Руководитель, главбух, кассир и МОЛ: куда их вписать в 1С 8.3
Содержание
Ответственных лиц в 1С:Бухгалтерии 3.0 задают в карточке организации: Главное → Организации → откройте свою организацию → раздел Подписи (в старых релизах — ссылка Ответственные лица). Там указывают руководителя, главного бухгалтера и кассира. Оттуда фамилии автоматически попадают в печатные формы: счета, акты, УПД, кассовые ордера.
Частая ошибка — искать «ответственного» в настройках пользователя. Поле Ответственный в шапке документа — это пользователь программы, который создал документ. На подписи в печатной форме оно не влияет. Подписантов и материально ответственных лиц (МОЛ) настраивают отдельно, и ниже — где именно.
С чего начать: человек должен быть в базе
В поле подписанта нельзя просто напечатать фамилию. Программа выбирает человека из списка физических лиц. Поэтому сначала заведите его.
- Откройте
Зарплата и кадры → Сотрудникии нажмитеСоздать. - Заполните ФИО, дату рождения, должность и дату приёма.
- Запишите карточку. Вместе с сотрудником программа создаёт физическое лицо.
Для руководителя это обязательно делать через приём на работу, если в базе ведётся зарплата. Тогда должность подтянется в подписи автоматически.
Если зарплату ведут в ЗУП, а в Бухгалтерии сотрудников нет, физлица придут при синхронизации. Не создавайте дубль вручную: потом обмен заведёт второго «Иванова И. И.», и в подписях окажется не тот.
Что проверить в карточке человека до назначения:
- 📌 ФИО полностью, без сокращений — в печатных формах их сократит сама программа;
- 📌 должность — именно она выводится рядом с подписью;
- 📌 нет двойников в списке физлиц (отсортируйте по ФИО и проверьте глазами).
Подписи организации: руководитель, главбух, кассир
Это главное место, где в 1С устанавливают ответственных лиц.
Как заполнить
Главное → Организации→ двойной щелчок по организации.- Разверните раздел
Подписи. - В строках
Руководитель,Главный бухгалтер,Кассирвыберите людей из списка. - Проверьте должность: она подставляется из кадровых данных, но её можно уточнить.
- Нажмите
Записать и закрыть.
У ИП в строке руководителя указывают самого предпринимателя. Главного бухгалтера у ИП может не быть — тогда строку оставляют пустой, и в формах подписывает один человек.
Смена ответственного: только с датой
Подписи в 1С хранятся с историей. Когда меняется главбух, не перезаписывайте старую фамилию «поверх». Добавьте новую запись с датой назначения.
| Действие | Что получится в печатных формах |
|---|---|
| Новая запись с датой 01.04 | До 31.03 — старый главбух, с 01.04 — новый |
| Перезапись фамилии без даты | Новая фамилия появится во всех документах, даже прошлых лет |
Перезапись без даты меняет подписи в уже закрытых периодах. При повторной печати акта за прошлый год там окажется человек, который тогда ещё не работал.
Подпись по доверенности
Если документы подписывает не руководитель, а, например, коммерческий директор по доверенности, это тоже настраивают в подписях организации. Укажите человека и реквизиты доверенности: номер и дату. Тогда в печатной форме появится строка «по доверенности № … от …».
Право подписи счетов-фактур не руководителем требует распорядительного документа или доверенности. Без них покупатель рискует получить отказ в вычете НДС. Программа этого не проверяет — проверяете вы.
Факсимиле подписей и печать
Там же, в карточке организации, есть раздел Логотип и печать. В него загружают картинки с подписями руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати. Потом при печати можно включить флажок Подпись и печать и отправить клиенту счёт сразу в PDF.
💡 Сканируйте подпись на белом фоне и сохраняйте в PNG с прозрачностью. На сером фоне скан выглядит как грязное пятно поверх текста.
МОЛ: склады, касса, основные средства
Материально ответственное лицо в 1С задают не одним полем, а там, где возникает ответственность за конкретные ценности.
Склады
В карточке склада (Справочники → Склады) указывают ответственного. Его фамилия идёт в складские печатные формы и в документы инвентаризации.
Если на одном складе работают два кладовщика посменно, лучше завести два склада. Тогда при недостаче видно, на чьей смене она возникла.
Касса
За кассу отвечает кассир из подписей организации. Он печатается в приходных и расходных ордерах и в кассовой книге. Отдельного «МОЛ кассы» в Бухгалтерии нет.
Основные средства
МОЛ основного средства указывают при принятии к учёту, в документе ОС и НМА → Принятие к учёту ОС. Там выбирают подразделение и материально ответственное лицо.
Когда ОС передают другому человеку, МОЛ меняют документом Перемещение ОС. Править поле задним числом в старом документе нельзя: это переписывает историю, и инвентаризация покажет вещь за человеком, который её уже сдал.
Спецодежда и малоценка в эксплуатации
При передаче спецодежды, инструмента и прочих материалов в эксплуатацию (Склад → Передача материалов в эксплуатацию) указывают сотрудника, который их получил. Дальше программа ведёт эти вещи за ним на забалансовом счёте МЦ.04 в разрезе работников.
| Что за человеком числится | Где указать | Каким документом поменять |
|---|---|---|
| Товары и материалы на складе | Карточка склада | Новое значение в карточке склада |
| Деньги в кассе | Подписи организации, строка Кассир | Новая запись с датой |
| Основные средства | Принятие к учёту ОС | Перемещение ОС |
| Спецодежда, инструмент | Передача материалов в эксплуатацию | Возврат и новая передача |
Подписанты в документах закупок и продаж
По умолчанию документ берёт подписи из карточки организации. Но для конкретного документа их можно поменять, не трогая общие настройки.
Продажи
В реализации, счёте покупателю и счёте-фактуре подписи выводятся в печатную форму. Чтобы поменять подписанта в одном документе, откройте документ и найдите блок подписей в форме (обычно это ссылка или поля в нижней части). Выберите нужного человека — и он останется только в этом документе.
Для УПД отдельно обратите внимание на строку «Товар (груз) передал». Её подписывает тот, кто реально отгружал: кладовщик или менеджер. Если оставить там руководителя, в бумажном экземпляре окажется подпись человека, который товар в руках не держал.
Закупки
Во входящих документах подписи контрагента не настраивают — они приходят с бумагой или через ЭДО. С вашей стороны в поступлении фиксируется только тот, кто принял ценности, если для формы нужна подпись получателя.
Если один и тот же документ постоянно печатают с другим подписантом, правьте карточку организации, а не каждый документ. Ручная замена в каждом документе — источник ошибок через полгода.
Ответственные за участки учёта и сервисы
Помимо подписей, в программе есть «ответственные» в смысле пользователя, которому приходят задачи и права. Их настраивают в разделе Администрирование.
Пользователи и права
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. У каждого пользователя есть связь с физическим лицом. Заполните её: тогда программа понимает, что пользователь «buh2» — это Петрова А. В., и подставляет её в нужные поля.
Права распределяют группами доступа. Например, кассиру — права на кассовые документы, кладовщику — на складские. Ответственность по участку и права в базе должны совпадать: если кладовщик может провести кассовый ордер, разделение обязанностей существует только на бумаге.
Закрытие периода
Даты запрета изменения настраивают в Администрирование → Проведение документов (в части релизов — в Общих настройках). Здесь же решают, кто может править закрытый период. Обычно это главбух. Остальным пользователям ставят общую дату запрета.
Отчётность и ЭДО
В сервисе 1С-Отчётность подписант регламентированных отчётов по умолчанию берётся из подписей организации. Если отчёты подписывает уполномоченный представитель, укажите его в настройках сервиса вместе с доверенностью.
В настройках ЭДО можно назначить ответственного за входящие документы. Ему будут приходить новые документы от контрагентов на обработку.
Автоподстановка: персональные настройки пользователя
Поле Ответственный в шапке документов заполняется автоматически — текущим пользователем. Менять его вручную обычно незачем: оно нужно для отбора и контроля, кто что вводил.
Чтобы новые документы сразу заполнялись нужной организацией, складом и другими значениями, откройте персональные настройки: Главное → Настройки → Персональные настройки (или через меню с вашим именем в правом верхнем углу).
Что стоит заполнить:
- 🏢 основную организацию — если в базе их несколько;
- 📦 основной склад — для кладовщика конкретного склада;
- 🔀 подразделение — если учёт ведётся по подразделениям.
После этого кладовщик открывает новое поступление, и склад уже стоит его. Меньше шансов оприходовать товар не туда.
Как в ЗУП 3.1
В ЗУП ответственные лица организации задают похоже: Настройка → Организации → карточка организации
. Кроме руководителя и главбуха там указывают ответственного за кадры — его фамилия идёт в приказы о приёме, увольнении и отпуске. Кадровые подписанты конкретного приказа можно поменять в самом документе.
Мини-кейс: сменился главный бухгалтер
С 1 апреля главбуха Смирнову сменяет Козлова. Вот что меняют в базе, по порядку.
- Кадры. Оформляют увольнение Смирновой и приём Козловой (в ЗУП или в разделе
Зарплата и кадры). Без этого у Козловой не будет должности для подписи. - Подписи организации. Добавляют новую запись главбуха с датой 01.04. Старую не трогают.
- Пользователь. Создают пользователя для Козловой, связывают его с её физлицом и выдают права главбуха. Пользователя Смирновой не удаляют, а запрещают ему вход: по нему в журналах остаётся история, кто вводил документы.
- Закрытый период. Если право править закрытый период было персональным, его переносят на Козлову.
- Отчётность и подпись. Если отчёты подписывала Смирнова своей КЭП, её подпись отзывают из настроек сервиса, а для Козловой выпускают новую.
- Факсимиле. Заменяют картинку подписи главбуха в разделе
Логотип и печать.
Проверка: напечатайте счёт от 31.03 и от 01.04. На первом должна стоять Смирнова, на втором — Козлова.
Сделайте шаги 1–3 в один день. Если новая подпись уже стоит, а права ещё не выданы, Козлова неделю будет видеть свою фамилию в документах, но не сможет их провести.
Как проверить, что подписи и МОЛ стоят верно
Проще всего — напечатать по одному документу каждого вида и посмотреть подписи глазами.
- Сформируйте счёт покупателю, УПД и приходный кассовый ордер с сегодняшней датой.
- Проверьте фамилии и должности.
- Повторите для документа прошлого квартала — убедитесь, что там стоят люди, которые работали тогда.
Что числится за человеком
- 🧾 Спецодежда и инструмент: оборотно-сальдовая ведомость по счёту
МЦ.04с разбивкой по работникам. Сразу видно, что не сдал уволенный сотрудник. - 🏭 Основные средства: отчёты в разделе
ОС и НМА. Для инвентаризации ОС программа заполняет список по выбранному МОЛ. - 📋 Документы пользователя: в любом журнале добавьте отбор по колонке
Ответственный— получите все документы, введённые конкретным человеком.
Перед увольнением МОЛ проведите инвентаризацию и передайте ценности документами (Перемещение ОС, возврат материалов). Если просто уволить сотрудника, всё имущество так и будет числиться за ним в учёте.