Авансовый счёт-фактура в 1С: где лежит и как её выставить

Готовые авансовые счета-фактуры в 1С:Бухгалтерия 3.0 лежат в разделе Продажи → Счета-фактуры выданные — в списке у них вид «На аванс». А выставить их все разом за период проще через обработку Банк и касса → Счета-фактуры на аванс: она сама найдёт поступившие авансы и создаст документы.

Если нужного счёта-фактуры на аванс в 1С нет, чаще всего дело не в ошибке, а в настройке: программа по умолчанию может не регистрировать авансы, зачтённые внутри квартала. Ниже — где именно смотреть, как создать документ вручную, какие проводки по НДС он даёт и как сверить всё с книгой продаж.

Когда продавец обязан выставить счёт-фактуру на аванс

Счёт-фактура на аванс — это документ по НДС, который продавец выставляет покупателю при получении предоплаты. Основание — п. 3 ст. 168 НК РФ: на оформление отводится 5 календарных дней со дня поступления аванса.

НДС с предоплаты начисляется по расчётной ставке — 20/120 или 10/110. Это ключевое отличие от обычной реализации, где ставка прямая (20 % или 10 %).

Для продавца это обязанность: не выставил вовремя — рискует занизить НДС к уплате и получить претензии при проверке. Для покупателя авансовый счёт-фактура — основание заявить вычет НДС с перечисленной предоплаты, не дожидаясь отгрузки.

Авансовый счёт-фактура нужен не всегда. Его не оформляют, если:

• 🔹 отгрузка прошла в течение тех же 5 дней после аванса (можно не выставлять — позиция Минфина);
• 🔹 операция не облагается НДС или ставка 0 %;
• 🔹 продавец не плательщик НДС (УСН, освобождение по ст. 145 НК РФ);
• 🔹 цикл производства товара дольше 6 месяцев (п. 13 ст. 167 НК РФ) — при соблюдении условий.

Где в 1С найти выданные авансовые счета-фактуры

Все готовые документы собраны в одном списке:

Продажи → Счета-фактуры выданные

В колонке «Вид» у авансовых стоит значение «На аванс», у отгрузочных — «На реализацию». Чтобы оставить только авансовые, щёлкните по шапке колонки и отфильтруйте список по этому виду, либо воспользуйтесь полем поиска над таблицей.

Открыть конкретный документ можно и от платёжки. Зайдите в банковскую выписку (Банк и касса → Банковские выписки), откройте нужное Поступление на расчётный счёт и нажмите кнопку с подчинёнными документами («Структура подчинённости» или «Связанные документы») — там будет видно, выставлен ли по этому авансу счёт-фактура.

Третий маршрут — через сам инструмент регистрации:

Банк и касса → Счета-фактуры на аванс

После заполнения обработка показывает таблицу всех авансов периода и отмечает, по каким документ уже создан.

Почему счетов-фактур на аванс может не быть: настройка регистрации

Самая частая причина «пропажи» — настройка порядка регистрации. Она задаётся здесь:

Главное → Налоги и отчёты → НДС → Порядок регистрации счетов-фактур на аванс

Вариантов пять:

По умолчанию в типовой базе часто стоит «Не регистрировать зачтённые до конца квартала». При этой настройке аванс, который закрылся отгрузкой в том же квартале, счёта-фактуры не получит — и в списке вы его не увидите. Это не ошибка, а поведение по регламенту.

Как создать авансовый счёт-фактуру в 1С

Способ подходит, когда нужно выставить документы сразу за весь период.

1. Откройте Банк и касса → Счета-фактуры на аванс.
2. Задайте период (как правило, квартал или месяц).
3. Нажмите «Заполнить» — программа подберёт все авансы, по которым по текущей настройке положен счёт-фактура.
4. Проверьте список: суммы, контрагенты, ставка НДС.
5. Нажмите «Выполнить» — документы создаются и проводятся автоматически.

Вручную — через «Счёт-фактуру выданный»

Если нужен один документ (например, обработка его пропустила), создайте его напрямую:

• откройте Продажи → Счета-фактуры выданные и нажмите «Создать», выбрав вид «На аванс»;
• в поле «Расчётно-платёжный документ» подставьте платёжку, которой пришёл аванс;
• укажите контрагента, договор, сумму аванса и расчётную ставку (20/120 или 10/110);
• проведите документ.

Печать и передача покупателю

Чтобы распечатать документ , откройте его и нажмите «Печать» — 1С сформирует печатную форму счёта-фактуры по действующему формату. Передать покупателю можно на бумаге или через оператора ЭДО. Если у вас подключён электронный документооборот, авансовый счёт-фактуру удобно отправить прямо из карточки документа — он подписывается квалифицированной электронной подписью, как и обычный счёт-фактура.

При длительных непрерывных поставках в адрес одного покупателя закон допускает выставлять один счёт-фактуру на авансы за месяц — не позднее 5-го числа следующего месяца. Но это исключение; по умолчанию документ оформляют на каждую предоплату.

НДС с аванса: расчёт и проводки

НДС с предоплаты считают по расчётной ставке. Формула простая: сумма аванса × 20/120 (или × 10/110 для льготной ставки).

Пример: поступил аванс 120 000 ₽ по ставке 20 %. НДС = 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽.

Посчитать свою сумму можно здесь:

При проведении авансового счёта-фактуры и дальнейшей реализации 1С формирует такую цепочку:

Счёт 76.АВ — это «НДС по авансам и предоплатам». Начисленный с аванса налог «висит» на нём до отгрузки, а при реализации принимается к вычету.

Как аванс связывается с реализацией и вычетом НДС

Вычет начисленного с аванса НДС (проводка Дт 68.02 Кт 76.АВ) делается не вручную, а регламентной операцией по НДС.

Запустите закрытие месяца : Операции → Закрытие месяца. На шаге по НДС выполняется операция «Формирование записей книги покупок» — именно она принимает к вычету НДС с зачтённых авансов. Альтернативно тот же документ доступен через Операции → Регламентные операции НДС.

Условие вычета простое: аванс должен быть зачтён реализацией. 1С сопоставляет аванс и отгрузку по контрагенту и договору. Поэтому так важно, чтобы:

• 🔸 поступление аванса и реализация шли по одному договору;
• 🔸 договор имел вид «С покупателем»;
• 🔸 реализация была проведена до формирования записей книги покупок.

Частичная отгрузка

Отгрузка не всегда закрывает весь аванс сразу. Если реализация прошла на меньшую сумму, к вычету принимается НДС только с зачтённой части предоплаты, а остаток продолжает «висеть» на счёте 76.АВ до следующей отгрузки.

Пример: аванс 120 000 ₽ (НДС 20 000 ₽), первая отгрузка — на 60 000 ₽. К вычету пойдёт 60 000 × 20 / 120 = 10 000 ₽, оставшиеся 10 000 ₽ зачтутся при следующей реализации. 1С рассчитывает эти суммы сама при формировании записей книги покупок — вручную делить ничего не нужно.

Возврат аванса покупателю

Если сделка сорвалась и аванс вернули, начисленный с него НДС тоже принимается к вычету — но по другому основанию (п. 5 ст. 171 НК РФ). В 1С это отражает документ возврата (Банк и касса → Списание с расчётного счёта с видом операции «Возврат покупателю»), а вычет попадает в книгу покупок после очередного «Формирования записей книги покупок». Заявить его можно в течение года с даты возврата.

Проверка в книге продаж и книге покупок

Авансовый НДС проходит по учёту дважды, и обе записи стоит сверить.

Книга продаж (Отчёты → Книга продаж). При начислении НДС с аванса запись попадает сюда с кодом вида операции 02. Сумма налога увеличивает НДС к уплате.

Книга покупок (Отчёты → Книга покупок). При вычете после отгрузки запись появляется здесь с кодом вида операции 22. Сумма уменьшает НДС к уплате — так налог не задваивается.

Остатки по авансовому НДС удобно смотреть в оборотно-сальдовой ведомости:

• Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для счёта 76.АВ — покажет, по каким авансам НДС ещё не принят к вычету;
• ОСВ по счёту 62.02 — покажет незакрытые авансы покупателей.

Быстро проверить корректность поможет отчёт Отчёты → Анализ учёта по НДС и встроенная «Экспресс-проверка ведения учёта» — они подсвечивают авансы без счетов-фактур и расхождения между книгами и декларацией.

Если авансовый счёт-фактура не найден: что проверить

Разберём типичные ситуации, когда документа нет на месте.

Если после этих проверок документ так и не появляется, перезапустите обработку Банк и касса → Счета-фактуры на аванс за нужный период с кнопкой «Заполнить»: она пересоберёт список по текущим данным и настройкам.

Частые вопросы