Доверенности на получение ТМЦ в 1С:Управление торговлей 11

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей в 1С:Управление торговлей 11 лежат в разделе Закупки. Там же их создают, печатают по форме М-2 или М-2а и привязывают к заказу поставщику или к поступлению.

Если в журнале документов пусто или команды «Доверенности» не видно в панели слева — это не значит, что функции нет. Ниже разберём, как добраться до списка, выписать доверенность на конкретную поставку, настроить печатную форму и проверить, кому и по каким документам вы уже выдавали доверенности. То же касается конфигураций на базе УТ — Комплексной автоматизации 2 и ERP.

Где лежат доверенности в разделе «Закупки»

Откройте раздел Закупки в левой панели разделов. Команда Доверенности находится в панели навигации этого раздела — в колонке команд под шапкой.

Если команды не видно, список навигации свёрнут или настроен не полностью. Два способа открыть журнал:

1. Нажмите значок настройки навигации раздела (шестерёнка или команда Настройка навигации) и перенесите Доверенности из левого списка в правый — команда появится в панели.
2. Воспользуйтесь полем поиска по командам в верхней части интерфейса «Такси»: начните вводить слово «доверенность», и программа покажет и список документов, и команду создания.

В списке доверенность показывается с номером, датой, организацией-доверителем, сотрудником, на которого она выписана, и контрагентом. Статус проведения — как у любого документа: непроведённые выделяются и не участвуют в печати журнала выданных доверенностей.

Что такое доверенность на получение ТМЦ и когда она нужна

Доверенность по форме М-2 (или М-2а) — это документ, которым организация уполномочивает своего сотрудника получить ценности у поставщика: забрать товар со склада, принять груз у перевозчика, расписаться в накладной от имени покупателя.

Поставщик по такой доверенности понимает, что человек действует от лица вашей компании на законных основаниях. Без неё кладовщик поставщика вправе не отпускать товар постороннему лицу.

Основные реквизиты, которые программа переносит в печатную форму:

• 🏢 организация-доверитель (ваше юрлицо) и её реквизиты;
• 👤 сотрудник: ФИО, должность, данные документа, удостоверяющего личность;
• 🤝 поставщик, у которого получают ценности;
• 📄 документ-основание: счёт, договор или заказ поставщику ;
• 📦 перечень ТМЦ, которые разрешено получить;
• 📅 дата и срок действия.

По статье 186 ГК РФ срок доверенности вы указываете сами. Если срок в доверенности не проставлен, по закону она действует один год со дня выдачи. Поэтому поле срока лучше заполнять осознанно, а не оставлять пустым.

Как выписать доверенность на основании заказа или поступления

Создавать доверенность «с нуля» в торговой базе почти никогда не нужно: все данные уже есть в заказе поставщику или в поступлении. Выписывайте документ на основании — тогда организация, контрагент и перечень товаров подтянутся автоматически.

Порядок действий:

1. Откройте нужный документ — Заказ поставщику или Приобретение товаров и услуг (поступление).
2. В командной панели документа нажмите Создать на основании и выберите в списке Доверенность.
3. Проверьте перенесённые данные: организация, контрагент, табличная часть с номенклатурой.
4. Укажите сотрудника, на которого оформляется доверенность, и его должность. Если в карточке физлица заполнены паспортные данные, они подставятся в печатную форму.
5. Задайте срок действия и при необходимости поправьте документ-основание (номер счёта или договора).
6. Запишите и проведите доверенность.

Если нужной номенклатуры в заказе не было (например, товар добавили позже), строки в табличную часть доверенности можно дописать вручную.

Когда документа-основания нет. Иногда доверенность нужна до оформления заказа — например, сотрудник едет забрать товар по устной договорённости. Тогда создайте доверенность прямо из журнала Доверенности кнопкой Создать. В этом случае придётся заполнить вручную организацию, контрагента, сотрудника и перечень ценностей. Это дольше, поэтому способ «на основании» всегда предпочтительнее, если документ закупки уже есть в базе.

Печатные формы М-2 и М-2а: что выбрать

Печать запускается кнопкой Печать в документе доверенности. Программа предлагает унифицированные формы, утверждённые Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а.

Разница между формами:

На практике большинство компаний печатают М-2. Форму М-2а выбирают, когда доверенности выдаются потоком и ведётся отдельный журнал их учёта.

С 2013 года унифицированные формы не обязательны — организация вправе применять собственный бланк. Но М-2 остаётся удобной и привычной для поставщиков, поэтому её менять обычно нет смысла.

Если нужен свой бланк. Штатная печатная форма в 1С правится через механизм макетов. Безопасный способ — не менять типовую конфигурацию , а подключить изменённый макет через расширение конфигурации : тогда правки не слетят при обновлении. Эту работу обычно выполняет специалист по 1С.

Доверенности в Комплексной автоматизации 2 и ERP

Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP построены на том же торговом блоке, что и УТ 11, поэтому логика работы с доверенностями совпадает.

• Документ Доверенность находится в том же разделе Закупки.
• Создание на основании заказа поставщику или поступления работает так же.
• Печатные формы М-2 и М-2а — те же.

Отличается набор соседних документов и глубина аналитики: в ERP закупки тесно связаны с управлением запасами и казначейством, поэтому команд в разделе больше. Сама же доверенность ведёт себя одинаково во всех трёх конфигурациях.

Если в вашей базе раздел называется иначе или команд в нём непривычно много, это зависит от включённых функциональных опций и прав пользователя — способ открыть журнал через настройку навигации или поиск по командам остаётся прежним.

Как проверить, кому и по каким поставкам выданы доверенности

Полную картину даёт сам журнал Доверенности: отсортируйте список по дате, сотруднику или контрагенту и примените отбор в командной панели.

Что удобно смотреть прямо в списке:

• по какому контрагенту выдано больше всего доверенностей;
• какие доверенности ещё не проведены (значит, фактически не действуют);
• кто из сотрудников получал ценности и как часто.

Привязку доверенности к поступлению видно через связанные документы: откройте доверенность и посмотрите документ-основание либо, наоборот, из поступления перейдите к структуре подчинённости. Так вы проверите, что по каждой крупной поставке доверенность действительно оформлена.

Если в компании ведётся журнал учёта выданных доверенностей (при работе с формой М-2а), его печать запускается из того же журнала доверенностей через меню печати.

Регистрация, срок и возврат доверенности

Доверенность — это бланк строгой отчётности в части учёта, поэтому выдачу обычно фиксируют. У формы М-2 для этого есть отрывной корешок: его заполняют при выдаче и оставляют в бухгалтерии, а саму доверенность отдают сотруднику.

При большом потоке применяют форму М-2а и ведут журнал учёта выданных доверенностей. В нём отражают:

• номер и дату выдачи, срок действия;
• кому выдана (ФИО, должность);
• по какому поставщику и документу;
• отметку о получении ценностей или о возврате неиспользованной доверенности.

Что стоит держать под контролем:

1. 📌 Сотрудник, получивший доверенность, обязан отчитаться — принести накладную о получении ценностей.
2. 📌 Если по доверенности ценности не получены, бланк возвращают и гасят записью в журнале.
3. 📌 Уволенный или сменивший должность сотрудник теряет полномочия: по статье 188 ГК РФ доверенность прекращается, и выданный бланк нужно отозвать.

В самой программе отдельного механизма «погашения» доверенности нет — контроль ведётся организационно. Но журнал документов Доверенности помогает: по сроку действия и по связанным поступлениям видно, какие доверенности отработаны, а какие ещё открыты.

Что мешает найти или напечатать доверенность

Собрали сложности, с которыми чаще всего обращаются, и к чему они сводятся.

Отдельно про сотрудника: доверенность можно выписать только на физлицо, которое заведено в базе. Если нужного человека нет в списке, сначала создайте карточку сотрудника или физлица, заполните паспортные данные, и лишь затем возвращайтесь к доверенности.

Частые вопросы