Где в 1С найти входящие и исходящие документы ЭДО и что с ними делать

Короткий ответ: в 1С входящие документы по ЭДО лежат в списке Текущие дела ЭДО — это раздел Продажи или Покупки → Текущие дела ЭДО. Там всё, что требует действия: подписать, утвердить, отразить в учёте. Уже обработанные входящие и исходящие документы ЭДО нужно смотреть в Архив ЭДО — в том же разделе меню.

Разница между двумя списками принципиальная. Текущие дела ЭДО — это рабочая очередь: документ исчезает из неё, как только цикл обмена закрыт. Архив ЭДО — полное хранилище за всё время, с фильтрами по направлению, контрагенту, статусу и дате. Если бухгалтер жалуется, что «входящий документ был и пропал» — он смотрит в очередь, а документ уже уехал в архив.

Ниже — где в 1С посмотреть входящие документы по ЭДО во всех конфигурациях, как добраться до них через карточку документа учёта и через служебные регистры, что значит каждый статус обмена, какие права нужны сотруднику и почему входящие иногда не приходят вообще.

Где в 1С входящие документы по ЭДО: четыре места, где они видны

Один и тот же входящий УПД виден в 1С сразу в нескольких местах — просто под разными углами. Понимание этой схемы снимает 80 % вопросов.

Текущие дела ЭДО — рабочая очередь

Путь: Продажи → Текущие дела ЭДО (тот же список открывается из раздела Покупки).

Список разбит на закладки-«вкладки дел», и каждая закладка — это конкретное действие:

• 📌 Отразить в учёте — входящий документ пришёл, но учётного документа в 1С по нему ещё нет;
• ✍️ Подписать — наши исходящие или входящие, где нужна наша подпись;
• 👍 Утвердить — ждёт визы ответственного (если включён маршрут утверждения);
• 🔗 Сопоставить номенклатуру — позиции из входящего УПД ещё не связаны со нашей номенклатурой;
• ⏳ Ожидается подтверждение — мы отправили, ждём ответ контрагента;
• ❗ Исправить — контрагент прислал запрос на уточнение или отказ.

Архив ЭДО — всё, что когда-либо приходило и уходило

Путь: Продажи → Архив ЭДО (или Покупки → Архив ЭДО).

Здесь нет деления на дела — есть обычный список с мощным отбором. Как в 1С посмотреть входящие документы по ЭДО именно за нужный период:

1. Откройте Архив ЭДО.
2. В поле Направление выберите Входящий.
3. Задайте период кнопкой выбора даты сверху списка.
4. При необходимости укажите контрагента и вид документа (УПД, Счёт-фактура, Акт, Торг-12, Счёт на оплату).
5. Двойным щелчком откройте карточку — внутри просмотр печатной формы, подписи, протокол обмена.

Кнопка Ещё → Изменить форму позволяет вывести в список колонки Состояние ЭДО, Документ учёта, Идентификатор. Это сильно ускоряет поиск, когда документов тысячи.

Из карточки документа учёта

Если номер поступления известен, идти через ЭДО-списки необязательно. Откройте Поступление (акт, накладная, УПД) и нажмите кнопку ЭДО в верхней панели:

• Просмотреть электронный документ — откроется исходный входящий документ с подписями;
• Пространство обмена / Список электронных документов — вся цепочка по этому документу: сам УПД, извещения, подтверждения оператора.

В списке документов поступления полезно добавить колонку Состояние ЭДО: сразу видно, у каких поступлений вообще нет электронного оригинала.

Служебные списки через «Все функции»

Когда интерфейс не помогает, выручает прямой доступ к объектам:

Главное меню → Сервис → Параметры → галочка Отображать команду «Все функции» → затем Главное меню → Все функции.

В открывшемся дереве разверните Справочники и Регистры сведений и ищите объекты, в названии которых есть «ЭДО» или «электронных документов» — там хранятся сами файлы, статусы, идентификаторы участников и протоколы. Смотреть эти списки можно, править данные в них вручную нельзя — рассинхронизируете обмен с оператором.

Точные пути меню по конфигурациям

Подсистема ЭДО одна и та же (библиотека электронных документов), а разделы интерфейса различаются.

В ЗУП 3.1 путь к настройкам может отличаться в зависимости от редакции и установленных библиотек: если раздела нет, ищите Обмен электронными документами через Все функции → Обработки.

Статусы ЭДО: что означает каждый и что делать

Половина вопросов «где входящий документ» на самом деле про статус: документ есть, но не там, где его ищут.

Как посмотреть входящие документы по ЭДО, если их не видно у конкретного пользователя

Типичная ситуация: у главного бухгалтера входящие на месте, у помощника список пустой. Дело почти всегда в правах.

Проверьте по порядку:

1. Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа — у пользователя должен быть профиль с правами на электронные документы (чтение и изменение).
2. В настройке Обмен электронными документами → Настройки ЭДО посмотрите, по какой организации идёт обмен. Если у пользователя ограничение доступа по организациям — он увидит только свои.
3. Проверьте ограничение доступа на уровне записей (RLS) по контрагентам и складам.
4. Убедитесь, что у пользователя есть доступ к сертификату подписи: Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки электронной подписи и шифрования.
5. Проверьте персональную настройку списка: кнопка Ещё → Установить стандартные настройки снимает случайно сохранённые отборы.

Что формируется в учёте при отражении входящего документа

Электронный УПД сам проводок не делает — их делает созданный на его основе документ учёта. Пример для входящего УПД на товар на 120 000 ₽, из которых НДС 20 000 ₽:

Счёт-фактура, полученный по ЭДО, создаётся отдельным объектом и попадает в книгу покупок на дату, определяемую по правилам НК РФ. Проверить попадание можно отчётом Отчёты → НДС → Книга покупок.

Отчёты и способы проверки, что ничего не потерялось

Контроль по ЭДО собирается из нескольких простых проверок:

• 📊 Архив ЭДО с отбором по направлению и периоду — базовая сверка: сколько входящих пришло за месяц.
• 🔍 Колонка Состояние ЭДО в журнале поступлений — показывает поступления без электронного оригинала.
• 🧾 Книга покупок (Отчёты → НДС) — проверка, что электронные счета-фактуры попали в вычет.
• 💰 Акт сверки взаиморасчётов (Покупки → Акты сверки расчётов с контрагентами) — расхождение суммы часто означает неотражённый входящий документ.
• 📁 Выгрузка файлов — в карточке электронного документа кнопка сохранения выгружает XML и файлы подписи на диск: пригодится для ответа на требование налоговой.
• 🔔 Регламентное задание обмена — Администрирование → Обслуживание → Регламентные и фоновые задания: если задание отключено, документы приходят только по ручному нажатию.

Типичные ошибки при поиске документов ЭДО

Если не помогло: альтернативные способы добраться до документа

Когда в 1С документа нет физически, работают обходные пути:

1. Личный кабинет оператора ЭДО в браузере. Все доставленные документы видны там независимо от состояния 1С. Если документ в кабинете есть, а в базе нет — проблема локальная: обмен, права, идентификатор.
2. Повторная загрузка из файла. В Текущих делах ЭДО есть команда загрузки электронного документа из файла — попросите контрагента выгрузить XML и подписи и загрузите их вручную.
3. Повторный запрос у контрагента. Отправка заново на правильный идентификатор решает большинство «потерь».
4. Проверка журнала регистрации. Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации, отбор по важности «Ошибка» за дату обмена — видно, падало ли фоновое задание.
5. Очистка кеша клиента. При странном поведении форм помогает запуск с ключом /ClearCache или удаление локального кеша 1cv8.

Как не терять входящие документы дальше

• ⏰ Включите регламентное задание обмена с интервалом 10–15 минут, чтобы входящие приходили сами.
• 👤 Назначьте ответственного за ЭДО и дайте ему права на электронные документы по всем организациям.
• 🔄 Проводите сопоставление номенклатуры сразу при первом обмене с новым поставщиком — потом документы будут отражаться в учёте одним нажатием.
• 📅 Поставьте в календарь контроль сертификатов подписи: истёкший сертификат останавливает обмен целиком.
• 🧹 Раз в месяц разбирайте закладку Исправить — отказы контрагентов любят копиться незамеченными.
• 🗂️ Не удаляйте документы из архива ЭДО: электронный оригинал с подписью — такой же документ для налоговой, как бумажный с печатью.

Частые вопросы