Приглашения в 1С: куда заходить, чтобы найти, принять и дать доступ

Приглашения в 1С живут в разных местах, и это зависит от того, кто вас зовёт. Приглашение контрагента к обмену ЭДО смотрят в самой базе, в форме Текущие дела ЭДО или в карточке контрагента. Приглашение в облачную базу 1С:Фреш или в 1С:Линк приходит письмом на почту, а принимается в личном кабинете сервиса.

Для обычной базы на компьютере или сервере организации приглашений нет вообще. Там администратор просто создаёт пользователя в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Если вам сказали «я вас пригласил», а письма нет, сначала выясните, о каком сервисе речь.

Какое приглашение вы ищете: сводная таблица

Слово «приглашение» в мире 1С означает минимум четыре разные вещи. Путаница начинается, когда бухгалтер ищет в базе то, что пришло на почту, и наоборот.

💡 Если в письме есть кнопка «Принять приглашение » или «Задать пароль», это облачный сервис. Если приглашение «висит» в программе рядом с документами контрагента, это ЭДО.

Приглашения к обмену ЭДО: где их видно в базе 1С

Это самый частый случай. Поставщик или покупатель хочет обмениваться счетами-фактурами и актами в электронном виде и отправляет вам приглашение. Пока вы его не примете, документы от него не придут.

Как открыть список приглашений

1. Нажмите на поле поиска в верхней части окна программы и наберите Текущие дела ЭДО.
2. Откройте найденную форму. В ней есть отдельная группа для приглашений.
3. Разделите для себя два потока:
   • 📥 входящие — контрагент ждёт вашего согласия;
   • 📤 исходящие — вы отправили приглашение и ждёте ответа.
4. Выделите входящее приглашение и примите или отклоните его командами формы.

Поиск по меню надёжнее любого пути: в разных релизах Бухгалтерии 3.0 ссылка на форму стоит в разных группах разделов Продажи и Покупки.

Как посмотреть статус по одному контрагенту

1. Откройте Справочники → Контрагенты и найдите организацию.
2. В карточке контрагента откройте меню ЭДО.
3. Посмотрите настройки обмена с этим контрагентом: там видно, принято ли приглашение и через какой идентификатор участника идёт обмен.

В том же меню есть команда отправки приглашения, если инициатива за вами.

Как отправить приглашение самому

Если первым хочет начать обмен ваша сторона, путь тот же — через карточку контрагента:

1. Убедитесь, что у вашей организации уже есть действующее подключение к ЭДО и сертификат электронной подписи .
2. Откройте карточку контрагента и в меню ЭДО выберите отправку приглашения.
3. Выберите свою организацию, если их в базе несколько.
4. Проверьте найденный идентификатор контрагента. Если программа его не нашла, укажите e-mail бухгалтерии контрагента: приглашение уйдёт ему письмом с предложением подключиться.
5. Отправьте приглашение и выполните обмен.

Дальше приглашение появится в группе исходящих и будет ждать ответа. Как только контрагент его примет, строка исчезнет из этой группы, а в настройках обмена с ним появится рабочее подключение.

💡 Пример. Вы отправили приглашение пяти поставщикам в понедельник. В четверг в исходящих осталось два. Значит, трое уже приняли, а двоим стоит позвонить: возможно, они работают у другого оператора и им нужно настроить роуминг.

Что проверить, прежде чем принимать

• 🔎 ИНН и КПП в приглашении совпадают с данными контрагента в справочнике.
• 🔎 Организация — у вас в базе может быть несколько своих юрлиц, приглашение адресовано конкретному.
• 🔎 Идентификатор участника — у одной компании их бывает несколько, например у разных операторов.

Приглашения в 1С:Линк и вход на порталы 1С

1С:Линк

1С:Линк открывает доступ через интернет к базе, которая стоит на компьютере или сервере организации. Владелец подключения добавляет пользователей в личном кабинете 1С:Линк по адресу электронной почты.

Что видит приглашённый сотрудник:

1. Приходит письмо со ссылкой на регистрацию или установку пароля.
2. По ссылке он задаёт пароль к учётной записи 1С:Линк.
3. После входа ему видны только те базы, к которым владелец дал доступ.

Учётная запись 1С:Линк и пользователь внутри базы — разные вещи. Пройдя по ссылке, сотрудник попадает к базе, но затем видит обычное окно входа 1С. Там нужен логин и пароль пользователя самой базы. Его заводит администратор, как описано ниже.

💡 Если сотрудник пишет «вошёл в Линк, но база просит пароль», значит, всё работает. Ему просто не сообщили пароль пользователя информационной базы.

Портал ИТС и users.v8.1c.ru

На портале ИТС и на сайте поддержки пользователей users.v8.1c.ru приглашений в привычном смысле нет. Доступ дают по логину интернет-поддержки после регистрации программного продукта. Именно этот логин потом вводят в базе в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы, чтобы работали обновления, проверка контрагентов и другие сервисы.

Если коллега «приглашает» вас на портал, обычно он просто передаёт логин организации. Безопаснее, когда у каждого сотрудника своя учётная запись, привязанная к той же организации.

Как приглашают пользователей в облачной 1С:Фреш

В облаке 1С:Фреш логика другая: пользователя нельзя просто завести в базе, его приглашают на уровне абонента — организации, которая оплачивает сервис.

Что делает администратор абонента

1. Входит в личный кабинет сервиса (менеджер сервиса).
2. Открывает список пользователей абонента и добавляет нового сотрудника по e-mail.
3. Отмечает, к каким приложениям (базам) у сотрудника будет доступ.
4. Задаёт роль сотрудника в абоненте: обычный пользователь или администратор.

После этого на указанную почту уходит письмо-приглашение.

Что делает приглашённый

1. Открывает письмо и переходит по ссылке.
2. Если учётной записи в сервисе ещё нет, регистрируется и задаёт пароль. Если уже есть — входит под ней.
3. В списке приложений появляется база, куда его пригласили.

Пример подключения бухгалтера к облаку

Компания взяла нового бухгалтера на участок зарплаты. Администратор абонента приглашает его по рабочему адресу, отмечает только базу зарплаты и оставляет роль обычного пользователя. Бухгалтер получает письмо, регистрируется и видит в своём кабинете одну базу. Доступ к бухгалтерской базе ему не нужен, и он его не получает.

Если позже понадобится вторая база, повторное приглашение не нужно: администратор просто отмечает ещё одно приложение у этого пользователя.

Права внутри облачной базы

Доступ к приложению ещё не означает, что сотрудник увидит все документы. Права внутри базы настраивают так же, как в локальной программе: через группы доступа. Администратор абонента открывает базу и проверяет, в какие группы доступа попал новый пользователь.

Доступ нового сотрудника к локальной базе и проверка прав

Если база стоит у вас (файловая или клиент-серверная), сотрудника никто не приглашает письмом. Его создают в самой базе, а логин и пароль передают лично.

Создать пользователя

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать и заполните полное имя.
3. Убедитесь, что вход в программу разрешён, и задайте имя для входа и начальный пароль.
4. По желанию включите требование сменить пароль при первом входе, чтобы администратор его не знал.
5. Сохраните пользователя.

Ссылка Пользователи становится доступна, когда в базе уже есть хотя бы один администратор. В новой пустой базе первого пользователя создают в Конфигураторе: Администрирование → Пользователи.

Назначить права

В Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1 права дают через группы доступа:

1. В карточке пользователя откройте команду Права доступа.
2. Включите нужные группы, например «Бухгалтер» или «Кадровик».
3. Если подходящей группы нет, создайте её в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа на основе готового профиля.

Проверить, что сотрудник видит нужное

• ✅ В списке пользователей у нового сотрудника нет пометки, что вход запрещён.
• ✅ Сотрудник входит в группы доступа под свою работу, но не в «Администраторы».
• ✅ Если включено ограничение по организациям, в группе доступа указаны нужные юрлица.
• ✅ Для клиент-серверной базы его компьютер видит сервер 1С (иначе ошибка будет до окна входа).

Не выдавайте новичку профиль «Администратор» на время, «пока разберётся». С этим профилем он может удалять пользователей, менять настройки учёта и загружать обновления.

Почему приглашение не приходит или не открывается

Чаще всего виноваты не программа и не сервис, а адрес, спам-фильтр или путаница между учётными записями.

Частые ошибки администраторов

• ❌ Один логин на отдел. Нельзя понять, кто провёл документ, а увольнение одного сотрудника требует смены пароля у всех.
• ❌ Приглашение без прав. Сотрудник принял приглашение в облако, но не попал ни в одну группу доступа и видит пустые разделы.
• ❌ Забытые доступы уволенных. В облаке учётную запись отключают в списке пользователей абонента, в локальной базе снимают разрешение на вход. Удалять пользователя не нужно: по нему остаётся история изменений документов.

Частые вопросы