Табель в 1С ЗУП 3.1: от пустого списка до печатной формы Т-13

Табель учета рабочего времени в 1С ЗУП 3.1 находится в разделе Зарплата → Табели. Там создают документ «Табель» за месяц или часть месяца, заполняют его кнопкой «Заполнить» и печатают форму Т-13 из самого документа.

Есть нюанс, который путает почти всех, кто переходит со старых программ. ЗУП 3.1 по умолчанию считает зарплату по отклонениям: норма берётся из графика работы, а неявки — из больничных, отпусков и командировок. Поэтому сформировать табель для расчёта не обязательно. Он нужен, когда факт расходится с графиком или когда табель Т-13 требуют для проверки, архива или подписи руководителя.

Где в интерфейсе ЗУП искать табель и отчёт по нему

В программе два разных объекта с похожими названиями. Их легко перепутать.

Пути одинаковы в ЗУП 3.1 и в версии КОРП. В 1С:Бухгалтерии 3.0 документа «Табель» нет: там зарплату считают по окладу без учёта часов.

💡 Если нужен просто бумажный Т-13 за месяц, а в графиках и документах-отклонениях всё верно, отчёта из Отчеты по зарплате хватит. Документ создавать не придётся.

Когда документ «Табель» действительно нужен

• 🕐 Сотрудник отработал не по графику: ушёл раньше, задержался, вышел в другую смену.
• 🏭 Сменная работа, где часы каждый месяц разные и график заранее не составишь.
• 🌙 Нужно отразить ночные часы или работу в выходной, а отдельный документ под это не ведут.
• 📥 Табель приходит из СКУД или от мастера цеха, и его проще загрузить целиком.

Как создать табель за месяц: порядок действий

Перед созданием проверьте две вещи. Графики работы заполнены на текущий год, а все кадровые документы и отклонения за месяц уже проведены. Иначе табель заполнится неверно, и его придётся перезаполнять.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Зарплата → Табели.
2. Нажмите «Создать».
3. Укажите месяц. По умолчанию табель берётся за весь месяц, но период можно сузить: например, с 1 по 15 число для расчёта аванса по факту.
4. Выберите организацию и, если нужно, подразделение. Один табель на подразделение удобнее проверять и подписывать.

Шаг 2. Заполните по графику

Нажмите «Заполнить». Программа подставит сотрудников, работавших в подразделении в этом месяце, и разложит часы по дням:

• 📅 рабочие дни — по графику сотрудника;
• 🏖 отпуска, больничные, командировки — по проведённым документам;
• 🚪 даты приёма и увольнения — по кадровым приказам.

Справа от сотрудника видны итоги: сколько дней и часов он отработал и сколько отсутствовал по каждому коду.

Шаг 3. Проверьте и проведите

Пробегитесь глазами по столбцу итогов. Если у человека на окладе с пятидневкой 40-часовой недели в месяце 22 рабочих дня, а в табеле стоит 21 день, ищите причину в отдельной ячейке. Потом нажмите «Провести и закрыть».

Коды явок и неявок: как читать отклонения в табеле

Каждая ячейка табеля — это код вида времени и число часов. Коды соответствуют буквенным обозначениям формы Т-13. Самые частые:

В одной ячейке может быть несколько кодов. Типичный пример: сотрудник отработал 8 часов дневных и 2 часа ночных, тогда в ячейке будет Я 8 и Н 2. Двойной щелчок по ячейке открывает окно, где видны все коды за этот день.

Как найти отклонения быстро

На экране отклонение от графика заметнее всего по итогам строки. Сравните итог часов с нормой месяца из производственного календаря. Расхождение больше пары часов почти всегда означает одно из трёх:

1. Не проведён документ-отклонение, и программа считает человека на работе.
2. Сотрудник принят или уволен в середине месяца, и это правильно.
3. Ячейку правили вручную и ошиблись.

💡 Код НН полезно ставить в день, когда человек не вышел и ещё не принёс объяснение. Когда принесёт больничный, проведите больничный и перезаполните табель. Код НН исчезнет сам.

Ручная правка часов, ночные и сверхурочные

Правка отдельного дня

Выделите ячейку, дважды щёлкните, поменяйте код или часы. Чтобы обнулить день, удалите строку кода в открывшемся окне и поставьте нужный, например В для выходного.

Если нужно исправить сразу много дней, проще подправить график или ввести индивидуальный график сотрудника. Индивидуальный график — это план на месяц, табель — это факт. Правка плана сразу отражается во всех расчётах, которые на него опираются.

Сверхурочные: табель или отдельный документ

Часы с кодом С можно проставить прямо в табеле. Но для правильной оплаты лучше вести отдельный документ о сверхурочной работе. Он доступен после того, как в Настройка → Расчет зарплаты отмечен флажок про учёт сверхурочной работы. Документ сразу регистрирует и время, и начисление по повышенной ставке.

Закон задаёт рамки, которые полезно держать в голове при вводе:

• ⏱ не более 4 часов в течение двух дней подряд и не более 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ);
• 💰 первые 2 часа оплачиваются минимум в полуторном размере, следующие — минимум в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Пример. Оклад 66 000 ₽, норма месяца 176 часов. Часовая ставка: 66 000 / 176 = 375 ₽. Сотрудник переработал 3 часа в один день. Оплата: 2 × 375 × 1,5 = 1 125 ₽ плюс 1 × 375 × 2 = 750 ₽. Итого 1 875 ₽ сверх оклада.

Сверхурочные, введённые только кодом в табеле без начисления, могут не попасть в оплату — проверьте строку в документе начисления, прежде чем закрывать месяц.

Работа в выходной

Логика та же. Код РВ в табеле фиксирует время, а оплату или выбор отгула удобнее оформлять документом о работе в выходные и праздничные дни. Его тоже включают в настройках расчёта зарплаты.

Как табель учета влияет на расчёт зарплаты

Порядок месяца в ЗУП 3.1 такой: кадровые документы → отклонения → табель (если нужен) → «Начисление зарплаты и взносов». Документ начисления берёт отработанное время из табеля, а если табеля за период нет — из графика с учётом отклонений.

Посмотреть, откуда пришли часы, можно в документе начисления. Откройте строку начисления «Оплата по окладу» и сравните дни и часы с табелем. Цифры должны совпасть.

Если табель исправили после закрытия месяца

Зарплату за прошлый месяц перепроводить не нужно. Исправьте табель и проведите его. В следующем начислении программа покажет перерасчёт: доначислит или сторнирует разницу за прошлый период. Это штатный механизм, и он сохраняет уже сданную отчётность нетронутой.

Аванс по отработанному времени

Если аванс считают «расчётом за первую половину месяца», заранее проведите табель за 1–15 число. Тогда в аванс попадут фактические часы, а не плановые по графику.

Печать формы Т-13 и выгрузка в Excel

Унифицированная форма Т-13 утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. С 2013 года формы первичных документов организация вправе разрабатывать сама (ст. 9 Закона № 402-ФЗ), но учёт рабочего времени вести обязана. Большинство компаний оставляет Т-13: её знают и инспекторы, и бухгалтеры.

Из документа

1. Откройте проведённый табель.
2. Нажмите «Печать» и выберите форму Т-13.
3. Проверьте шапку: организацию, подразделение, ответственных лиц.

Подписантов программа берёт из настроек организации. Если их нет, впишите в форме вручную или заполните ответственных лиц в карточке организации.

Из отчёта

Отчёт «Табель учета рабочего времени» в Зарплата → Отчеты по зарплате строит Т-13 за любой период и по любому подразделению. Он собирает всё время из графиков, отклонений и табелей. Документ «Табель» для этого не нужен.

Как сохранить в файл

В окне печатной формы или отчёта есть кнопка сохранения (значок дискеты). Форматы:

• 📊 xlsx — если табель будут дорабатывать или сверять в Excel;
• 📄 pdf — для отправки руководителю на подпись или в архив;
• 🖨 печать сразу на принтер — форма Т-13 широкая, ставьте альбомную ориентацию.

Почему табель заполняется неправильно: разбор ошибок

Что проверить перед закрытием месяца

Короткий список, который ловит большую часть расхождений до расчёта:

1. Все больничные и отпуска за месяц проведены.
2. Графики заполнены на текущий год, праздничные дни на месте.
3. Табели по подразделениям не пересекаются по сотрудникам и датам.
4. Итог часов у штатных сотрудников с полным месяцем равен норме календаря.

Частые вопросы