Данные водительского удостоверения в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: где искать и как добавить

В типовых 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии отдельного готового поля под водительское удостоверение сотрудника нет. Данные удостоверения личности (паспорт), ИНН и СНИЛС хранятся в карточке физического лица, а вот где в 1С держать водительское удостоверение — вы решаете сами через механизм дополнительных реквизитов и сведений. Это и есть правильное место: одно поле или набор полей, которые вы один раз добавляете в справочник сотрудников.

Настройка занимает пять минут и не требует программиста. Все пути ниже даны для интерфейса «Такси» платформы 8.3.

Почему в карточке сотрудника нет поля под водительское удостоверение

Карточка физического лица в 1С рассчитана на документы, которые нужны для кадрового учёта и отчётности в госорганы: паспорт (удостоверение личности), ИНН, СНИЛС, документы об образовании, воинский учёт, сведения о семье. Водительское удостоверение в этот обязательный набор не входит — государство не требует его в зарплатной отчётности.

Поэтому хранить номер прав «штатным» полем негде. Но программа даёт универсальный инструмент: дополнительные реквизиты и сведения — пользовательские поля, которые вы добавляете к любому справочнику без изменения конфигурации. Для водительского удостоверения это идеальный вариант: серия, номер, дата выдачи, категории и срок действия ложатся в отдельные поля.

Кому и зачем это вообще нужно

Вести права в базе есть смысл не всем. Типичные ситуации:

• 🚗 Служебный транспорт. Нужно подтверждать допуск сотрудника к управлению: категория прав, срок действия, отметки.
• 📋 Путевые листы и водители-экспедиторы. Удобно подтягивать данные водителя в одном месте, а не искать по бумажным копиям.
• 🚜 Самоходные машины и спецтехника. Здесь нужно не только водительское, но и удостоверение тракториста-машиниста — его заводят тем же способом.
• 🧾 Внутренний регламент. Служба безопасности или отдел кадров требует фиксировать документы допуска.

Если ни один сценарий не ваш, поле заводить незачем — не перегружайте карточку лишними реквизитами.

Как включить дополнительные реквизиты и сведения

Механизм по умолчанию выключен. Включается один раз на всю базу.

1. Откройте Администрирование → Общие настройки.
2. Найдите группу «Дополнительные реквизиты и сведения» и поставьте флажок.
3. Там же откройте гиперссылку настройки дополнительных реквизитов и сведений — попадёте в список наборов по справочникам.

После включения у карточек появляется возможность показывать ваши поля. Настройка доступна пользователю с правами администратора.

Как добавить поле «Водительское удостоверение» в справочник сотрудников

Решите заранее: вам нужно одно текстовое поле «серия и номер» или несколько отдельных (номер, дата выдачи, категории, срок). Для учёта водителей служебного транспорта удобнее несколько — тогда по сроку действия можно строить отбор.

Порядок действий:

1. В настройке дополнительных реквизитов и сведений в левой части выберите набор справочника, к которому привязываете поле. В ЗУП это обычно «Физические лица» или «Сотрудники», в Бухгалтерии — «Сотрудники».
2. Добавьте новый дополнительный реквизит. Задайте имя, например Водительское удостоверение.
3. Выберите тип значения. Для «серия и номер» подойдёт Строка; для срока действия — Дата; для категорий (B, C, D…) можно сделать реквизит с типом Дополнительное значение и перечислить варианты списком.
4. Сохраните. Повторите для каждого поля, если полей несколько.

Чтобы не плодить разрозненные поля, объедините их в одну группу — тогда в карточке они встанут рядом аккуратным блоком. Порядок полей внутри группы задаётся вручную: ставьте сначала номер, потом даты, потом категории — так, как вы их обычно читаете с пластиковой карточки.

Один набор можно привязать сразу к нескольким справочникам, но для водительского удостоверения достаточно сотрудников. Привязывать поле к контрагентам или номенклатуре не нужно — оно должно появляться только там, где есть смысл.

Где заполнять и искать данные в карточке

После настройки открываете карточку сотрудника и находите ваши поля.

• В ЗУП: Кадры → Физические лица (или через карточку сотрудника — ссылка на физлицо).
• В Бухгалтерии: Зарплата и кадры → Сотрудники, затем перейдите в данные физлица.

Внизу карточки появится блок «Дополнительные реквизиты» с вашими полями. Заполняете серию, номер, дату, категории — и данные сохраняются в этом же справочнике.

Что именно вносить, чтобы поле было полезным:

• Серия и номер. На пластиковых правах нового образца это десять цифр, записанных как 99 99 999999. Вносите без лишних пробелов, единообразно по всем сотрудникам — иначе отбор по значению будет промахиваться.
• Дата выдачи и срок действия. Срок действия прав — 10 лет. Отдельное поле-дата «действительно до» позволяет позже строить отбор по истекающим.
• Категории. На современных удостоверениях это A, A1, B, B1, C, C1, D, D1, BE, CE, DE, M, Tm, Tb. Если водитель один и управляет легковым — достаточно отметить B; для парка техники удобнее список значений.
• Кем выдано. Подразделение ГИБДД по желанию — для внутреннего учёта чаще не нужно.

Искать конкретного водителя удобно из списка сотрудников: включите вашу колонку (Ещё → Изменить форму или настройка списка) и отсортируйте или отфильтруйте по значению. Дополнительные реквизиты хранятся вместе с элементом и выводятся в колонку списка — в отличие от дополнительных сведений (о них ниже).

Дополнительный реквизит или дополнительное сведение — что выбрать

Это две разные сущности, и путаница между ними — главная ошибка при настройке.

Для водительского удостоверения, по которому вы строите отборы и выгрузки, берите дополнительный реквизит — он выводится колонкой и фильтруется. Дополнительное сведение выбирают, когда поле видят только отдельные сотрудники и показывать его в общем списке не нужно.

Как выгрузить список сотрудников с водительскими удостоверениями

Готового отчёта «Водительские удостоверения» в типовой 1С нет, но выгрузить данные можно двумя способами.

Через список справочника. Откройте список сотрудников (физлиц), выведите вашу колонку и используйте команду Ещё → Вывести список. Программа сформирует табличный документ, который сохраняется в .xlsx или копируется в буфер. Это самый быстрый путь, если полей немного.

Через универсальный отчёт. В разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки (или через Отчёты) откройте Универсальный отчёт, источником укажите справочник сотрудников или физлиц, добавьте в поля ваши дополнительные реквизиты и настройте отбор — например, срок действия меньше заданной даты. Такой отчёт можно сохранить как вариант и повторять.

Короткий сценарий для списка водителей с истекающими правами:

1. Источник — справочник сотрудников (или физлиц).
2. В показатели вынесите ФИО и ваши поля: номер, срок действия, категории.
3. В отбор добавьте условие по полю срока: «меньше или равно» нужной дате.
4. Сформируйте и сохраните вариант отчёта под именем, например, «Контроль водительских удостоверений».

Сохранённый вариант потом открывается в один клик — не нужно каждый раз настраивать отбор заново. Результат выгружается в .xlsx стандартной командой сохранения табличного документа.

Как настроить права доступа к данным удостоверения

Водительское удостоверение — персональные данные, и доступ к ним стоит ограничить.

• Общие права на справочник сотрудников задаются ролями и профилями групп доступа в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.
• Если поле сделано дополнительным сведением, у него есть собственная настройка видимости — его увидят не все, кто открывает карточку.
• Если поле — дополнительный реквизит, оно наследует права справочника: кто видит карточку сотрудника, тот видит и реквизит.

Отсюда практический вывод: когда нужно, чтобы номер прав видел только кадровик или специалист по транспорту, а не вся бухгалтерия, выбирайте дополнительное сведение, а не реквизит.

Кто и когда менял данные, можно посмотреть в журнале регистрации (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации): он фиксирует изменения справочников по пользователям. Для персональных данных это полезно — видно, кто редактировал карточку.

Автоматизация: контроль срока действия и перенос при обмене

Несколько приёмов, которые экономят работу, если водителей много.

• Контроль срока. Реквизит-дата «Срок действия» + сохранённый вариант универсального отчёта с отбором по дате = готовый список тех, у кого права истекают. Запускайте раз в месяц.
• Заполнение из согласия. Собирайте данные вместе с письменным согласием на обработку персональных данных — так вы и поле заполните, и требования 152-ФЗ выполните.
• Обмен между базами. При синхронизации ЗУП и Бухгалтерии дополнительные реквизиты переносятся, если они настроены в обеих базах одинаково. Если в одной базе поля нет, значение просто не передастся — заведите реквизит с тем же именем и типом по обе стороны.

Полноценной автоматической рассылки напоминаний по правам в типовой конфигурации нет — её делают доработкой или внешним отчётом по расписанию. Если такой задачи нет, достаточно ежемесячного отчёта по истекающим правам, который вы запускаете вручную из сохранённого варианта. Это надёжнее самодельной доработки и ничего не ломает при обновлении конфигурации.

Короткий путь для старых конфигураций

Если вы работаете на устаревшей ЗУП 2.5 или другой конфигурации на обычных формах, механизм дополнительных реквизитов там тоже есть, но называется и располагается иначе, а интерфейс — не «Такси». Точные пункты меню в этих версиях зависят от релиза, поэтому надёжнее всего ориентироваться на общий принцип: ищите в настройках программы раздел дополнительных свойств (реквизитов) объектов и привязывайте поле к справочнику сотрудников или физлиц. На 1С:ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 путь единый — описан выше. Если база давно не обновлялась, перед настройкой стоит поднять релиз до актуального: в свежих версиях механизм дополнительных реквизитов работает одинаково и переносится при обмене без сюрпризов.

Частые вопросы