Где лежат трудовые договоры сотрудников в 1С: БП 3.0 и ЗУП 3.1

Трудовой договор в 1С 8.3 Бухгалтерия отдельным справочником не хранится. Где найти его: откройте Зарплата и кадры → Кадровый учёт → Приёмы на работу, выберите документ сотрудника и нажмите Печать → Трудовой договор. Условия договора программа берёт из самого документа приёма. В 1С:ЗУП 3.1 путь другой: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения, документ «Приём на работу», вкладка «Трудовой договор».

Если документа приёма нет, договор ищут в трёх местах: в присоединённых файлах (скан с подписями), в карточке сотрудника и в начальных данных, если базу переносили.

Где найти трудовой договор в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии кадровый блок урезанный, но договор распечатать можно. Он формируется из документа «Приём на работу».

Пошагово

1. Откройте раздел Зарплата и кадры.
2. В группе «Кадровый учёт» выберите Приёмы на работу.
3. Найдите сотрудника. Быстрее всего — строкой поиска в правом верхнем углу списка: введите фамилию.
4. Откройте документ и проверьте условия: дату приёма, должность, подразделение, оплату труда, испытательный срок.
5. Нажмите кнопку Печать и выберите «Трудовой договор». Рядом в том же меню — приказ о приёме по форме Т-1.

Если в списке «Приёмы на работу» пусто, хотя сотрудники в базе есть, — проверьте настройку кадрового учёта.

Полный и упрощённый кадровый учёт

Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. Там переключатель кадрового учёта:

• 📄 Полный — приём, переводы и увольнения оформляются документами. Печатная форма трудового договора доступна.
• 🗂️ Упрощённый — кадровые документы не ведутся, дата приёма и должность заполняются прямо в карточке сотрудника. Печатать договор не из чего.

Откуда берутся данные в печатной форме

Печатная форма собирает сведения из нескольких мест базы. Если в договоре что-то не так, править нужно источник:

• 🏢 Организация — наименование, ИНН, адрес и руководитель берутся из карточки организации;
• 👤 Физическое лицо — ФИО, паспорт, адрес регистрации берутся из карточки физлица;
• 📌 Условия работы — дата начала, должность, подразделение, оклад, испытательный срок берутся из документа «Приём на работу».

Обязательные условия договора перечислены в ст. 57 ТК РФ. Типовой шаблон закрывает основные из них, но место работы, режим и особые условия иногда приходится дописывать — об этом в разделе про свою форму договора.

Если ищете договор в справочнике «Договоры»

Частая путаница. Справочник Договоры в Бухгалтерии — это договоры с контрагентами: поставщиками и покупателями. Трудовых договоров там нет и быть не должно. Сотрудники — это физические лица, а не контрагенты.

С договорами подряда (ГПХ) другая история. В БП 3.0 для них есть отдельный список в разделе Зарплата и кадры — «Договоры подряда». Это не трудовые договоры, и учёт по ним другой.

Как устроено хранение трудовых договоров в 1С:ЗУП 3.1

В ЗУП договор тоже живёт внутри документа «Приём на работу», но условий там намного больше.

Где открыть

1. Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
2. В журнале отфильтруйте по виду документа или найдите сотрудника поиском.
3. Откройте «Приём на работу» и перейдите на вкладку «Трудовой договор».

На вкладке — номер и дата договора, вид (бессрочный или срочный), срок и испытательный срок. Условия оплаты — на вкладке «Оплата труда». Печать — Печать → Трудовой договор.

Изменения условий и допсоглашения

Всё, что меняется после приёма, оформляется документом «Кадровый перевод»: новая должность, оклад, режим работы. Из этого документа печатается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Получается цепочка: приём → переводы → увольнение. Чтобы увидеть всю историю одного сотрудника:

• откройте Кадры → Сотрудники;
• откройте карточку нужного человека;
• в панели навигации карточки перейдите к связанным кадровым документам — там все приёмы, переводы и увольнения по нему.

💡 Совместителю внутри организации ЗУП заводит отдельного «сотрудника» с тем же физлицом. У каждого — свой документ приёма и свой договор. Если договор не находится, проверьте, не открыли ли вы карточку по основному месту работы вместо совместительства.

Если договора нет в документе приёма: другие места

Бывает, что документ найден, а самого договора как бумаги нет. Или нет и документа.

Присоединённые файлы

Подписанный экземпляр обычно сканируют и прикрепляют к документу приёма или к карточке сотрудника. Ищите кнопку со скрепкой в командной панели формы. В списке файлов могут лежать PDF и изображения.

Эта функция есть и в БП 3.0, и в ЗУП 3.1. Хранить файлы можно в самой базе или в томах на диске — это настраивает администратор.

Начальная штатная расстановка

Если базу ЗУП начинали вести не с нуля, давно работающих сотрудников вносят не документами приёма, а документом «Начальная штатная расстановка». Тогда в журнале «Приёмы, переводы, увольнения» приёма по ним не будет. Условия есть, но печатной формы договора из такого документа нет — договор хранится в старой базе или на бумаге.

Кадровый электронный документооборот

При кадровом ЭДО договор подписывается электронно, и его нужно искать среди документов кадрового ЭДО, а не только в документе приёма. Оригинал — это подписанный электронный файл с подписями сторон. Бумажная печатная форма в этом случае — лишь копия для удобства.

Старая или соседняя база

Если в компании раньше кадры вели в другой конфигурации, а в Бухгалтерию перенесли только остатки — договоры остались там. Ищите в архивной копии базы.

Выгрузка трудовых договоров: PDF, Word, список

Распечатанную форму можно сохранить в файл, не печатая на бумаге.

Один договор

1. Сформируйте печатную форму Печать → Трудовой договор.
2. В открывшемся окне нажмите кнопку сохранения (значок дискеты).
3. Выберите формат: PDF — для отправки и архива, Word (DOCX) — если текст ещё будут править, Excel — редко нужен.
4. Укажите папку и имя файла.

Для отправки по почте есть кнопка с конвертом прямо в форме печати — файл приложится к письму.

Несколько договоров сразу

В списке документов выделите нужные строки с зажатым Ctrl или Shift. Затем нажмите Печать → Трудовой договор. Программа сформирует все договоры одним табличным документом, каждый с новой страницы. Сохраните его в PDF целиком.

Реестр договоров

Нужна таблица «кто, когда, номер договора»? В списке документов выберите Ещё → Вывести список, отметьте колонки и сохраните результат в Excel. Это быстро, но в список попадут только реквизиты, видимые в журнале.

Кто видит трудовые договоры: права доступа

Трудовой договор — это персональные данные и сведения о зарплате. Доступ к нему лучше дать только тем, кому он нужен по работе.

Где настраивается

Раздел Администрирование → Настройки пользователей и прав. Там:

• Пользователи — карточки пользователей базы;
• Группы доступа — кому что разрешено;
• Профили групп доступа — готовые наборы прав.

Пользователь, который не входит в группу доступа с правами на кадровые документы, не увидит ни «Приёмы на работу», ни печатную форму договора.

Порядок настройки

1. Подберите профиль, подходящий по роли, — для кадровика и для расчётчика зарплаты в типовых конфигурациях есть свои профили.
2. Создайте группу доступа на основе профиля и добавьте в неё участников.
3. В ЗУП при необходимости включите ограничение доступа на уровне записей. Тогда можно ограничить видимость, например, только сотрудниками своей организации.
4. Зайдите в базу под этим пользователем и проверьте, что он видит ровно то, что нужно.

Не забудьте про присоединённые файлы. Сканы договоров видит тот, у кого есть доступ к документу, к которому они прикреплены.

Почему договор не находится или печатается пустым

Ошибки здесь однотипные, и почти все решаются за пару минут.

Договор формируется по данным базы в момент печати. Поэтому сначала исправьте исходные данные, а уже потом печатайте — править текст в готовой форме бессмысленно, при следующей печати правки пропадут.

Своя форма договора и автоматизация

Типовой шаблон подходит не всем: у компании свои пункты о коммерческой тайне, удалёнке, премиях. Вариантов три.

Правка типового макета

Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм. В списке найдите макет трудового договора, откройте и внесите изменения. Изменённый макет помечается, его всегда можно вернуть к стандартному.

Перед правкой выгрузите исходный макет в файл — при обновлении конфигурации типовой шаблон может поменяться, и ваши изменения придётся сверять вручную.

Внешняя печатная форма

Программист пишет отдельную печатную форму и подключает её через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Форма появляется в меню Печать документа «Приём на работу» рядом с типовой. Главный плюс: обновления конфигурации её не затрагивают.

Договор в Word по шаблону компании

Если юристы ведут шаблон в Word, удобно одно из двух:

• сохранить типовую печатную форму в DOCX и доработать текст в редакторе;
• заказать внешнюю обработку , которая подставляет данные из 1С в ваш шаблон: ФИО, паспорт, должность, оклад, дату приёма.

Второй путь окупается, если приёмов много — от нескольких в месяц. Для пары договоров в год хватит первого.

Частые вопросы