Транспортная накладная в 1С: откуда печатать и где искать список

Бумажная транспортная накладная в 1С — это обычно не отдельный документ, а печатная форма. Откройте документ отгрузки (Реализация товаров и услуг, перемещение) и нажмите Печать → Транспортная накладная. Если в базе ведётся доставка, накладные удобнее печатать пачкой из документа Задание на перевозку: Склад и доставка → Доставка → Задания на перевозку.

Поэтому вопрос «где найти транспортные накладные в 1С» почти всегда сводится к двум вещам: из какого документа печатать и почему нужной команды не видно. Ниже — пути для 1С:Управление торговлей 11, Комплексной автоматизации 2, ERP и Розницы, а также приёмы, которые помогают, когда меню не совпадает с инструкцией.

Короткая карта: где лежит транспортная накладная в разных конфигурациях

Сначала определите, что именно вы ищете. В 1С под словом «накладная» живут три разные вещи.

Пути по конфигурациям:

Транспортные накладные в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 есть два рабочих сценария. Выбор зависит от того, включено ли управление доставкой.

Вариант 1. Печать из документа отгрузки

Подходит, когда отгрузка одна, а машина и водитель известны заранее.

1. Откройте Продажи → Документы продажи.
2. Найдите реализацию: отбор по клиенту, дате или номеру в строке поиска списка.
3. Откройте документ и нажмите Печать на командной панели.
4. Выберите Транспортная накладная.
5. Перед печатью программа может запросить сведения о перевозке. Заполните перевозчика, автомобиль, водителя, пункты погрузки и выгрузки.

Для перемещения между своими складами путь тот же, только список другой: Склад и доставка → Перемещения товаров.

Вариант 2. Печать из задания на перевозку

Задание на перевозку — это рейс. В нём одна машина, один водитель и несколько распоряжений: реализации, перемещения, возвраты поставщикам.

1. Включите опцию управления доставкой: Администрирование → Склад и доставка, блок про доставку.
2. Перейдите в Склад и доставка → Доставка → Задания на перевозку.
3. Откройте нужный рейс или создайте новый и добавьте в него распоряжения.
4. Укажите транспортное средство и водителя.
5. Нажмите Печать и выберите транспортную накладную . Программа сформирует по экземпляру на каждого получателя.

Данные о машине и водителе берутся из задания, а не из реализации. Если их нет в задании, в накладной будут пустые графы.

Что подготовить до печати

Транспортная накладная по Правилам перевозок грузов содержит намного больше граф, чем товарная накладная. Чтобы форма не вышла полупустой, заранее проверьте данные в базе:

• 🏢 грузоотправитель и грузополучатель — реквизиты и адреса в карточках организации и контрагента;
• 📦 груз — наименование, количество мест, масса брутто: масса берётся из веса номенклатуры, если он заполнен в карточках товаров;
• 🚛 перевозчик — своя организация или сторонняя транспортная компания;
• 🧑‍✈️ транспортное средство и водитель — марка, регистрационный номер, ФИО;
• 📍 адреса погрузки и выгрузки — если они отличаются от юридических адресов.

Пустой вес в карточках номенклатуры — самая частая причина пустой графы массы груза.

Как найти накладную задним числом

Сама печатная форма в базе не хранится: её формируют заново каждый раз из документа. Чтобы найти «ту самую» накладную за прошлый месяц:

• 📅 откройте Задания на перевозку и задайте отбор по периоду;
• 🚚 отфильтруйте по транспортному средству или водителю, если колонка выведена в список;
• 📄 откройте задание и напечатайте форму повторно — номер и дата возьмутся из документа.

Если накладную сохранили в файл или вложили в документ, ищите её во вложенных файлах документа: команда с иконкой скрепки на панели формы.

Где найти транспортную накладную в Комплексной автоматизации и ERP

В 1С:КА 2 и 1С:ERP 2 разделы Продажи и Склад и доставка устроены так же, как в УТ 11. Пути из предыдущего раздела работают без изменений.

Отличия в основном в объёме данных и в настройках:

• 🏭 Ордерные склады. Если склад ордерный, отгрузку оформляют ещё и расходным ордером. Транспортную накладную всё равно печатают из реализации или задания на перевозку, а не из ордера.
• 🏢 Несколько организаций. В списке реализаций добавьте отбор по организации. Иначе накладная «пропадает» среди документов другой фирмы группы.
• 🔐 Ограничения доступа. В ERP чаще настроены ограничения по складам и организациям. Пользователь может не видеть чужие задания на перевозку. Подробнее — в разделе про права ниже.

Транспортная накладная в 1С:Розница

1С:Розница рассчитана на магазины. Отдельной подсистемы доставки с рейсами, как в УТ 11, в ней нет.

Транспортная накладная нужна в рознице в двух случаях:

1. 🚚 перемещение товара между магазинами или со склада в магазин;
2. 📦 оптовая отгрузка юрлицу, если такая операция ведётся в вашей базе.

Порядок:

1. Откройте документ перемещения или оптовой продажи.
2. Нажмите Печать и посмотрите весь список форм, включая подменю.
3. Если транспортной накладной там нет, проверьте раздел дополнительных печатных форм: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.

В Рознице транспортную накладную часто добавляют внешней печатной формой. После подключения она появляется в том же меню Печать документа, к которому её привязали.

Поиск через строку поиска и «Все функции»

Когда меню в вашей базе отличается от инструкции, быстрее всего работают два приёма.

Поиск по интерфейсу

В интерфейсе «Такси» вверху окна есть строка поиска. Введите «перевоз» или «накладн».

Программа покажет команды разделов: списки документов, отчёты, настройки. Щелчок по результату открывает нужный список. Неполное слово ищет надёжнее, чем точное название: «перевоз» найдёт и «Задания на перевозку», и «Перевозчики».

Меню «Все функции»

Этот приём показывает все объекты конфигурации, даже если их нет в разделах.

1. Нажмите на кнопку меню в левом верхнем углу (значок с тремя полосками).
2. Откройте Сервис → Параметры и включите флажок Отображать команду "Все функции".
3. Снова откройте главное меню и выберите Все функции.
4. Разверните ветку Документы и найдите задание на перевозку или документы ЭДО.

Если документа в ветке нет — его нет в вашей конфигурации или релизе. Искать дальше по разделам бессмысленно: печатайте форму из документа отгрузки.

Права доступа: почему пользователь не видит накладные

Частая ситуация: у бухгалтера транспортная накладная печатается, у кладовщика команды нет. Почти всегда дело в правах.

Что проверить администратору:

1. Откройте Администрирование → Пользователи и права → Пользователи.
2. Найдите сотрудника и откройте его группы доступа.
3. Посмотрите, какие профили входят в группы. Для печати нужен профиль с чтением документов продажи или перемещений, для работы с рейсами — профиль с правами на доставку.
4. Если настроено ограничение по организациям или складам, убедитесь, что нужный склад входит в разрешённые значения группы.

Поведение при разных ограничениях:

Электронная транспортная накладная: где она в 1С

С 1 сентября 2022 года перевозочные документы можно оформлять в электронном виде через информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Основа — Федеральный закон № 336-ФЗ.

ЭТрН — это не печатная форма, а пакет электронных титулов. Их подписывают грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, каждый своей электронной подписью. Обмен идёт через оператора информационной системы ЭПД.

В 1С электронные транспортные накладные работают через подсистему ЭДО:

• 🔌 нужен подключённый обмен с оператором, который работает с ЭПД;
• ✍️ нужны электронные подписи участников, которые подписывают свои титулы;
• 📂 созданные документы ищите в разделе ЭДО вашей конфигурации и в истории обмена документа отгрузки.

Состав возможностей зависит от релиза конфигурации: поддержку ЭТрН добавляли постепенно. Перед стартом проверьте строку поиска (слово «ЭТрН» или «перевозочн») и ветку Документы в «Все функции». Если там пусто — обновите конфигурацию или уточните у оператора ЭДО, какой релиз нужен.

Ошибки при печати и заполнении накладной

Частые вопросы