Чужой заработок в расчёте пособия: как учесть доход у прежнего работодателя в 1С:ЗУП 3.1

В 1С:ЗУП 3.1 заработок с предыдущего места работы для больничных вносят документом «Справка для расчета пособий (входящая)»: его открывают из раздела Зарплата или прямо из карточки сотрудника. После проведения суммы по годам сами попадают в средний заработок, и больничный лист считается уже с ними.

Типичная ситуация: человек устроился в марте, через месяц заболел, а программа считает пособие от МРОТ, потому что за два прошлых года у вас по нему пусто. Исправляется это одной справкой, без ручного пересчёта в Excel. Главное — потом проверить, что цифры действительно дошли до расчёта.

Когда доход у прежнего работодателя нужен для расчёта пособия

Пособие по временной нетрудоспособности считают от заработка за два календарных года до года болезни. Для больничного, открытого в 2026 году, это 2024 и 2025 годы. Учитывают выплаты, на которые начислялись взносы, у всех страхователей, где человек работал в эти годы.

Отсюда простое правило: если сотрудник пришёл к вам недавно, ваша база знает только часть его дохода. Без данных прежнего работодателя средний заработок будет занижен.

Пример разницы. Сотрудник получал у прежнего работодателя 90 000 ₽ в месяц, к вам перешёл в ноябре 2025 года. В вашей базе за два года — только 180 000 ₽ за ноябрь и декабрь. По ним средний дневной выйдет 246,58 ₽, это ниже минимума, и программа возьмёт 890,73 ₽ от МРОТ. Со справкой о прежнем доходе средний дневной вырастет в несколько раз.

📌 Когда ввод чужого заработка нужен:

• 🆕 сотрудник принят в текущем или прошлом году, а до этого работал в другой организации;
• 🔁 сотрудник перешёл из другой организации вашей группы компаний, но учёт ведётся в разных базах;
• 🗂️ вы начали вести учёт в ЗУП недавно, и история начислений за прошлые годы в базу не перенесена.

📌 Когда он не нужен или не поможет:

• 👥 человек одновременно работает у вас и у другого работодателя и в оба расчётных года работал у тех же страхователей. Тогда каждый работодатель платит пособие от своего заработка, складывать доходы не нужно;
• 📉 заработок за два года и так ниже минимума. Пособие всё равно посчитают от МРОТ.

Где в 1С:ЗУП 3.1 вводят справку о заработке с прошлого места работы

Есть два входа в один и тот же документ. Выбирайте тот, что удобнее.

Через раздел «Зарплата»

1. Откройте раздел Зарплата.
2. Найдите на панели журнал справок для расчёта пособий. Если его не видно, включите через Настройка навигации в правом верхнем углу раздела.
3. Нажмите Создать.
4. Выберите организацию и сотрудника.

Из карточки сотрудника

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нужного человека.
2. В панели ссылок карточки найдите ссылку на справки для расчёта пособий (обычно она в группе, связанной с пособиями и средним заработком).
3. В открывшемся списке нажмите Создать — организация и сотрудник подставятся сами.

Второй путь удобен, когда вы оформляете сразу несколько документов по одному человеку: проверяете стаж, вводите справку, тут же создаёте больничный.

Как заполнить поля справки о заработке

Документ небольшой, но в нём легко промахнуться годом или суммой. Идите сверху вниз.

Вводите сумму до удержания НДФЛ. Это начисленный заработок, а не то, что человек получил на карту.

Если сотрудник работал у двух прежних работодателей, создайте две справки — по одной на каждого страхователя. Программа сложит их сама.

Какие суммы переносить, а какие нет

В справке от прежнего работодателя бывают разные строки. В программу переносится только итог выплат, облагаемых взносами на социальное страхование.

• ✅ оклад, премии, надбавки, отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении;
• ❌ само пособие по больничному и декретные — взносами они не облагаются;
• ❌ материальная помощь в пределах необлагаемого лимита, суточные в пределах нормы, выходное пособие в пределах установленных размеров.

Если в справке сумма уже указана «для расчёта пособий», берите её как есть и не пересчитывайте по строкам. Прежний работодатель уже отделил необлагаемые выплаты.

Когда человек работал у прежнего работодателя не весь год, ничего не досчитывайте. Вносите фактическую сумму за отработанные месяцы: делитель 730 от этого не меняется.

Пример заполнения

Сотрудница Орлова принята 10 февраля 2026 года. До этого работала в ООО «Вектор» с 2022 года. Справка от «Вектора»:

• 🗓️ 2024 год — 780 000 ₽;
• 🗓️ 2025 год — 840 000 ₽;
• 🚫 исключаемых дней нет.

В справке указываете обе суммы и период работы. Проводите документ. Больше в нём ничего не трогаете.

Ручная правка заработка прямо в больничном листе

Иногда справку вводить некогда, а больничный надо провести сегодня. Или данные пришли не справкой, а выпиской из СФР. Тогда суммы можно поправить в самом документе.

1. Откройте документ Больничный лист (раздел Зарплата → Больничные листы).
2. На вкладке Главное рядом с полем среднего заработка нажмите значок карандаша.
3. Откроется форма ввода данных для расчёта среднего заработка. В ней суммы разложены по годам и страхователям.
4. Добавьте строку с прежним страхователем или исправьте сумму за нужный год.
5. Нажмите ОК — средний дневной заработок и сумма пособия пересчитаются.

Чем ручная правка хуже справки:

Если вводить заработок вручную только в документ, его придётся повторять в каждом новом больничном. Поэтому правку в форме лучше считать временной мерой, а потом всё равно оформить справку.

Как больничный пересчитается с учётом введённых данных

Формула от того, где вы ввели доход, не меняется:

Средний дневной заработок = (заработок за 1-й год + заработок за 2-й год) / 730
Пособие = средний дневной × процент по стажу × число дней болезни

Каждый год ограничен предельной базой для взносов. Для больничных 2026 года это 2 225 000 ₽ за 2024 год и 2 759 000 ₽ за 2025 год. Значит, максимум среднего дневного — 6 827,40 ₽.

Нижняя граница — от МРОТ: 27 093 ₽ × 24 / 730 = 890,73 ₽ в день.

Считаем пример Орловой

За 2024 и 2025 годы в нашей базе у Орловой начислений нет, стаж — 9 лет (100%). Больничный — 7 дней в апреле 2026 года.

Проверка: 1 620 000 / 730 = 2 219,18 ₽. 2 219,18 × 7 = 15 534,26 ₽.

Первые три дня оплачивает работодатель, с четвёртого — СФР. Введённый заработок нужен для обеих частей: средний заработок уходит в Социальный фонд в сведениях по электронному больничному.

Стаж тоже бывает чужим

Заработок — только половина дела. Процент оплаты зависит от страхового стажа:

• до 5 лет — 60%;
• от 5 до 8 лет — 80%;
• 8 лет и больше — 100%.

Стаж у прежних работодателей вводят в карточке сотрудника: ссылка Трудовая деятельность, затем раздел стажей. Если там пусто, программа посчитает стаж только с даты приёма к вам, и пособие выйдет 60% даже при хорошей справке о доходе.

Что делать, если справки от прежнего работодателя нет

Сотрудник не обязан приносить справку. Отказать ему в пособии или считать от МРОТ из-за отсутствия бумаги нельзя, если сведения можно получить.

Варианты по порядку:

1. Запросить данные в СФР. В ЗУП есть обмен с Социальным фондом через СЭДО, в том числе запрос сведений о заработке застрахованного лица. Ответ приходит в программу, и суммы можно перенести в справку или в форму среднего заработка.
2. Попросить сотрудника получить сведения самому — через личный кабинет на Госуслугах или в клиентской службе СФР.
3. Если прежний работодатель ликвидирован — сведения всё равно есть в СФР: организация сдавала по человеку отчётность, и запрос через СЭДО это закрывает.
4. Посчитать без данных и пересчитать потом. Пособие выплачивают от того, что есть. Когда сведения придут, исправляют больничный лист и доплачивают разницу.

Как оформить перерасчёт в 1С

1. Введите справку о заработке, как описано выше.
2. Откройте проведённый больничный и создайте исправление командой из его формы (кнопка Исправить в командной панели).
3. В исправлении нажмите пересчёт среднего заработка — программа подтянет новую справку.
4. Проведите документ. Доплата попадёт в ближайшую выплату зарплаты или в отдельную ведомость.

Исправление, а не перепроведение старого документа, нужно для того, чтобы не сломать уже закрытый месяц и отчётность.

Почему заработок с прошлого места работы не попал в расчёт

Ещё одна неочевидная причина — замена лет. Если в одном из расчётных лет сотрудница была в декрете или отпуске по уходу за ребёнком, по её заявлению год можно заменить более ранним, когда это увеличивает пособие. Для этого в справке должны быть данные и за более ранний год, а в больничном — отмечена замена лет. Без заявления программа считает по обычным двум годам.

Частые вопросы