Как посмотреть фонд оплаты труда в 1С: пять рабочих способов

Быстрее всего месячный ФОТ в 1С:ЗУП 3.1 виден в отчёте Зарплата → Отчёты по зарплате → Полный свод начислений, удержаний и выплат: итог по колонке начислений за выбранный месяц — это и есть фонд оплаты труда. В 1С:Бухгалтерии ту же цифру даёт кредитовый оборот по счёту 70 за период.

Проблема в другом. Отдельной кнопки «Показать ФОТ» в 1С нет, а цифра из разных мест может не сойтись: один отчёт берёт начисленное, другой — выплаченное, третий добавляет страховые взносы. Ниже — пять способов достать фонд оплаты труда из ЗУП, Бухгалтерии и ERP, с точными путями и разбором, где расхождения берутся.

Что считается фондом оплаты труда и почему цифра «плавает»

ФОТ — это сумма всех начислений работникам за период: оклады, тарифы, премии, надбавки, доплаты, отпускные, оплата по среднему, часть больничного за счёт работодателя. По сути это начисленная оплата труда до удержания НДФЛ, то есть «грязными».

Путаница начинается с границ фонда. Строгого определения ФОТ в законе нет: Трудовой кодекс (ст. 129) описывает заработную плату, а Росстат в указаниях к форме № П-4 оперирует термином «фонд заработной платы» и отдельно — «выплаты социального характера». Поэтому одна и та же база в разных отчётах даёт разные суммы.

Что чаще всего путают:

• 💰 ФОТ и ФЗП — в обиходе их смешивают. Строго фонд заработной платы (по Росстату) — начисленная зарплата и приравненные к ней выплаты, а материальная помощь к отпуску, подарки и прочая социалка идут отдельной строкой.
• 🧾 Начисления и страховые взносы — взносы (счёт 69) в ФОТ не входят. Расходы работодателя с учётом взносов — это уже не фонд оплаты труда, а общие затраты на персонал.
• 📅 Начисленное и выплаченное — ФОТ считают по месяцу начисления, а не по дате выдачи денег из кассы или с расчётного счёта.
• 🤝 Договоры ГПХ — выплаты подрядчикам-физлицам проходят по счёту 76, в классический ФОТ штатных работников их включают не всегда.

Ещё одна развилка — плановый и фактический ФОТ. Плановый задаёт штатное расписание: сумма окладов и тарифов по всем позициям на месяц. Его смотрят в Кадры → Штатное расписание — там виден месячный плановый фонд по подразделениям. Фактический ФОТ — это то, что реально начислили с учётом премий, отпускных, больничных и неявок. Для бюджета и сравнения «план-факт» берут обе цифры из разных мест и не путают их между собой.

Способ 1. Стандартные отчёты по зарплате в 1С:ЗУП 3.1

Все зарплатные отчёты собраны в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате (панель отчётов). Для ФОТ подходят три.

Полный свод начислений, удержаний и выплат. Даёт итог по всем видам начислений за месяц — это месячный ФОТ одной цифрой. Внизу отчёта виден разбор по видам: оклад, премии, отпускные и т. д. Удобно, когда нужна общая сумма для справки или бюджета.

Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно). Тот же фонд, но с группировкой. В настройке можно развернуть по подразделениям, по сотрудникам или по видам начислений — так виден ФОТ по цеху, отделу, филиалу.

Начисления и удержания сотрудников. Детальный отчёт по каждому работнику: что и за что начислено. Нужен, когда цифра не сходится и надо найти, чья премия или доплата «лишняя».

Если нужна динамика фонда по месяцам, у большинства зарплатных отчётов в настройке можно включить группировку по периоду регистрации — тогда начисления развернутся по месяцам, и видно, где ФОТ вырос. А разбор по одному человеку удобно смотреть в расчётном листке (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок): он показывает все начисления сотрудника за месяц до копейки.

Порядок действий:

1. Откройте Зарплата → Отчёты по зарплате.
2. Выберите нужный отчёт из списка.
3. Задайте период — важно поставить месяц начисления, а не выплаты.
4. При необходимости нажмите Настройки и добавьте группировку (по подразделению, по виду начисления).
5. Сформируйте.

Способ 2. Данные начислений в регистрах 1С

Отчёты показывают готовую цифру, но «сырые» начисления хранятся в регистрах. Это нужно, когда стандартная форма не даёт нужного разреза или вы хотите проверить, из чего сложилась сумма.

Начисления ложатся в регистры расчёта (по ним строятся расчётные листки) и в регистры накопления взаиморасчётов с сотрудниками. Напрямую лезть в них через конфигуратор ради одной суммы не стоит — проще вывести эти же данные универсальным отчётом (способ 3), который умеет читать регистры без программирования.

Если всё же работаете на уровне данных:

• Смотреть регистры можно через Все функции → Регистры... (пункт включается в Сервис → Параметры → Отображать команду "Все функции").
• Правьте только копию базы . Ручное изменение движений в регистрах рабочей базы ломает сходимость зарплаты и бухучёта.
• Точные имена регистров зависят от релиза ЗУП, поэтому ориентируйтесь на описание («начисления», «взаиморасчёты с сотрудниками»), а не на заученное название.

Способ 3. Собрать ФОТ в универсальном отчёте

Универсальный отчёт — гибкий инструмент, когда штатных форм мало. Он читает документы, регистры и справочники и позволяет построить любой свод без доработки конфигурации.

Открывается через Отчёты → Универсальный отчёт (если пункта не видно, добавьте его в настройке панели раздела Отчёты).

Как собрать ФОТ:

1. В шапке выберите тип источника — регистр или документ начисления зарплаты.
2. Укажите сам объект с данными о начислениях.
3. Нажмите Настройки → Расширенный или Структура.
4. В строки добавьте группировку (подразделение, сотрудник, вид начисления).
5. В ресурсы (колонки) поставьте сумму начисления.
6. На вкладке Отбор задайте период и, при необходимости, конкретные виды начислений.
7. Сформируйте.

Плюс способа — вы сами решаете, что входит в фонд: можно оставить только основную зарплату, можно добавить премии и отпускные, можно вывести ФОТ рядом со взносами.

Способ 4. Запрос к данным для технических специалистов

Когда ФОТ нужен регулярно и в сложном разрезе, разовую выборку заменяют запросом. Два рабочих варианта — оба безопаснее прямого SQL к базе.

Консоль запросов на языке 1С. Обработка «Консоль запросов» читает те же регистры и документы средствами платформы. Вы пишете запрос на встроенном языке, получаете таблицу с суммами начислений и выгружаете её в таблицу или Excel. Структура метаданных при этом понятна (регистры, измерения, ресурсы), в отличие от служебных таблиц СУБД.

Прямой SQL — только с оговорками. Таблицы 1С в SQL имеют служебные имена вида _Document..., _AccumRg..., _Reference... и недокументированы. Сопоставить их с объектами 1С помогает метод ПолучитьСтруктуруХраненияБазыДанных().

Для большинства задач консоли запросов и универсального отчёта достаточно — к SQL спускаются, когда нужна интеграция с внешней аналитикой.

Способ 5. ФОТ по бухгалтерским оборотам в 1С:Бухгалтерии

В бухгалтерии ФОТ собран на счёте 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Начисленная оплата труда — это кредитовый оборот счёта 70 за период в корреспонденции с затратными счетами.

Где смотреть:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выбрать счёт 70. Кредитовый оборот и есть начисленный ФОТ.
• Анализ счёта 70 — показывает, с какими счетами затрат корреспондировали начисления: 20, 23, 25, 26, 44, 08, 91. Так видно, какая часть ФОТ ушла в себестоимость, а какая — в управленческие или коммерческие расходы.
• ФОТ по подразделениям — в бухгалтерии разрез по подразделениям доступен, если на счёте 70 ведётся аналитика (субконто) по подразделениям. Тогда в настройках ОСВ или анализа счёта разворачивают оборот по этому субконто.

Цифра из бухгалтерии удобна тем, что она уже отражена в учёте и совпадает с тем, что увидит налоговая и аудитор. Но детализацию «по кому и за что начислено» бухгалтерия не хранит — за этим идут в ЗУП.

Коротко, как читать корреспонденции:

Напомним: ФСС с 2023 года объединён с ПФР в Социальный фонд России (СФР) — в проводках и отчётах встречается именно СФР.

Где чаще всего ошибаются при подсчёте ФОТ

Расхождения почти всегда объясняются одной из причин ниже.

• Берут выплаченное вместо начисленного. Касса и расчётный счёт показывают, сколько денег выдали, а ФОТ — сколько начислили. В месяце с авансом и зарплатой за прошлый период эти суммы не совпадают.
• Путают период. Декабрьская зарплата, выплаченная в январе, относится к ФОТ декабря, а не января. Ставьте в отчёте месяц начисления.
• Включают взносы в фонд. Взносы на счёте 69 — это не оплата труда. Их добавляют отдельно и только если нужен показатель «затраты на персонал».
• Сравнивают ЗУП и бухгалтерию в лоб. Данные в ЗУП и обороты по счёту 70 сходятся только после синхронизации и отражения зарплаты в учёте. Если отражение не выполнено или выполнено частично — суммы разойдутся.
• Теряют договоры ГПХ и дивиденды. Выплаты подрядчикам идут по счёту 76, дивиденды — вообще не оплата труда. Их не следует механически добавлять в ФОТ.

Частые вопросы