Среднемесячная зарплата и средний заработок в 1С:ЗУП: документы, отчёты, формулы

Средний заработок сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 хранится не в карточке, а в документах, которые его используют: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Увольнение». Откройте документ и нажмите значок карандаша рядом с полем «Средний заработок» — появится помесячная расшифровка базы. Среднемесячную зарплату «в целом» считают по отчётам раздела Зарплата → Отчеты по зарплате.

Какой путь выбрать, зависит от вопроса. Нужна сумма для отпускных или пособия — смотрите документ. Нужна средняя зарплата для справки, анализа ФОТ или сравнения отделов — стройте отчёт за 12 месяцев и делите итог на число месяцев.

Где в 1С ЗУП посмотреть средний заработок: три места

Программа не держит одну цифру «средняя зарплата сотрудника». Для каждого случая закон задаёт свой расчётный период и свой делитель, поэтому и показатель в базе — свой в каждом документе.

💡 Если начальство просит «средний заработок сотрудника» без уточнений, спросите, для чего. Для банка нужна среднемесячная сумма начислений, для отпуска — среднедневной заработок по правилам ТК.

Средний заработок в документах отпуска, больничного и командировки

Это самый точный источник: здесь видно, какие суммы программа взяла в базу, за какие месяцы и сколько дней учла.

Как открыть расшифровку

1. Перейдите в журнал нужного документа: Зарплата → Отпуска, Зарплата → Больничные листы или Зарплата → Командировки.
2. Откройте документ сотрудника. Если его ещё нет, создайте черновик и не проводите — средний рассчитается и так.
3. На вкладке с начислениями найдите поле «Средний заработок» (в отпуске — среднедневной, в больничном — тоже среднедневной).
4. Нажмите значок карандаша справа от суммы. Откроется форма с таблицей: месяц, начисления, отработанное время, учтённые дни.

В этой форме видно три вещи:

• 📅 период — какие месяцы попали в расчёт;
• 💰 заработок по месяцам — суммы начислений, которые входят в базу;
• ⏱ время — отработанные дни или часы, а для отпуска — пересчитанные календарные дни.

Печатная форма с расчётом

Сотруднику или проверяющему удобнее показать бумагу. В документе «Отпуск» и «Больничный лист» нажмите Печать и выберите форму «Расчет среднего заработка». В ней тот же расчёт: база, дни, итоговая сумма среднего.

Проверка формулы для отпуска

Сотрудник отработал 12 полных месяцев, начислено 720 000 ₽, все начисления входят в базу.

• Среднемесячный заработок: 720 000 ÷ 12 = 60 000 ₽.
• Среднедневной для отпуска: 720 000 ÷ (12 × 29,3) = 720 000 ÷ 351,6 = 2 047,78 ₽.
• Отпуск 14 дней: 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽.

Если месяц отработан не полностью, программа берёт за него не 29,3, а 29,3 ÷ календарные дни месяца × календарные дни, приходящиеся на отработанное время. Например, в июне (30 дней) сотрудник 10 дней был на больничном: 29,3 ÷ 30 × 20 = 19,53 дня.

Проверка формулы для командировки

Тот же сотрудник, 720 000 ₽ за 12 месяцев, отработано 247 дней по табелю.

• Среднедневной: 720 000 ÷ 247 = 2 914,98 ₽.
• Командировка 3 рабочих дня: 2 914,98 × 3 = 8 744,94 ₽.

Больничный: другой период и лимиты

Для пособия берут заработок за два предыдущих календарных года. Сумма за каждый год ограничена предельной базой для страховых взносов этого года. Итог делят на 730. Если вышло меньше минимума из МРОТ, программа берёт минимальный среднедневной.

Проверить, сработало ли ограничение, можно в той же расшифровке: там видна сумма по годам и признак учёта предельной базы.

Карточка сотрудника и расчётные листки

В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) поля «средний заработок» нет. Зато оттуда быстро открываются расчётные листки и история начислений — этого достаточно, чтобы прикинуть среднемесячную зарплату одного человека.

Как действовать:

1. Откройте карточку сотрудника.
2. В панели ссылок карточки выберите расчётные листки или начисленную зарплату (набор ссылок немного отличается по релизам).
3. Задайте период — 12 последних полных месяцев.
4. Сложите строку «Начислено» по всем месяцам и разделите на 12.

Для одного-двух человек этого хватает. Для отдела или всей организации быстрее отчёт.

💡 Плановый оклад из карточки — не средняя зарплата. В среднемесячную входят премии, доплаты, совмещение, а пропуски по болезни и отпуску её снижают. Сравнивайте именно начисления.

Отчёт «Свод начисленной зарплаты»: среднемесячная зарплата по факту

Отчёт находится в Зарплата → Отчеты по зарплате → Свод начисленной зарплаты. Он собирает все начисления за период по видам. Рядом в том же списке — «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)», он удобнее, когда нужна разбивка по месяцам.

Настройка отчёта под среднемесячную

1. Укажите период: например, с 1 октября прошлого года по 30 сентября текущего — 12 полных месяцев.
2. Отберите организацию, при необходимости — подразделение или конкретного сотрудника.
3. Откройте Настройки и включите группировку по сотрудникам, а для помесячного анализа — по периодам.
4. Сформируйте отчёт и возьмите строку итога по начислениям.
5. Поделите итог на 12 — получите среднемесячную начисленную зарплату.

Начисленная или выплаченная

Отчёт показывает начисления до удержания НДФЛ. Если нужна сумма «на руки», из итога вычтите НДФЛ и прочие удержания или постройте расчётные листки. Для справок и анализа ФОТ обычно берут начисленную сумму.

Что исключить вручную

В свод попадают все начисления, в том числе те, что в средний заработок по закону не входят:

• 🏖 отпускные и компенсация за отпуск;
• 🤒 пособия по больничному и оплата первых трёх дней за счёт работодателя;
• ✈️ оплата командировок по среднему;
• 🎁 материальная помощь и разовые выплаты, не связанные с оплатой труда.

Если цифра нужна «по правилам среднего заработка», группируйте свод по видам начислений и уберите эти строки. Если просто «сколько человек получает в месяц» — оставьте всё.

Какие начисления попадают в средний заработок: настройка видов начислений

Автоматический средний в документах зависит от того, как настроены виды начислений. Неверная галочка в одном начислении портит средний у всех сотрудников, которые его получали.

Где смотреть: Настройка → Начисления, откройте нужное начисление. В его карточке есть настройки учёта в среднем заработке — отдельно для отпусков и командировок (общий порядок) и для пособий по правилам 255-ФЗ.

Для пособий правило простое: в базу идут выплаты, облагаемые взносами в СФР (до 2023 года — ФСС). Для отпусков логика другая: учитываются только выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. Поэтому отпускные входят в базу больничного, но не входят в базу следующего отпуска.

Премии

Для премий в карточке начисления указывают, за какой период они начисляются. От этого зависит, как программа учтёт их в среднем: месячная — одна премия за каждый месяц расчётного периода, квартальная — не больше одной за каждый квартал, годовая за прошлый год — целиком, если начислена в расчётном периоде.

Если премия за неполностью отработанный период, а в положении о премировании она начислена пропорционально времени, её учитывают полностью. Если начислена без учёта отработанного времени — программа уменьшит её пропорционально.

Средняя зарплата по подразделениям и должностям

Для анализа ФОТ, бюджета и сравнения отделов нужен не средний одного человека, а средний по группе. Его строят в тех же отчётах раздела Зарплата → Отчеты по зарплате.

Порядок

1. Откройте «Свод начисленной зарплаты» или «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)».
2. В настройках добавьте группировку по подразделениям, а внутри — по сотрудникам.
3. Задайте один и тот же период для всех групп, например последние 12 месяцев.
4. Выгрузите отчёт в Excel кнопкой сохранения и посчитайте среднее по каждой группе.

Как считать, чтобы цифры были честными

Просто разделить ФОТ отдела на 12 и на число людей в штатке неверно: часть людей пришла или ушла в середине года. Корректнее делить на среднесписочную численность за тот же период. Отчёт по среднесписочной численности есть среди кадровых отчётов.

Пример. Отдел продаж: начислено за 12 месяцев 9 600 000 ₽, среднесписочная численность — 10 человек.

• Средняя месячная зарплата в отделе: 9 600 000 ÷ 12 ÷ 10 = 80 000 ₽.
• Если поделить на 12 человек, которые числились в отделе хотя бы день, выйдет 66 667 ₽ — заниженная цифра.

💡 Для сравнения по должностям добавьте в отчёт группировку по должности. Тогда видно, у кого в одной должности средняя выше и почему: премии, совмещение, сверхурочные.

Почему средний заработок в 1С не совпадает с ожидаемым

Сотрудник принёс свой расчёт, а программа показала другое. Обычно причина видна в расшифровке среднего заработка за минуту.

Частые вопросы