Как отразить инвалидность работника в 1С ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0

Сведения об инвалидности хранятся не в приказе и не в графике, а в карточке физического лица сотрудника. Откройте Кадры → Сотрудники, перейдите в карточку человека и найдите ссылку на сведения об инвалидности. Там указывают группу, срок и реквизиты справки МСЭ.

Частая ошибка — искать поле в карточке должности или в разделе «Налоги». Инвалидность относится к человеку, а не к его трудоустройству. Поэтому запись одна на физлицо, даже если оно работает в двух организациях базы. Дальше от неё зависят вычет по НДФЛ, график и отпуск.

Как внести сведения об инвалидности в 1С 8.3 ЗУП

Порядок один для всех актуальных редакций ЗУП 3.1. Названия кнопок могут слегка отличаться по релизам, поэтому ниже — ориентиры, а не дословные подписи.

Шаг 1. Откройте карточку физлица

1. Перейдите в Кадры → Сотрудники.
2. Дважды щёлкните по нужному человеку.
3. В карточке найдите раздел с личными данными. Ссылки на смежные сведения (документы, адреса, инвалидность) расположены там же или в меню Ещё.

Шаг 2. Заполните запись об инвалидности

Создайте новую запись и укажите данные из справки МСЭ:

Запись всегда создаётся с датой начала действия. Если человек получил группу полгода назад, а вы вносите сведения сегодня, поставьте реальную дату из справки. Тогда расчёты за прошлые месяцы подтянутся корректно.

Шаг 3. Проверьте срок действия

Справки с ограниченным сроком — самая частая причина «слетевших» вычетов. Поставьте себе напоминание за месяц до окончания. Для этого удобен отчёт по кадровым данным с отбором по сроку — найдите его в Кадры → Отчёты по кадрам или через поиск команд.

Шаг 4. Запустите расчёт и сверьте результат

После внесения записи перепроведите начисление зарплаты за текущий месяц. Откройте начисление сотрудника и проверьте:

• ✅ появился ли вычет по НДФЛ, если он положен;
• ✅ верно ли рассчитано рабочее время при сокращённом графике;
• ✅ не потерялся ли дополнительный отпуск в графике отпусков.

Справка об инвалидности в 1С 8.3 ЗУП: что хранить и как прикрепить

Справка МСЭ — это основание. В базе сохраняют не только реквизиты, но и скан документа, чтобы при проверке не искать бумажный оригинал.

1. В карточке физлица откройте записанные сведения об инвалидности.
2. Нажмите на значок скрепки или на Присоединённые файлы.
3. Добавьте скан или фото справки.
4. Назовите файл понятно: «Справка МСЭ, Иванов, II группа».

Перед проверкой сверьте реквизиты в базе с оригиналом. Расхождение даже в одной цифре номера создаёт вопросы у инспектора, если справка приложена к заявлению на вычет.

Какие расчёты зависят от записи об инвалидности

Сама по себе запись ничего не начисляет. Она «включает» ряд условий. Разберём, что реально меняется.

Налоговый вычет по НДФЛ

Стандартные вычеты на сотрудника-инвалида установлены ст. 218 НК РФ. Сумму и категории берите из действующей редакции кодекса, а не из памяти: размеры менялись, а вместе с ними и условия для детских вычетов.

В ЗУП вычеты задаются через заявление сотрудника. Откройте Налоги и взносы → Вычеты по НДФЛ (название раздела уточните поиском команд) и введите сведения о праве на вычет.

Для вычета на ребёнка-инвалида инвалидность ребёнка вносят в карточку ребёнка как члена семьи, а не работника. Эта ситуация путается чаще всего.

Сокращённое рабочее время

Для работников с I и II группой инвалидности по ст. 92 ТК РФ установлена сокращённая продолжительность — не более 35 часов в неделю. Заработная плата при этом выплачивается в полном размере.

В 1С это решают через график работы:

1. Создайте отдельный график: Кадры → Графики работы (или Настройка → Графики работы).
2. Задайте 35 часов в неделю, например 7 часов в день при пятидневке.
3. Назначьте график сотруднику кадровым документом об изменении условий.

Если оклад месячный, выплата не меняется. Если тариф часовой, внимательно проверьте, как в вашей настройке рассчитывается часовая ставка.

Ежегодный отпуск

Закон № 181-ФЗ закрепляет для инвалидов ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней. Если у сотрудника отпуск по умолчанию 28 дней, нужно задать другую продолжительность.

Сделайте так:

1. В Кадры → Сотрудники откройте приём на работу или кадровое изменение.
2. Найдите поле о ежегодном отпуске или вид отпуска, который можно настроить.
3. Укажите 30 дней.

Если в организации отпуск больше (например, 31 день из-за доплат), оставляйте больший. Меньше установленного законом сделать нельзя.

Отчётность по квоте

Организации с численностью выше установленного порога обязаны принимать инвалидов на квотируемые места. Для отчёта в центр занятости удобно получать список инвалидов отчётом по кадрам с отбором по записи об инвалидности.

Особенности в Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии предприятия кадровый учёт упрощён. Сведения о сотруднике ведут в Зарплата и кадры → Сотрудники. Вычет НДФЛ задают в карточке сотрудника в блоке налоговых льгот (название ищите по слову «вычеты» через поиск по форме).

Что стоит учитывать:

• ✅ вычет на самого работника вносится и работает;
• ⚠️ сокращённый график и отпуск 30 дней придётся контролировать вручную — графики работы в простой версии базовые;
• ⚠️ детальной истории справок МСЭ там нет, поэтому скан и срок действия храните отдельно.

Если кадры сложные, а сотрудников больше нескольких десятков, разумнее вести их в ЗУП и передавать начисления в бухучёт.

Что делать при смене группы или снятии инвалидности

Группа меняется, справка продлевается, иногда инвалидность снимают. История — не повод править старую запись.

Не затирайте старые значения. История нужна, чтобы пересчитать прошлые периоды и ответить на запрос проверяющих.

Типичные ошибки при учёте инвалидности

Отдельная ошибка — внести инвалидность задним числом без пересчёта. Когда меняете дату начала на более раннюю, перепроведите начисления за затронутые месяцы. Иначе НДФЛ удержан без вычета, и излишек придётся возвращать.

Как не потерять срок справки

Дата окончания — главный риск. Чтобы не пропустить её:

• 🗓 раз в месяц делайте отчёт по кадрам с отбором по сроку записи;
• 🔔 за 30 дней предупреждайте сотрудника о необходимости пройти переосвидетельствование;
• 📎 храните скан справки в карточке, а не на личном компьютере;
• 🔒 ограничьте права на просмотр медицинских данных.

Приём нового сотрудника-инвалида: порядок действий

Если человек только оформляется, не торопитесь с документом приёма. Сначала подготовьте карточку физлица, потом оформляйте трудоустройство.

1. Создайте физлицо и заполните паспортные данные, СНИЛС и ИНН.
2. Внесите запись об инвалидности с датой из справки.
3. Подготовьте график на 35 часов, если у человека I или II группа.
4. Оформите приём на работу и сразу выберите этот график.
5. Проверьте продолжительность отпуска в документе приёма.

Такая последовательность избавляет от пересчётов. Если сначала принять человека, а запись внести через месяц, придётся перепроводить начисления и возвращаться к удержанному НДФЛ.

Когда запись об инвалидности вносить не нужно

Есть ситуации, где отметка только создаёт лишние риски:

• 🚫 сотрудник не принёс справку и не просил льгот, а вы «знаете» об инвалидности неофициально;
• 🚫 справка выдана на другое лицо или уже просрочена на момент приёма;
• 🚫 речь о временной нетрудоспособности — это больничный, а не инвалидность;
• 🚫 вы хотите «пометить» человека для внутреннего списка — для этого есть группы и отборы, а не медицинские данные.

Хранить сведения о здоровье без основания нельзя. Лишняя запись в базе — это уже нарушение при проверке защиты персональных данных.

Что проверить после внесения

Через месяц после настройки пройдитесь по короткому списку. Он займёт десять минут.

1. Откройте расчётный листок сотрудника: вычет по НДФЛ виден отдельной строкой.
2. Сравните отработанные часы с графиком на 35 часов.
3. Проверьте график отпусков: у сотрудника не меньше 30 календарных дней.
4. Убедитесь, что скан справки открывается из карточки.
5. Убедитесь, что запись видят только кадровики и ответственные за персональные данные.

Частые вопросы