Как выдать сотруднику справку с места работы из 1С: ЗУП, Бухгалтерия и ERP

В 1С:ЗУП 3.1 справка с места работы печатается из карточки сотрудника: Кадры → Сотрудники → откройте сотрудника → кнопка Печать → Справка с места работы. Программа сама подставит реквизиты организации, ФИО, должность, подразделение и дату приёма. Остаётся проверить данные, подписать у руководителя и отдать сотруднику.

В Бухгалтерии 3.0 готовой формы нет. Там справку собирают по шаблону из данных карточки сотрудника или подключают внешнюю печатную форму. Для УТ справку делают в той программе, где ведётся зарплата: в самой торговой конфигурации кадровых данных нет.

Что проверить в базе до печати справки

Справка — это выборка из кадровых документов. Если документы не проведены, в справке будут пустые поля. Перед печатью пройдитесь по короткому списку:

• 🧾 Приём на работу проведён. Без него у сотрудника нет должности, подразделения и даты приёма.
• 🔁 Последние кадровые переводы проведены. В справку попадёт должность на дату формирования. Перевод «висит» непроведённым — будет старая должность.
• 🏢 Карточка организации заполнена. Полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адрес, телефон.
• ✍️ Ответственные лица указаны. Руководитель и, при необходимости, главный бухгалтер или кадровик — их ФИО и должности выводятся в блок подписей.
• 💰 Зарплата начислена и проведена, если в справке нужен заработок. Непроведённые месяцы в расчёт не попадут.

Справка с места работы в 1С ЗУП 3.1: пошагово

Печать из карточки или списка

1. Откройте Кадры → Сотрудники.
2. Найдите сотрудника. Удобнее через строку поиска: достаточно первых букв фамилии.
3. Откройте карточку или просто выделите строку в списке.
4. Нажмите Печать и выберите Справка с места работы.
5. В окне печати проверьте дату справки, должность и дату приёма.
6. Отправьте на принтер или сохраните файл.

Если в меню Печать такой строки нет, проверьте права пользователя: печать кадровых форм доступна профилям с кадровыми правами. Под пользователем с ролью только расчётчика или только бухгалтера часть кадровых форм не видна. Попросите администратора базы добавить профиль доступа кадровика.

Правка текста прямо в окне печати

Окно предварительного просмотра в 1С — это табличный документ. Его можно редактировать. Нажмите на кнопку редактирования (значок карандаша над формой), и ячейки станут доступны для ввода.

Так удобно дописать разовую строку: «Справка выдана для предоставления в посольство» или «Находится в отпуске по уходу за ребёнком до 15.03». Изменения не сохраняются в макете. Следующая справка выйдет в исходном виде.

Другие справки, которые путают со справкой с места работы

Сотрудник часто просит «справку с работы», а нужна ему другая бумага. Уточните цель — и подберите форму:

Как сделать справку в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый. Сотрудники есть (Зарплата и кадры → Сотрудники), приём и перевод тоже оформляются. Отдельной печатной формы справки с места работы в типовой конфигурации нет. Рабочих вариантов три.

Вариант 1. Шаблон в Word с данными из 1С

Самый быстрый путь, если справок немного — две-три в месяц.

1. Сделайте шаблон справки в Word на бланке организации.
2. Откройте карточку сотрудника в Зарплата и кадры → Сотрудники.
3. Перенесите ФИО, должность и дату приёма из карточки и документа «Приём на работу».
4. Реквизиты организации возьмите из её карточки: их можно скопировать одной кнопкой в буфер.
5. Подпишите у руководителя, поставьте номер и дату.

Минус очевиден: ручной перенос. Ошибиться в дате приёма легко.

Вариант 2. Внешняя печатная форма

Внешняя печатная форма — файл .epf, который подключается к справочнику «Сотрудники» без изменения конфигурации. После подключения в меню Печать карточки появляется новая команда.

1. Включите дополнительные обработки: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → флажок Дополнительные отчеты и обработки.
2. Перейдите по ссылке Дополнительные отчеты и обработки и нажмите Добавить из файла.
3. Выберите файл .epf, укажите, в каких объектах размещать команду (справочник «Сотрудники»), и запишите.
4. Откройте любого сотрудника — команда справки появится в меню Печать.

Подключайте только обработки из надёжного источника. Внешняя обработка выполняет код с правами пользователя и видит всю базу, включая персональные данные.

Вариант 3. Справка о доходах вместо справки с места работы

Если сотруднику нужен подтверждённый доход, а не факт работы, в Бухгалтерии есть справка о доходах физлица. Её формируют в разделе Зарплата и кадры по данным начисленной зарплаты и удержанного НДФЛ.

Справка в 1С:ERP и Управлении торговлей

В 1С:ERP встроен полноценный блок кадрового учёта и расчёта зарплаты — по составу он близок к ЗУП. Справка с места работы печатается так же: откройте список сотрудников, выделите нужного и используйте команду Печать. Отличается только размещение разделов в командной панели ERP.

В 1С:Управлении торговлей 11 кадрового учёта нет. Сотрудники в УТ — это пользователи и физлица для документов, без приёма на работу и должностей по штатному расписанию. Поэтому справку берут из той программы, где ведётся зарплата: ЗУП, Бухгалтерии или ERP. Если в компании УТ работает в связке с ЗУП, кадровые данные живут только в ЗУП.

Что обязательно должно быть в справке

Единой утверждённой формы справки с места работы нет. Её содержание определяет работодатель, а часто — организация, которая справку запрашивает. Банки и посольства нередко дают свой бланк. Тогда типовую печатную форму 1С используют как черновик, а итог переносят на их бланк.

Минимальный набор реквизитов:

• 🏢 полное наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес и телефон для проверки;
• 🔢 исходящий номер и дата выдачи;
• 👤 ФИО сотрудника полностью;
• 💼 должность и структурное подразделение;
• 📅 дата приёма на работу и формулировка «работает по настоящее время»;
• ✍️ подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой, печать — если она используется в организации.

По запросу добавляют: вид занятости (основное место или совместительство), режим работы, оклад или средний доход за период, сведения об отпуске.

Сроки и бесплатность

По ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать справку о периоде работы и другие документы, связанные с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня письменного заявления сотрудника. Выдаётся бесплатно. Устная просьба формально не запускает срок, поэтому для кадров удобнее просить заявление — хотя бы по электронной почте.

Персональные данные

Справку выдают самому сотруднику. Отправить её напрямую в банк или другую организацию без письменного согласия работника нельзя: ст. 88 ТК РФ запрещает передавать персональные данные третьим лицам без согласия, кроме случаев, прямо указанных в законе.

Как передать справку сотруднику

На бумаге

Распечатайте из окна предварительного просмотра. Если справок несколько, в настройках печати задайте число копий — например, 2 экземпляра: один сотруднику, второй с отметкой о получении в дело.

В PDF по электронной почте

В окне печати есть кнопка Сохранить: выберите формат PDF или Word. Рядом — кнопка Отправить, она создаёт письмо с вложением. Для отправки из 1С нужна настроенная учётная запись почты в разделе Администрирование.

PDF без подписи — это копия. Если получателю нужен оригинал, справку подписывают на бумаге или электронной подписью.

Через кадровый ЭДО

Если в компании подключён кадровый электронный документооборот (например, сервис «1С:Кабинет сотрудника » вместе с ЗУП), сотрудник сам заказывает справку в личном кабинете или приложении. Кадровик видит заявку в ЗУП, формирует справку, подписывает электронной подписью и отправляет в кабинет. Сотрудник получает файл без визита в офис.

Электронная справка равнозначна бумажной, если работник дал согласие на кадровый ЭДО, а документ подписан электронной подписью работодателя.

Ускоряем выдачу справок, когда их десятки

На производстве и в рознице справки просят каждый день. Несколько приёмов экономят время кадровика:

• 📑 Групповая печать. В списке Кадры → Сотрудники выделите несколько строк с зажатым Ctrl и нажмите Печать → Справка с места работы. Программа выведет справки всех выделенных сотрудников одним документом.
• 🧩 Свой макет вместо ручной правки. Если каждый раз дописываете одну и ту же строку — измените макет один раз. Путь: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите макет справки поиском, откройте, внесите текст и запишите. Обновление конфигурации изменённый макет не затрёт, но новые поля из обновлений в нём не появятся — после крупных обновлений сравнивайте с типовым.
• 🖼️ Логотип и бланк. Добавьте шапку бланка в макет — и печатайте на обычной бумаге, а не на заранее отпечатанных бланках.
• 🗂️ Журнал выданных справок. Типовой ЗУП не ведёт реестр справок с места работы. Ведите его в таблице: номер, дата, ФИО, для кого выдана. При проверке трудовой инспекции этот журнал подтвердит соблюдение срока в три рабочих дня.
• 📲 Самообслуживание. Кадровый ЭДО снимает с кадровика ввод запроса: сотрудник оформляет заявку сам.

Когда справка выходит с ошибками

Частые вопросы