Как получить выписку по одной должности из штатного расписания 1С

Отдельной кнопки «Выписка из штатного расписания» в 1С:ЗУП 3.1 нет. Выписку делают из печатной формы Штатное расписание (Т-3): в разделе Кадры → Кадровые отчеты открывают Т-3, ставят отбор по нужному подразделению или должности, формируют на дату и сохраняют в Word или Excel, где дописывают заголовок «Выписка» и реквизиты.

Частая ошибка — искать в 1С 8.3 готовый документ с таким названием и, не найдя его, перепечатывать штатное расписание руками. Делать этого не нужно: всё, что требуется для выписки, программа уже выводит. Остаётся правильно задать дату и отбор и дописать пару реквизитов.

Что должно быть в выписке и когда её просят

Выписка — это часть штатного расписания, заверенная работодателем. Обычно её запрашивают:

• 👤 сотрудник — для банка, суда, пенсионного вопроса или спора о зарплате;
• 🏛 трудовая инспекция или прокуратура при проверке;
• 🧾 суд и юристы — в споре о сокращении или переводе;
• 🏢 другое подразделение или головная компания — при согласовании ставок.

Сотрудник обычно ссылается на статью 62 ТК РФ. По ней документы, связанные с работой, выдают не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Поэтому выписку лучше уметь делать за 10 минут, а не искать способ, когда срок уже горит.

Обязательной формы выписки нет. Унифицированная Т-3 с 2013 года не обязательна для коммерческих организаций, но на практике выписку оформляют именно в её колонках — так её проще принять и проверить.

Как сделать выписку из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП 3.1

Перед первым формированием проверьте, что учёт штатного расписания вообще включён. Откройте Настройка → Кадровый учет и посмотрите блок про штатное расписание:

• ✅ флажок «Использовать штатное расписание» — без него отчёты по ставкам будут пустыми;
• ✅ «Вести историю изменения штатного расписания» — если включён, позиции меняют только документами утверждения и изменения, и данные выводятся строго на дату;
• ✅ использование «вилки» окладов — влияет на то, как в отчёте выглядят суммы.

Сам список позиций лежит в Кадры → Штатное расписание. Там видно, какие должности есть в каждом подразделении, сколько ставок и какой оклад.

Пошагово: выписка по одной должности

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты.
2. Выберите отчёт Штатное расписание (Т-3).
3. Укажите организацию и дату, на которую нужна выписка. Это дата, на которую действовали ставки, а не сегодняшнее число.
4. Нажмите Настройки и на вкладке отборов добавьте условие по подразделению. Если нужна одна должность — добавьте второе условие по позиции штатного расписания или должности.
5. Нажмите Сформировать.
6. Проверьте шапку: номер и дата приказа об утверждении подтягиваются из документа «Утверждение штатного расписания». Если его нет, поля останутся пустыми.
7. Сохраните результат в Word или Excel (порядок — в разделе про экспорт) и превратите форму в выписку.

Второй путь — печать прямо из списка. В Кадры → Штатное расписание нажмите Печать и выберите Т-3. Так удобнее, когда нужно всё расписание на текущую дату, но отбор по одной ставке в отчёте настраивается гибче.

Если в организации ведётся история изменений

При включённой истории каждое повышение оклада или новая ставка оформляется документом изменения. Выписка на прошлую дату покажет именно те суммы, которые действовали тогда. Это важно для споров: сотрудник может просить выписку «на дату приёма» или «на дату сокращения».

Штатное расписание в Бухгалтерии 3.0: где взять данные для выписки

В 1С:Бухгалтерии 3.0 полноценного штатного расписания нет. Есть справочники должностей и подразделений и карточки сотрудников с окладом, но ставок, их количества и документов утверждения программа не хранит. Значит, и сформировать Т-3 там нельзя.

Что делать на практике:

• 📄 Если штатное расписание утверждено вне 1С (в Word или Excel) — выписку делают из этого файла. 1С здесь не помогает, а копия приказа об утверждении хранится в кадровом деле.
• 📊 Если нужно подтвердить оклад конкретного работника — используйте данные кадровых документов приёма и перевода в разделе Зарплата и кадры. Это не выписка, но подтверждает условия оплаты.
• 🔁 Если выписки нужны регулярно — это сигнал вести кадры в ЗУП. Перенос данных из Бухгалтерии в ЗУП делается штатной обработкой при начальном заполнении, а штатное расписание после переноса придётся утвердить уже в ЗУП.

Выписка в 1С:Комплексной автоматизации 2.5

В КА 2.5 кадровый блок построен на тех же механизмах, что ЗУП 3.1. Поэтому логика выписки та же: включить штатное расписание, утвердить его документом, сформировать Т-3 с отбором.

Отличаются только места, где лежат команды:

Если в КА раздела Кадры нет совсем — значит, в настройках программы отключена функциональность кадрового учёта. Включить её может пользователь с правами администратора. Сделать это лучше вне рабочего времени и после согласования с тем, кто отвечает за зарплату: включение меняет состав доступных документов.

Почему отчёт пустой или выписка формируется не та

Самые частые причины, по которым Т-3 выходит пустой или с чужими данными:

Как сохранить выписку в Excel или Word

Готовый отчёт — это табличный документ 1С. Его можно сохранить в привычный формат за пару кликов:

1. Сформируйте Т-3 с нужным отбором.
2. Нажмите кнопку сохранения на панели отчёта (значок дискеты) или откройте главное меню через ☰ и выберите Файл → Сохранить как.
3. Выберите тип файла:
   • Документ Word 2007 (*.docx) — если выписку будут дописывать как текст;
   • Лист Excel 2007 (*.xlsx) — если нужно пересчитать фонд оплаты или убрать столбцы;
   • PDF — если выписку отправляют без правок.
4. Откройте файл и доведите до вида выписки.

Что поправить после выгрузки:

• ✏️ заголовок «Штатное расписание» замените на «Выписка из штатного расписания»;
• ✏️ добавьте номер выписки и дату выдачи;
• ✏️ удалите итоговую строку по всей организации, если выписка по одной ставке, — иначе получатель увидит общий фонд оплаты;
• ✏️ внизу добавьте «Выписка верна», должность и ФИО ответственного, место для подписи.

Пример готовой выписки

Допустим, бухгалтер Иванова просит выписку о своей ставке. В ЗУП ставка «Бухгалтер» отдела «Бухгалтерия» утверждена приказом № 12 от 10.01, ставок две, оклад 65 000 руб., надбавка за стаж 5 000 руб. После выгрузки в Word текст шапки и подписи выглядит так:

ООО «Ромашка»
ВЫПИСКА № 7 из штатного расписания
(утверждено приказом от 10.01 № 12)
Данные по состоянию на 01.10

Подразделение | Должность  | Кол-во ставок | Оклад, руб. | Надбавка, руб. | Всего, руб.
Бухгалтерия   | Бухгалтер  | 2             | 65 000      | 5 000          | 140 000

Выписка верна.
Начальник отдела кадров  ________  Петрова А. В.
Дата выдачи: 03.10

Сумма в последней колонке — фонд по ставке: (65 000 + 5 000) × 2 = 140 000 руб. Если сотрудник просит данные только о своей ставке, а не обо всех единицах должности, колонку «Всего» можно убрать или заменить на сумму по одной единице — 70 000 руб. Как поступить, решает работодатель; главное, чтобы цифры совпадали с отчётом 1С на ту же дату.

Номер выписки удобно брать из журнала выданных кадровых документов. 1С такой журнал сама не ведёт, поэтому его держат отдельно — хотя бы в таблице Excel с датой выдачи, получателем и основанием запроса. При повторном запросе по тому же поводу легко показать, что и когда уже выдавали.

Другие способы получить данные о ставках

Иногда Т-3 не подходит: нужна выписка с ФИО, нестандартный набор колонок или просто список. Есть три обходных пути.

Отчёт о штатной расстановке. В тех же кадровых отчётах ЗУП есть отчёт, который показывает, кто занимает каждую ставку. Он полезен, когда просят «выписку с указанием работника». Формально это уже не выписка из штатного расписания, а справка о замещении должности, и подписывать её лучше как справку.

Вывод списка из справочника. В Кадры → Штатное расписание нажмите Ещё → Вывести список. Выберите нужные колонки, получите табличный документ и сохраните его в Excel. Подходит для внутренней сверки, но без шапки и реквизитов Т-3.

Своя форма через настройки отчёта. В отчёте Т-3 или в отчёте по штатному расписанию откройте Настройки в расширенном режиме и уберите лишние поля. Сохраните вариант отчёта под понятным именем, например «Выписка по ставке». В следующий раз останется выбрать подразделение и дату.

Частые вопросы о выписке из штатного расписания