Как оформить товарную накладную в 1С и выдать ТОРГ-12 покупателю

Отдельного документа с названием «Товарная накладная» в 1С нет. ТОРГ-12 — это печатная форма документа реализации. Чтобы её получить и распечатать, оформляют документ Реализация (акты, накладные, УПД) в разделе Продажи, проводят его и нажимают кнопку Печать. Поэтому поиск накладных — это поиск по журналу реализаций.

Такой подход сбивает с толку новичков: они ищут в меню пункт «Товарные накладные» и не находят. Создание, проведение и печать ТОРГ-12 идут от одного документа — реализации товаров. Ниже разберём путь в меню для разных конфигураций, пошаговое оформление, настройку бланка и нумерации, а также ошибки, из-за которых накладная печатается криво или не проводится.

Где лежат документы реализации в разных конфигурациях

Накладная формируется из документа продажи. Его расположение зависит от конфигурации, но раздел всегда называется Продажи.

В 1С:Бухгалтерии один журнал объединяет все виды отгрузок — товары, услуги, комиссию, отгрузку без перехода права собственности. В Управлении торговлей продажа часто идёт по цепочке «Заказ клиента → Реализация товаров и услуг», и список документов продажи шире.

Один и тот же журнал показывает и уже выписанные накладные, и кнопку для создания новой. То есть «где найти готовые» и «где сделать новую» — одно и то же место.

Как создать реализацию и получить накладную: пошагово

Порядок одинаков для большинства конфигураций. Покажу на 1С:Бухгалтерии 3.0.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите Реализация.
2. Выберите вид операции Товары (накладная, УПД). Для услуг или смешанной отгрузки — соответствующий вид.
3. Заполните шапку: контрагент, договор, склад, организация. Если контрагента ещё нет в базе — создайте карточку прямо из поля выбора.
4. В табличной части подберите номенклатуру кнопкой Подбор или добавьте строки вручную. В форме подбора удобно включить показ остатков и цен — так сразу видно, хватает ли товара на складе и по какой цене он уходит. Укажите количество, цену и ставку НДС.
5. Проверьте счета учёта. В типовой настройке они подставляются автоматически по виду номенклатуры, менять их вручную обычно не нужно.
6. Нажмите Провести. Пока документ не проведён, печатная форма будет считаться черновиком.

После проведения реализация формирует проводки по выручке, себестоимости и НДС — их стоит проверить перед печатью накладной. Для продажи товаров с НДС набор стандартный:

Если организация на УСН и без НДС, последней проводки не будет, а выручка пойдёт на 90.01.1 без аналитики по НДС. Себестоимость спишется по той схеме учёта, которая задана для товаров (ФИФО или по средней).

Накладную не обязательно набивать с нуля. Если раньше выставляли счёт покупателю или заказ клиента, откройте этот документ и нажмите Создать на основании → Реализация (акты, накладные, УПД) — шапка и строки перенесутся, останется проверить количество и провести.

Печать ТОРГ-12 и настройка бланка

После проведения накладная печатается в пару кликов.

1. В проведённом документе нажмите Печать.
2. Выберите Товарная накладная (ТОРГ-12). Рядом в списке есть Универсальный передаточный документ (УПД) — он заменяет связку «накладная + счёт-фактура».
3. Откроется печатная форма. Проверьте реквизиты, при необходимости отправьте на принтер или сохраните в PDF.

Чтобы в накладной стояли подписи и печать, а не пустые поля:

• 👤 Заполните ответственных лиц организации (руководитель, бухгалтер) в карточке организации. Без них графы «Отпуск разрешил» и «Главный (старший) бухгалтер» останутся пустыми.
• 🖊 При необходимости загрузите факсимиле подписей и печати в карточку организации — тогда они подставятся в форму автоматически. Это удобно для электронной выдачи накладной.
• 📦 Проверьте, что у покупателя заполнен грузополучатель и адрес, иначе соответствующие строки ТОРГ-12 будут пустыми.

Форма ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата № 132. С 2013 года унифицированные формы необязательны: компания вправе применять собственный бланк первички, закрепив его в учётной политике (основание — ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но ТОРГ-12 остаётся самой привычной формой, и контрагенты её ждут.

Когда на отгрузку нужно сразу несколько бумаг — накладная, счёт-фактура, иногда счёт на оплату, — не печатайте их по одной. В меню Печать выберите Комплект документов: там отмечаются галочками нужные формы и указывается число экземпляров каждой. Это удобно, если покупателю требуется два экземпляра накладной — себе и поставщику.

Как настроить нумерацию накладных

Номер документу присваивается автоматически при записи. Нумерация обычно сквозная внутри года и сбрасывается 1 января. Ручное вмешательство нужно редко, но знать механику полезно.

• Префикс организации. Если фирм несколько, задайте разным организациям разные префиксы в карточке организации — номера не будут пересекаться.
• Разрыв нумерации. Он возникает, когда документ создан, но не записан, либо удалён. Это нормально: закон не требует непрерывной нумерации первички, важно отсутствие дублей.
• Ручная правка номера. Менять номер вручную без необходимости не стоит — так легко получить два документа с одинаковым номером. Если правка всё же нужна, в поле номера снимается автонумерация для конкретного документа.

Поиск и отбор документов в журнале продаж

Когда накладных накопились сотни, помогает не прокрутка, а поиск и отбор.

• 🔎 Быстрый поиск — поле поиска в командной панели списка (или Ctrl+F). Ищет по видимым колонкам: контрагенту, сумме, комментарию.
• 📅 Отбор по периоду — кнопка выбора периода над списком. Сразу отсекает всё, кроме нужного месяца или квартала.
• 🧩 Настройка списка — команда Ещё → Настроить список. Здесь задают отбор сразу по нескольким полям: контрагенту, складу, статусу проведения, сумме.
• ↕ Сортировка по колонке — клик по заголовку колонки упорядочивает список по дате, номеру или сумме.

Если нужно найти накладную по конкретной номенклатуре, удобнее идти не от журнала реализаций, а от отчёта по продажам или карточки номенклатуры — там видно, в какие документы попал товар.

В списке реализаций полезно вывести колонки статуса: проведён ли документ и в каком состоянии электронный обмен по нему. Так сразу видно, какие накладные ещё не отправлены контрагенту или зависли без подписи. Состав колонок настраивается всё в той же команде Ещё → Настроить список на вкладке с выводимыми полями.

Электронная ТОРГ-12 и обмен через ЭДО

Бумажная накладная всё чаще заменяется электронной. В 1С это делается через встроенный сервис обмена электронными документами.

Электронная ТОРГ-12 и электронный УПД имеют тот же юридический вес, что и бумажные, если подписаны электронной подписью и переданы через оператора ЭДО. Для счёта-фактуры и УПД со статусом счёта-фактуры подпись должна быть квалифицированной (КЭП). Первичку без функции счёта-фактуры стороны по соглашению вправе подписывать и неквалифицированной подписью — но на практике почти все используют КЭП.

Типичный маршрут электронного документа проходит несколько статусов. Понимание статуса подсказывает, чья очередь действовать.

Чтобы отправка работала, в базе должен быть настроен оператор ЭДО и действующий сертификат подписи. Настройка ведётся в разделе Администрирование — в блоке обмена электронными документами. Там же создаётся учётная запись ЭДО и подключается сертификат.

Если контрагент обслуживается у другого оператора, обмен всё равно возможен через роуминг — операторы связаны между собой. Перед первой отправкой стороны обмениваются приглашениями: пока приглашение не принято, документы уходить не будут. Это частая причина, по которой «кнопка отправки есть, а накладная не доходит».

Как исправить уже проведённую накладную

Ошибку в накладной, по которой уже отчитались или отгрузили товар, задним числом не переписывают — для этого есть отдельный документ.

• Корректировка реализации. Создаётся на основании исходной реализации: открываете документ и выбираете Создать на основании → Корректировка реализации. Внутри — два сценария:
  • Исправление в первичных документах — когда в накладной допущена техническая опечатка (не та цена, не то количество). Формируется исправленная версия того же документа.
  • Корректировка по согласованию сторон — когда стороны договорились изменить количество или цену уже после отгрузки (например, часть товара вернули). Создаётся новый период корректировки.
• Повторная печать. Из корректировки печатается уже исправленная ТОРГ-12 или УПД — с тем же составом команд в меню Печать.

Если же товар возвращает покупатель, используется не корректировка, а отдельный документ возврата — он формирует обратные движения по складу и расчётам. Создавать его тоже удобнее на основании исходной реализации, чтобы перенести состав товаров и не искать их вручную.

Типичные ошибки при работе с накладными

Отдельно про копирование: создавать новую реализацию копией старой удобно, но после копирования проверьте дату, номер и остатки — иначе легко провести документ задним числом и задвоить движения.

Частые вопросы