Удержанный налог с зарплаты в 1С: отчёты, регистры и проводки для проверки

Сведения об удержанном НДФЛ в 1С ЗУП 3.1 быстрее всего найти в разделе Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам: отчёты «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Регистр налогового учета по НДФЛ» показывают исчисленный и удержанный налог по каждому сотруднику. В 1С:Бухгалтерии 3.0 те же отчёты лежат в Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате, а сумму удержания по проводкам видно в карточке счёта 68.01.

Если цифры в отчёте и в 6-НДФЛ не сходятся, смотрите ниже: регистры, движения документов выплаты и типовые причины, по которым налог «висит» исчисленным, но не удержанным.

Как 1С считает и хранит удержанный НДФЛ

Чтобы понимать, где искать, нужно знать, в какой момент программа фиксирует удержание. Налог проходит три стадии, и каждая хранится отдельно.

Главное правило: исчисленный налог ещё не удержанный. По статье 226 НК РФ налоговый агент удерживает НДФЛ при фактической выплате дохода. В 1С это значит, что удержание появляется только после проведения ведомости или документа выплаты.

💡 Если зарплата начислена, а ведомость не создана, в отчётах вы увидите налог исчисленным, а строка «удержано» останется пустой. Это не ошибка программы, а отражение реальной ситуации.

Где физически лежат данные

В ЗУП 3.1 и в зарплатном блоке Бухгалтерии сведения по НДФЛ хранятся в регистрах накопления. Основные из них:

• 📌 «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» — исчисленный и удержанный налог в разрезе сотрудника.
• 📌 «Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ» — удержанный и перечисленный налог в разрезе организации и налогового органа.
• 📌 «Сведения о доходах НДФЛ» — доходы с кодами и вычетами, из них заполняется 6-НДФЛ.

Отчёты по НДФЛ строятся именно по этим регистрам. Поэтому, если отчёт показывает странную цифру, причину почти всегда видно в движениях конкретного документа.

Отчёты по удержанному НДФЛ в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Это основной способ ответить на вопрос «где найти сведения об удержанном НДФЛ». Документы открывать не нужно: отчёт собирает всё за период.

Пути к отчётам по конфигурациям

Какой отчёт что показывает

• 📊 «Анализ НДФЛ по месяцам» — сводка по сотрудникам: исчислено, удержано, перечислено помесячно. Удобен, чтобы найти людей с «хвостом» неудержанного налога.
• 📒 «Регистр налогового учета по НДФЛ» — налоговый регистр по статье 230 НК РФ. Показывает доходы по кодам, вычеты, налоговую базу и удержанный налог по датам. Его выдают проверяющим.
• 🔍 «Анализ НДФЛ по документам» (ЗУП) — показывает, каким документом исчислен и каким удержан налог. Именно он отвечает на вопрос «почему удержано не в том месяце».
• ⏰ «Контроль сроков уплаты НДФЛ» — сравнивает даты удержания и уплаты, подсвечивает просрочку.

Как настроить отчёт под задачу

1. Откройте нужный отчёт и задайте период. Для квартальной сверки — весь квартал целиком.
2. Укажите организацию. В холдинге с обособками без этого суммы смешаются.
3. Если нужен один сотрудник, откройте Настройки отчёта и добавьте отбор по полю «Сотрудник» или «Физическое лицо».
4. Нажмите Сформировать.
5. Для детализации сделайте двойной щелчок по сумме — откроется расшифровка до документов.

💡 В «Анализе НДФЛ по месяцам» удобно сравнить колонки «Исчислено» и «Удержано» на конец квартала. Разница по сотруднику — это налог, который ещё не удержан (например, зарплата за последний месяц, выплаченная уже в следующем).

Пример чтения отчёта

Сотрудник получает 60 000 ₽ в месяц, аванс не платится, зарплату выдают 5-го числа следующего месяца. Налог за месяц — 60 000 × 13% = 7 800 ₽.

Суммы совпали, но удержание каждого месяца относится к зарплате предыдущего. Мартовские 7 800 ₽ удержат только 5 апреля, и они попадут в данные второго квартала. Поэтому сверять удобнее по датам выплаты, а не по месяцам начисления.

Движения документов и регистры: проверка на уровне записей

Когда отчёт показывает сумму, но непонятно, откуда она взялась, спускайтесь до движений документа.

Движения конкретного документа

1. Откройте ведомость на выплату или документ «Начисление зарплаты».
2. В командной панели найдите команду просмотра движений документа (в меню Ещё или кнопкой с проводками ДтКт).
3. Выберите регистр «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».
4. Проверьте колонки: сумма, дата удержания, сотрудник, ставка.

Начисление создаёт записи об исчисленном налоге. Ведомость — записи об удержанном с датой выплаты. Если у ведомости в этом регистре пусто, удержания по ней программа не зафиксировала.

Регистр целиком через «Все функции»

Иногда нужно посмотреть все записи сразу, без отчётов.

1. Включите команду: Главное меню → Сервис → Параметры → флажок «Отображать команду “Все функции”».
2. Откройте Главное меню → Все функции → Регистры накопления.
3. Выберите «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».
4. Отберите список по сотруднику и периоду.

⚠️ Записи в регистрах вручную не правьте. Любая ручная правка ломает связь с документом-регистратором, и при перепроведении документа она пропадёт или задвоит суммы. Исправлять нужно сам документ.

Какой ведомостью удержан налог

В табличной части ведомости на выплату есть колонка с налогом к перечислению. По ней видно, сколько НДФЛ удерживается при этой выплате. Если сумма там нулевая, а налог исчислен, значит ведомость создана без учёта налога или налог был удержан раньше, например с аванса.

Карточка счёта 68.01 и проводки по НДФЛ в Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 3.0 удержанный НДФЛ видно не только в зарплатных отчётах, но и в бухгалтерском учёте. Это самый быстрый способ сверить «бухгалтерию» и «зарплату».

Какие проводки искать

Обратите внимание на первую строку: в Бухгалтерии проводку Дт 70 Кт 68.01 формирует документ выплаты, а не начисление зарплаты. Если выписка банка не связана с ведомостью, налог останется исчисленным, но не удержанным.

Как открыть карточку счёта

1. Отчеты → Карточка счета.
2. Счёт — 68.01, период — нужный квартал, организация.
3. Сформировать.

Кредитовые обороты — удержанный налог. Дебетовые — перечисленный или зачтённый. Чтобы увидеть, кто именно получил доход, сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 68.01 или посмотрите карточку счёта 70 с отбором по сотруднику.

💡 Кредитовый оборот 68.01 за квартал должен совпадать с удержанным налогом из «Регистра налогового учета по НДФЛ» за тот же период. Расхождение — первый сигнал, что какая-то выплата проведена не через ведомость.

Удержанный НДФЛ в 6-НДФЛ, справках и печатных формах

Если сведения нужны для отчётности или сотруднику, проще взять их из уже готовых форм.

Расчёт 6-НДФЛ

В разделе 2 расчёта 6-НДФЛ есть строка 160 — сумма удержанного налога за период нарастающим итогом. В разделе 1 налог расписан по срокам перечисления.

• В ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 расчёт создаётся в разделе Отчеты → Регламентированные отчеты (в ЗУП также Отчетность, справки → 1С-Отчетность).
• По строке можно сделать расшифровку: двойной щелчок по сумме открывает список сотрудников и документов, из которых она сложилась.

Справка о доходах для сотрудника

Сотрудник может попросить справку о доходах и суммах налога физического лица. В ней есть удержанный налог за год. Форма утверждена ФНС, старая справка 2-НДФЛ с 2023 года не применяется: теперь это приложение к 6-НДФЛ для налоговой и отдельная справка для сотрудника.

• В ЗУП 3.1: Налоги и взносы → Справки о доходах (НДФЛ) для сотрудников.
• В Бухгалтерии 3.0 справка находится в разделе Зарплата и кадры, в группе команд по НДФЛ.

Расчётный листок

В расчётном листке сотрудника налог показан в блоке удержаний. Но там сумма относится к месяцу начисления, а не к дате выплаты. Для проверки удержаний листок подходит плохо: лучше «Регистр налогового учета по НДФЛ».

Почему удержанный НДФЛ не отображается или не совпадает

Чаще всего проблема не в отчёте, а в том, что программа не видит факт выплаты. Ниже — симптомы и что проверить.

Порядок проверки при расхождении

1. Сформируйте «Анализ НДФЛ по месяцам» за квартал и найдите сотрудника с разницей.
2. По нему откройте «Анализ НДФЛ по документам» — увидите, каким документом исчислен и каким удержан налог.
3. Откройте ведомость и проверьте движения по регистру «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».
4. В Бухгалтерии сверьте с карточкой счёта 68.01: есть ли проводка Дт 70 Кт 68.01 по этой выплате.
5. Исправьте документ и перепроведите его. Затем перезаполните 6-НДФЛ.

⚠️ Если расчёт 6-НДФЛ за период уже сдан, после перепроведения документов прошлого квартала цифры изменятся. Перед правкой сохраните сданную версию отчёта, чтобы при необходимости подать уточнённый расчёт и объяснить разницу.

Особый случай: зарплата в ЗУП, выплата в Бухгалтерии

При связке ЗУП + Бухгалтерия начисление и ведомости обычно ведутся в ЗУП, а оплата проходит в Бухгалтерии. Удержанный налог в ЗУП фиксирует ведомость, в Бухгалтерии — документ списания по ведомости. Если ведомость не выгрузилась или выплату провели без неё, данные двух баз разойдутся. Сначала проверьте, что каждая ведомость из ЗУП дошла до Бухгалтерии и связана с выпиской.

Частые вопросы