Справка о доходах сотрудника в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: пути меню, форма для банка и сбои

Справка о доходах в 1С 8.3 ЗУП находится в разделе Налоги и взносы → Справки о доходах (НДФЛ) для сотрудников. Создайте документ, выберите организацию, сотрудника и год, нажмите Печать — получится справка о доходах и суммах налога по форме ФНС (бывшая 2-НДФЛ). Если нужна справка о заработной плате в свободной форме, например для банка, данные берут из отчётов раздела Зарплата → Отчеты по зарплате.

Где найти справку о заработной плате в 1С — зависит от того, в какой программе считают зарплату. В ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 путь разный, а в Управлении торговлей зарплату не рассчитывают вовсе.

Быстрее всего справку делать там, где лежат исходные начисления: в программе-источнике цифры точнее и проверяются за пару минут.

Какую справку просит сотрудник: два разных документа

Сотрудник говорит «дайте справку о зарплате», но под этим скрываются два разных документа. Уточните до того, как открывать 1С, — иначе придётся переделывать.

Название «2-НДФЛ» осталось в обиходе, хотя для налоговой отдельного отчёта 2-НДФЛ больше нет: сведения о доходах подают в составе 6-НДФЛ. Сотруднику же выдают «Справку о доходах и суммах налога физического лица». В 1С это тот самый документ из раздела НДФЛ.

📌 Правовая база простая:

• 📄 по пункту 3 статьи 230 НК РФ налоговый агент выдаёт справку о доходах по заявлению физлица;
• 📄 по статье 62 ТК РФ справку о заработной плате выдают по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней.

Справка о заработной плате в 1С 8.3 ЗУП: как найти и сформировать

В ЗУП 3.1 справка о доходах — отдельный документ. Он хранится в базе, его можно открыть повторно и распечатать через год.

Пошагово

1. Откройте Налоги и взносы → Справки о доходах (НДФЛ) для сотрудников. В старых релизах ЗУП 3.1 пункт назывался «Справки 2-НДФЛ для сотрудников» — ищите его там же, в разделе налогов.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните шапку:
   • Организация — та, от имени которой выдаётся справка;
   • Сотрудник — из справочника, в том числе уволенный;
   • Налоговый период — год, за который нужны доходы.
4. Нажмите Заполнить. Программа подтянет доходы по месяцам, коды доходов, вычеты, исчисленный и удержанный налог.
5. Проверьте суммы (как — ниже) и нажмите Провести.
6. Через Печать выведите форму, подпишите у руководителя или уполномоченного лица.

💡 Если сотрудник просил справку о доходах за два года — это два документа, по одному на каждый налоговый период. Форма ФНС на несколько лет не рассчитана.

Как проверить цифры перед печатью

Справка собирается из регистров НДФЛ, а не из начислений напрямую. Поэтому сверяйте её с налоговым регистром, а не с расчётным листком.

• 🔍 Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам → регистр налогового учёта по НДФЛ по этому сотруднику за год. Итоги должны совпасть со справкой.
• 🔍 Декабрьская зарплата попадает в доход декабря, даже если выплачена в январе. Датой получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена.
• 🔍 Отпускные, больничные и премии отражаются по дате выплаты. Отпускные, выплаченные в конце декабря за январский отпуск, — это доход декабря.

Коды, которые встречаются почти в каждой справке: 2000 — зарплата, 2012 — отпускные, 2300 — пособие по нетрудоспособности, 4800 — прочие доходы.

Где ещё в ЗУП найти данные о заработной плате

Если нужна не форма ФНС, а сводка по зарплате, откройте Зарплата → Отчеты по зарплате. Там есть:

• 📊 Расчетный листок — начисления, удержания и выплаты за месяц или период;
• 📊 Анализ начислений и удержаний — свод за любой период с разбивкой по видам расчёта.

Отчёт формируется за произвольный период: например, с апреля по сентябрь, если банк просит доход за последние шесть месяцев.

Справка о доходах в Бухгалтерии 3.0: путь и отличия

В Бухгалтерии 3.0 зарплату считают для небольших организаций, и справка о доходах там тоже есть. Логика та же, что в ЗУП: документ на сотрудника и год.

1. Откройте раздел Зарплата и кадры.
2. В группе команд по НДФЛ выберите справки о доходах для сотрудников. Если пункт не виден, включите учёт зарплаты в этой базе: Администрирование → Параметры учета → Настройки зарплаты.
3. Создать → организация, сотрудник, год → Заполнить.
4. Провести → Печать.

Для справки в свободной форме используйте Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате: расчётный листок и анализ зарплаты по сотрудникам за выбранный период.

Если работаете в Управлении торговлей 11

В УТ 11 нет расчёта зарплаты, кадрового учёта и учёта НДФЛ по сотрудникам. Справку о заработной плате делают в той программе, где зарплата начисляется: в ЗУП, в Бухгалтерии или в ERP с зарплатным блоком.

Как понять, где у вас считают зарплату:

• 🗂 спросите расчётчика, в какой базе проводятся документы «Начисление зарплаты»;
• 🗂 откройте список баз в окне запуска 1С: зарплатная база обычно названа по конфигурации — «ЗУП», «Зарплата», «Бухгалтерия»;
• 🗂 если база общая с бухгалтерией — ищите раздел Зарплата и кадры.

В КА 2 и ERP 2 зарплатный блок построен на той же основе, что ЗУП 3.1, и справка о доходах тоже лежит в разделе налогов и взносов.

Шаблон справки под требования банка

Банки чаще всего принимают и форму ФНС, и свою форму. Своя форма банка обычно требует данных, которых в справке ФНС нет: должность, дата приёма, стаж, средний доход за 6 или 12 месяцев «на руки», контакты бухгалтерии.

Есть три способа выдать такую справку из 1С — от простого к трудоёмкому.

Способ 1. Бланк банка и данные из отчёта

1. Скачайте бланк банка (обычно Word или PDF).
2. В ЗУП сформируйте Анализ начислений и удержаний по сотруднику за нужные месяцы.
3. Перенесите в бланк начислено, удержано НДФЛ, прочие удержания, к выплате по месяцам.
4. Должность и дату приёма возьмите из карточки сотрудника.

💡 Средний доход банк считает сам или просит указать «среднемесячный доход за вычетом НДФЛ». Пример: начислено за 6 месяцев 480 000 ₽, НДФЛ 13% — 62 400 ₽. На руки 417 600 ₽, в среднем 69 600 ₽ в месяц. Алименты и другие удержания по исполнительным листам вычитайте отдельно, если банк просит их указать.

Что обязательно должно быть в свободной форме

Если банк не дал своего бланка, справку составляют на бланке организации. Минимальный набор реквизитов:

1. Полное наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес.
2. Телефон бухгалтерии или отдела кадров — банк звонит для проверки.
3. Дата выдачи и исходящий номер по журналу.
4. ФИО сотрудника, должность, дата приёма, вид занятости (основное место или совместительство).
5. Таблица по месяцам: начислено, удержан НДФЛ, прочие удержания, к выплате.
6. Итог и среднемесячный доход за период.
7. Подписи руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой.

Пункты 1–4 берутся из карточек организации и сотрудника, пункт 5 — из отчёта по зарплате. Их удобно сохранить в Word-шаблон и менять только цифры.

Способ 2. Свой вариант отчёта

В форме отчёта откройте настройки, оставьте нужные поля (сотрудник, месяц, начислено, удержано, к выплате) и сохраните вариант под понятным именем, например «Справка для банка». В следующий раз выберите вариант, поменяйте сотрудника и период — и выведите на печать.

Способ 3. Своя печатная форма

Если справку выдают часто, программист делает внешнюю печатную форму на бланке организации. Её подключают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Типовую конфигурацию снимать с поддержки для этого не нужно.

Поправить существующий типовой макет без программиста можно там же, в группе Макеты печатных форм: откройте макет, внесите правку, сохраните. Справку о доходах по форме ФНС не правьте — форма утверждена налоговой, изменённый бланк не примут.

Как сделать справки о зарплате сразу для всех сотрудников

Ситуации, когда справки нужны массово: ликвидация организации, переход сотрудников в другое юрлицо, конец года, когда люди собирают документы на вычет.

Как ускорить работу:

• ⚡ Копирование документа. Создайте справку на одного сотрудника, затем копируйте её (F9), меняйте сотрудника и жмите Заполнить. Год и организация сохранятся.
• ⚡ Групповая печать. В списке справок выделите несколько документов с Ctrl или Shift и нажмите Печать — все формы выведутся одним пакетом.
• ⚡ Отчёт по подразделению. Расчётный листок и анализ начислений можно построить по всем сотрудникам подразделения сразу, отбором в настройках отчёта.
• ⚡ Самообслуживание. Сервис «1С:Кабинет сотрудника » подключается к ЗУП: сотрудник сам заказывает справку и расчётный листок, бухгалтер только подтверждает.

Что делать, если справка не формируется или выходит пустой

Чаще всего виноваты не настройки, а данные: программа не видит дохода в регистрах НДФЛ. Найдите свой симптом.

Если справка уже выдана с ошибкой, оформите новую с правильными суммами. Старую отметьте в журнале выдачи как недействительную.

Типичные промахи бухгалтеров

Ошибки, которые не связаны с программой, но всплывают постоянно:

• ❌ Справка от не той организации. В базе несколько юрлиц, сотрудник работал в двух. На каждого работодателя — своя справка.
• ❌ Справка за текущий год до закрытия месяца. Если зарплата за текущий месяц ещё не начислена, справка покажет доход без него. Предупредите сотрудника или делайте справку после расчёта.
• ❌ Свободная форма без реквизитов. Банк вернёт справку без ИНН, адреса, телефона бухгалтерии, подписи руководителя и главного бухгалтера.
• ❌ Перепутанные «начислено» и «на руки». Банку чаще нужна сумма после НДФЛ, визовому центру — до. Читайте формулировку в бланке.

Частые вопросы