Как сформировать и распечатать в ЗУП 3.1 справку для центра занятости по последнему месту работы

Справку о среднем заработке за последние три месяца для центра занятости в 1С ЗУП 8.3 печатают из документа увольнения: Кадры → Увольнения, откройте документ сотрудника и нажмите Печать. В списке печатных форм выберите справку о среднем заработке для ЦЗН. Программа сама возьмёт три полных календарных месяца перед месяцем увольнения, отработанные дни и начисления.

Если увольнение в базе не оформлено, справку на нужную дату всё равно можно сделать: через документ справки в журнале кадровых справок или через глобальный поиск по слову «ЦЗН». Ниже по шагам: где искать, что заполнить, как проверить суммы и что делать, когда цифры не сходятся.

Где в ЗУП 3.1 найти справку в центр занятости

Справка «для ЦЗН» в ЗУП 3.1 живёт в двух местах. Какое выбрать — зависит от того, уволен ли сотрудник в базе.

Глобальный поиск — поле с лупой в правом верхнем углу окна. Введите «центр занятости» или «ЦЗН», и программа покажет команды и объекты, где встречаются эти слова. Так быстрее, чем перебирать разделы вручную, особенно если интерфейс у пользователя урезан правами.

Через «Все функции»

Если раздел скрыт настройками, включите Главное меню → Сервис → Параметры → Отображать команду «Все функции». После этого в главном меню появится пункт Все функции. Там в ветке документов и отчётов ищите объекты со словами «справка» и «средний заработок».

Этот путь работает всегда, даже если администратор убрал команды из панели разделов.

Как выбрать нужную печатную форму среди справок

В ЗУП несколько справок со словами «средний заработок». Их легко перепутать, а центр занятости вернёт не ту бумагу.

• 📄 Справка о среднем заработке для ЦЗН — то, что нужно для пособия по безработице. Расчётный период — последние три месяца по последнему месту работы.
• 📄 Справка о заработке для расчёта пособий — за два календарных года, для больничных и декретных у нового работодателя. В центр занятости её не несут.
• 📄 Записка-расчёт (Т-61) — внутренний документ о расчёте при увольнении. Средний заработок там есть, но для ЦЗН он не подходит.
• 📄 Справка о доходах (2-НДФЛ для сотрудника) — доходы по месяцам с кодами. Это не справка о среднем заработке.

Ориентир простой: в названии нужной формы есть «центр занятости» или «ЦЗН». В документе «Увольнение» она стоит в меню Печать вместе с приказом Т-8 и запиской-расчётом.

Если в меню печати форм много, а нужной не видно, проверьте, не отключена ли она в настройках печати документа. Иногда пользователь когда-то сам убрал лишние пункты из списка, а потом забыл. Список печатных форм восстанавливается в том же меню Печать, через команду настройки или сброса списка. Если форма пропала у всех пользователей сразу, вопрос к администратору базы: её мог заменить внешний или переопределённый макет.

Какие параметры заполнить перед формированием справки

Если печатаете из «Увольнения», большая часть полей уже на месте. В отдельном документе справки заполните шапку сами.

Обязательные поля

1. Организация — та, из которой уволен сотрудник. В группе компаний не берите головную по привычке.
2. Сотрудник — выбирайте именно того, у которого дата увольнения. У совместителя в ЗУП два «сотрудника» на одно физлицо, и справка по внутреннему совместительству даст неполную сумму.
3. Дата увольнения — от неё программа отсчитывает три полных месяца назад.
4. Ответственные лица — руководитель и главный бухгалтер. Если подписанты не заполнены в карточке организации, графы подписи останутся пустыми.

Дополнительные сведения

Форма для ЦЗН содержит не только сумму. В ней указывают:

• ⏱ режим работы — полное или неполное рабочее время;
• 📅 сколько недель сотрудник работал за последние 12 месяцев перед увольнением;
• 🚫 периоды, за которые зарплата не начислялась, — отпуск без содержания, простой;
• 📝 основание увольнения из приказа.

Часть сведений ЗУП берёт из кадровой истории и графика работы. Неделю за 12 месяцев программа считает по фактически отработанному времени, поэтому ошибки в табеле сразу перейдут в справку.

Как ЗУП считает средний заработок за три месяца и какие периоды исключает

Методика для ЦЗН своя. Она отличается и от отпускного среднего, и от больничного. Основа — порядок, утверждённый постановлением Минтруда № 62 от 12.08.2003.

Расчётный период

Берутся три полных календарных месяца перед месяцем увольнения. Уволился 15 октября — считают июль, август и сентябрь. Октябрь в расчёт не попадает, даже если сотрудник отработал в нём половину месяца.

Что исключается

Из расчётного периода убирают время и суммы, когда:

• 🤒 сотрудник болел или был в декретном отпуске;
• 🏖 за ним сохранялся средний заработок — ежегодный отпуск, командировка, учёба с отрывом от работы;
• ⏸ был простой не по его вине;
• 🛑 он не работал по другим причинам с освобождением от работы.

Деньги за эти дни (отпускные, пособие по больничному) в заработок не входят. Дни тоже не входят. ЗУП определяет это по видам начислений: у отпускных и больничных стоит признак «не включать в базу среднего», а дни берутся из документов отсутствия.

Формула и пример

Средний дневной заработок = заработок за период ÷ отработанные дни. Среднемесячный заработок = средний дневной × среднемесячное число рабочих дней в расчётном периоде.

Пример. Оклад 60 000 ₽, пятидневка, увольнение в октябре.

Считаем:

1. Средний дневной: 166 363,64 ÷ 61 = 2 727,27 ₽.
2. Среднемесячное число рабочих дней: 66 ÷ 3 = 22.
3. Среднемесячный заработок: 2 727,27 × 22 ≈ 60 000 ₽.

Больничное пособие за сентябрь в сумму не вошло, пять дней болезни тоже. Поэтому средний остался на уровне оклада.

Где посмотреть, из чего сложились цифры

Расшифровку смотрите в справке: в табличной части по месяцам видны дни и суммы. Если месяц пустой или дни нулевые, откройте Зарплата → Начисления зарплаты и взносов за этот месяц и проверьте, есть ли у сотрудника строка.

Для периодов до начала учёта в ЗУП (например, после перехода с другой программы) заработок вводят документом «Данные для расчёта среднего заработка». Найдите его через глобальный поиск по названию. Без него первые месяцы окажутся пустыми.

Сверка с начислениями

Перед подписью сверьте итог справки с отчётом «Анализ начислений и удержаний» из раздела Зарплата → Отчёты по зарплате. Сформируйте его по сотруднику за те же три месяца.

• ✅ Сумма начислений в отчёте минус отпускные, больничные и другие исключаемые выплаты должна совпасть с заработком в справке.
• ✅ Если разница есть, в отчёте сразу видно, какой вид начисления её дал.
• ✅ Сверка занимает пару минут и снимает вопросы ЦЗН и самого сотрудника.

Неполный день, отпуск без содержания и короткий стаж

Сотрудник на неполном рабочем дне: в справке отметьте режим «неполное рабочее время». Средний считается из фактического заработка, пересчитывать на полную ставку не нужно.

Отпуск без сохранения зарплаты и прогулы: дни не оплачены, поэтому в заработок они не дают денег и в отработанные дни не попадают. Эти периоды отдельно перечисляют в справке как время, за которое зарплата не начислялась. ЗУП берёт их из документов «Отпуск без сохранения оплаты» и «Отсутствие». Если отсутствие отразили только в табеле без документа, в справке период может не появиться.

Принят в середине расчётного периода: первый месяц берётся частично, по фактическим дням и суммам. Прошлые месяцы у другого работодателя в справку не включают — она всегда по последнему месту работы.

Печать справки о среднем заработке и выдача сотруднику

Справку распечатайте, подпишите руководителем и главным бухгалтером, поставьте печать, если организация ею пользуется.

Порядок печати

1. Откройте документ «Увольнение» или документ справки.
2. Нажмите Печать и выберите справку для центра занятости.
3. Проверьте форму на экране: ФИО, даты, суммы по месяцам.
4. Если нужно поправить текст (например, основание увольнения), переключите табличный документ в режим редактирования и исправьте прямо в форме.
5. Распечатайте или сохраните кнопкой «Сохранить» в PDF или XLSX.

Правка в печатной форме не меняет данные в базе. Если ошибка в начислениях или табеле, исправьте документ-источник и сформируйте справку заново. Иначе при повторном запросе ЦЗН выдадите другую цифру.

Срок выдачи

Работник вправе запросить документы, связанные с работой, письменным заявлением. Работодатель выдаёт заверенные копии не позднее трёх рабочих дней со дня заявления (ст. 62 ТК РФ). Справку для ЦЗН обычно просят сразу после увольнения, поэтому лучше сформировать её в день расчёта.

Электронный обмен с ЦЗН

Центры занятости всё чаще получают сведения о заработке через межведомственный обмен с СФР (бывший ФСС и ПФР), а заявление на пособие подают через портал «Работа России». В таком случае бумажная справка может не понадобиться. Но если центр или сотрудник её запрашивают — справку выдают, и ЗУП её делает так, как описано выше.

Почему справка для ЦЗН формируется с ошибками

Типичные проблемы и их причины.

Частые вопросы о справке для центра занятости