текст можно вставить в поле дополнительных условий и отредактировать под себя:

Настоящий счет является офертой. Оплата счета означает полное и безоговорочное
принятие (акцепт) условий, изложенных в нем. Счет действителен для оплаты
в течение 5 банковских дней с даты выставления.
Поставка товара осуществляется в течение 3 рабочих дней после поступления
оплаты на расчетный счет Поставщика. Способ передачи: самовывоз со склада
Поставщика либо доставка по согласованию сторон.
Товар принимается по количеству и качеству при получении. Право собственности
и риск случайной гибели переходят к Покупателю в момент передачи товара.
Цены указаны с учетом НДС. При оплате после истечения срока действия счета
Поставщик вправе изменить цену или вернуть оплату.

Счет-оферта не заменяет договор на крупные или длительные сделки. Поставки с отсрочкой, рамочные отношения, товары с особыми требованиями к качеству лучше оформлять полноценным договором: в двух абзацах внизу счета всё не уместить.

💡 Покупатель-юрлицо часто ставит в назначение платежа номер счета. Попросите об этом прямо в тексте: «В назначении платежа укажите номер и дату счета». Так проще доказать, что оплачен именно этот счет на этих условиях.

Отправка счета-оферты клиенту

Распечатывать счет на бумаге почти не приходится. Варианты отправки из 1С:

1. По электронной почте из печатной формы. В окне печати нажмите кнопку отправки письма. Программа приложит файл и подставит адрес из карточки контрагента. Учётная запись почты настраивается в Администрирование → Органайзер → Почта; если её нет, 1С предложит настроить при первой отправке.
2. Файлом PDF. В окне печати нажмите Сохранить, выберите формат PDF. Остальные форматы (XLSX, DOCX) клиент может случайно отредактировать — для оферты это лишнее.
3. Через ЭДО. Если подключён 1С-ЭДО или другой оператор, счет можно отправить контрагенту по электронному документообороту из формы документа. Подпись в этом случае электронная, а не картинка печати.
4. Ссылкой или через сервис. В части редакций есть отправка счета с возможностью оплаты онлайн. Если такой команды в форме нет — пользуйтесь почтой или PDF.

⚠️ Перед отправкой откройте PDF и посмотрите на второй странице, не «уехал» ли текст условий. При длинной таблице товаров условия переносятся на следующий лист, а печать остаётся на первом.

Как счет связывается с оплатой и отгрузкой

Счет-оферта в 1С не делает проводок. Зато он становится отправной точкой для всей цепочки документов.

Оплата

Когда покупатель платит, банковская выписка загружается документом «Поступление на расчетный счет». В его табличной части есть поле для выбора счета на оплату. Если в назначении платежа указан номер счета, при загрузке выписки программа часто подбирает его сама.

Связь со счетом нужна, чтобы в списке счетов было видно состояние оплаты. Ещё она помогает при НДС с аванса: предоплата по счету отражается как аванс, и счет-фактура на аванс выписывается автоматически обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс».

Проводка при поступлении предоплаты: Дт 51 Кт 62.02. После отгрузки аванс зачитывается автоматически: Дт 62.02 Кт 62.01.

Отгрузка

Из счета покупателю в БП создайте документ продажи кнопкой Создать на основании → «Реализация (акт, накладная, УПД)». Товары, цены и контрагент перенесутся. Счет станет основанием, и по нему будет видно, что заказ закрыт.

Проверка неоплаченных счетов

В списке Продажи → Счета покупателям видно, оплачен ли счет и есть ли по нему отгрузка. Отберите неоплаченные с истёкшим сроком — по ним оферта уже не действует, и при поступлении денег после срока нужно решить: исполнять на прежних условиях или вернуть оплату, как сказано в тексте счета.

Частые вопросы