Формируем транспортную накладную в 1С: от документа реализации до печати

Транспортную накладную в 1С удобнее всего получить из уже проведённого документа реализации: в его меню Печать выбираете форму транспортной накладной, 1С подставляет грузоотправителя, грузополучателя, перечень груза и реквизиты доставки, а вы дозаполняете данные перевозчика и машины. Отдельного «мастера» для ТН в типовых конфигурациях нет — документ строится поверх продажи или поставки.

Такой путь работает в 1С:Бухгалтерии 8.3, в Управлении торговлей 11 и в ERP. Разница только в том, из какого документа и раздела вы запускаете печать, и подключён ли в базе блок доставки с маршрутами и заданиями на перевозку.

Ниже — где именно лежит форма в каждой конфигурации, какие поля заполнять вручную, чем транспортная накладная отличается от старой ТТН и как перейти на электронную ТН через государственную систему ЭПД.

Что такое транспортная накладная и когда её оформляют

Транспортная накладная (ТН) подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом. Её форма закреплена Правилами перевозок грузов (Постановление Правительства РФ № 2200), а обязанность оформить — статьёй 8 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ).

ТН нужна, когда груз везёт сторонний перевозчик или когда транспортные расходы выделены отдельно и их нужно подтвердить для налога на прибыль. Если покупатель забирает товар самовывозом на своей машине, ТН не требуется — достаточно накладной на отгрузку.

Где в 1С искать форму транспортной накладной

Общий принцип одинаков во всех типовых конфигурациях на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси»: ТН не создаётся «с нуля», а печатается на основании документа отгрузки.

Отправная точка — проведённый документ реализации:

• 🧾 Бухгалтерия 3.0 — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
• 📦 Управление торговлей 11 — Продажи → Документы продажи (все), при включённом блоке доставки добавляется раздел Склад и доставка.
• 🏭 ERP / Комплексная автоматизия — Продажи → Документы продаж, плюс подсистема транспортной логистики.

Открыв нужный документ, ищите команду Печать. В выпадающем списке появятся доступные для этого документа формы, среди них — транспортная накладная. Набор форм зависит от релиза конфигурации: в свежих релизах ТН есть, в старых могла отсутствовать.

Чтобы не искать команду вслепую, вот откуда стартовать в каждой конфигурации:

Путь к самому документу реализации в БП 3.0, УТ 11 и ERP стабилен из релиза в релиз, а вот набор форм в меню Печать меняется — поэтому и важен актуальный релиз.

Как сформировать транспортную накладную в Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии 8.3 порядок такой:

1. Откройте раздел Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Найдите нужную реализацию или создайте новую: укажите контрагента, договор, склад и номенклатуру с количеством и ценой.
3. Проведите документ кнопкой Провести.
4. Нажмите Печать в командной панели документа и выберите в списке транспортную накладную.
5. Откроется форма с уже подставленными данными: грузоотправитель, грузополучатель, перечень груза, количество и масса — из строк реализации.
6. Дозаполните то, что 1С не знает: перевозчик, марка и госномер автомобиля, ФИО водителя, адреса погрузки и выгрузки, условия перевозки.

После заполнения форму можно вывести на печать или сохранить в файл (см. раздел о печати ниже).

Перед печатью проверьте массу груза и адрес погрузки — 1С подставляет эти поля не всегда, а без них накладную не примет ни перевозчик, ни налоговая при проверке расходов.

Если среди контрагентов нет перевозчика, заведите его в справочнике Справочники → Контрагенты заранее — тогда реквизиты подтянутся в форму автоматически, а не придётся вбивать их руками в каждую накладную.

Транспортная накладная в Управлении торговлей 11

В УТ 11 транспортную накладную тоже печатают из документа реализации в разделе Продажи. Порядок действий с кнопкой Печать такой же, как в Бухгалтерии.

Отличие появляется, если в базе включён функционал доставки. Включается он в разделе НСИ и администрирование → Склад и доставка. Тогда к перевозкам добавляются отдельные документы — задания на перевозку и маршруты, где машина и водитель задаются один раз на рейс, а не в каждой накладной.

При включённой доставке логика движется так:

• в документе доставки (или задании на перевозку) указывается перевозчик и транспортное средство;
• к рейсу привязываются конкретные отгрузки;
• транспортная накладная печатается уже с учётом данных о машине и маршруте.

Особенности в 1С:ERP и Комплексной автоматизации

В ERP и Комплексной автоматизации транспортная накладная работает по той же схеме, что и в УТ 11: печать из документа реализации плюс, при необходимости, блок транспортной логистики.

Разница — в масштабе управления перевозками. В ERP доступны полноценные задания на перевозку, учёт собственного автопарка, расчёт стоимости рейсов и привязка ТН к этим документам. Это нужно производственным и крупным торговым компаниям с большим объёмом отгрузок.

Для разовой отгрузки в ERP достаточно того же маршрута, что и везде:

1. Проведите документ реализации.
2. Вызовите Печать и выберите транспортную накладную.
3. Проверьте подставленные данные и дозаполните сведения о перевозчике и машине.

Если в компании ведётся транспортная логистика, ТН лучше формировать на основании транспортного заказа — тогда данные о рейсе, водителе и автомобиле подтянутся автоматически, без ручного ввода.

Как правильно заполнить ключевые разделы ТН

Форма ТН из ПП РФ № 2200 разбита на разделы: грузоотправитель, грузополучатель, груз, сопроводительные документы, перевозчик, транспортное средство, приём и выдача груза. 1С заполняет данные о сторонах и грузе, остальное — на вас.

Несколько мест, где чаще всего ошибаются:

• 🚚 Перевозчик и грузоотправитель — это разные стороны. Грузоотправитель — ваша организация (или покупатель), перевозчик — транспортная компания или ИП с машиной. Путаница в этих полях — самая частая причина переделки накладной.
• ⚖️ Масса груза. Указывают массу брутто. Если в номенклатуре 1С масса не заполнена, поле останется пустым — внесите вручную.
• 📍 Адреса погрузки и выгрузки берутся не из юридического адреса контрагента, а из фактических точек. Склад отгрузки и адрес доставки задавайте явно.
• 📄 Сопроводительные документы. В соответствующем разделе указывают реквизиты накладной на товар (ТОРГ-12 или УПД), сертификатов, паспортов качества.
• ✍️ Подписи и даты приёма/выдачи заполняет уже водитель и грузополучатель при передаче груза — эти поля на печатной форме остаются под ручное заполнение.

Ещё один документ, который путают с транспортной накладной, — путевой лист . Это внутренний документ перевозчика на работу водителя и машины, его ведёт транспортная компания, и в накладной на отгрузку он не формируется. Если вы грузоотправитель, путевой лист — не ваша зона ответственности, его оформляет перевозчик у себя.

Раздел «Сопроводительные документы на груз» заполняйте аккуратно: именно он связывает транспортную накладную с товарной. Инспектор при проверке первым делом сверяет, что реквизиты накладной на товар, указанные в ТН, совпадают с фактическим ТОРГ-12 или УПД по этой отгрузке.

Как распечатать, сохранить и выгрузить ТН

Когда форма заполнена, в её командной панели доступны стандартные действия 1С:

• Печать — вывод на принтер. Проверьте, что накладная умещается по ширине листа; при необходимости поменяйте ориентацию на альбомную.
• Сохранить — выгрузка в файл. Для документооборота обычно выбирают PDF, для доработки — таблицу .mxl или лист Excel.
• Отправить — вложение файла в письмо, если в базе настроена учётная запись почты.

Количество экземпляров зависит от числа сторон перевозки. По Правилам ТН составляют в трёх экземплярах: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. Если участников больше (например, несколько перевозчиков при переадресовке), экземпляров тоже больше.

Электронная транспортная накладная (ЭТН) через ГИС ЭПД

С сентября 2022 года действует государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Через неё оформляют электронную транспортную накладную (ЭТН) — юридически равнозначную бумажной.

Чтобы перейти на ЭТН, нужны три вещи:

1. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) у всех сторон перевозки.
2. Договор с оператором ЭДО, включённым в реестр операторов ГИС ЭПД. Обмен с государственной системой идёт только через такого оператора.
3. Согласие контрагентов работать с электронными перевозочными документами.

Форматы ЭТН утверждает ФНС — оператор их не меняет. Электронная накладная проходит через всех участников: грузоотправитель формирует и подписывает КЭП, перевозчик и грузополучатель подписывают свои разделы по мере движения груза.

В 1С электронный обмен перевозочными документами реализуется через встроенный механизм ЭДО, если ваш оператор его поддерживает. Набор возможностей зависит от релиза конфигурации и настроек оператора, поэтому перед переходом уточните у оператора ЭДО, подключён ли у него обмен с ГИС ЭПД и как он интегрируется с вашей версией 1С.

Отдельно про подпись. Для транспортной накладной стороны используют квалифицированную подпись — это требование к перевозочным документам в ГИС ЭПД. Для сотрудника, подписывающего от имени организации, может понадобиться машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС: формат задаёт налоговая, а не оператор. Уточните у своего оператора ЭДО, в каком виде он принимает доверенность.

ЭТН движется по участникам поэтапно: отправитель формирует документ и подписывает, перевозчик принимает груз и подписывает свой блок, грузополучатель — при выдаче. Пока очередной участник не подписал свою часть, накладная считается неоформленной до конца. Поэтому электронный обмен требует согласованности: если кто-то из сторон не готов работать через ЭДО, по этой перевозке придётся остаться на бумаге.

Частые вопросы