Справка о заработке для пособий (бывшая 182н) в ЗУП 3.1: от поиска документа до печати с подписями

Справку 182н в 1С ЗУП 3.1 ищите в разделе Зарплата → Справки для расчета пособий: это список документов «Справка для расчета пособий», из которого справка создаётся, заполняется и печатается. Второй путь — печать прямо из документа «Увольнение», когда сотрудник уходит и справка нужна сегодня.

Одна оговорка сразу. Форма по приказу Минтруда № 182н с 2023 года отменена, теперь справку о сумме заработка выдают по форме Социального фонда (СФР, бывший ФСС). В обиходе и в поиске её до сих пор зовут «182н». В актуальном релизе ЗУП печатает уже новую форму, а сам документ и место в меню остались прежними.

Что это за справка сейчас и кому её выдают

Справка нужна, чтобы новый работодатель посчитал больничный, декретные или пособие по уходу за ребёнком с учётом заработка у вас. В ней — суммы выплат, на которые начислялись страховые взносы, за два календарных года до года увольнения и за текущий год. Пример: человек увольняется в октябре 2026 года — в справке будут 2024, 2025 и 2026 год по дату увольнения. Ровно столько лет ЗУП и подставляет автоматически.

Что попадает в справку:

• 🏢 данные страхователя: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР;
• 👤 данные сотрудника: ФИО, СНИЛС, паспорт, период работы;
• 💰 сумма заработка по годам — в пределах базы для начисления взносов;
• 📅 количество календарных дней в периодах, которые исключаются из расчёта: больничные, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, освобождение от работы с сохранением заработка, если на него не начислялись взносы.

Когда выдаёте:

• в день увольнения — обязанность по 255-ФЗ, без всякого заявления;
• по заявлению работающего сотрудника — в течение трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Где лежит справка 182н в меню ЗУП 3.1

Документ один, а дойти до него можно тремя путями. Выбирайте по ситуации.

Если в разделе «Зарплата» команды нет, у пользователя может не хватать прав или раздел перенастроен. Проверьте поиском по интерфейсу: если документ находится, а в меню его нет — дело в настройке панели разделов, а не в программе.

Как сформировать справку о заработке 182н: пошагово

Порядок на примере: Иванова увольняется 14 октября, работала с 2023 года, в прошлом году была на больничном 12 дней.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Зарплата → Справки для расчета пособий.
2. Нажмите Создать. Если программа спросит вид справки — выберите справку для выдачи сотруднику.
3. Заполните Организацию, если в базе их несколько.
4. Выберите Сотрудника.

Шаг 2. Проверьте расчётные годы и суммы

После выбора сотрудника ЗУП сам подставляет годы и суммы из начислений, проведённых в базе. Для Ивановой это три года: два предшествующих и текущий до даты увольнения.

Сверьте по каждому году:

• сумму заработка — она не больше предельной базы для взносов соответствующего года;
• дни больничных и других исключаемых периодов — у Ивановой должно стоять 12 дней в прошлом году;
• периоды работы у вас — с даты приёма до даты увольнения.

Шаг 3. Перезаполните, если меняли начисления

Документ берёт данные на момент заполнения. Если после этого провели перерасчёт или исправили больничный, перезаполните справку командой заполнения в самом документе. Ручная правка суммы в табличной части — крайний случай, о нём ниже.

Особые случаи, которые проверяют вручную

Типовой сценарий ЗУП заполняет сам. Но в трёх ситуациях глаза расчётчика нужны обязательно.

• 🔁 Внешний совместитель. Справку выдают по месту совместительства так же, как по основному месту. Каждый работодатель выдаёт её только за свой заработок.
• 🗓 Работал меньше двух лет. В справке будут годы с нулями или неполные годы — это не ошибка. Не дописывайте туда заработок у прежних работодателей: он идёт отдельными справками от них.
• ❄️ Увольнение в январе. За текущий год сумма может быть маленькой или нулевой, если январская зарплата ещё не начислена. Сначала проведите начисление при увольнении, потом заполняйте справку — иначе в ней не будет последних выплат.

Если сотрудник в базе числился в двух организациях одновременно, проверьте, что в справке выбрана именно та организация, из которой он уходит. Суммы по второй организации в неё не попадают.

Шаг 4. Проведите и распечатайте

1. Нажмите Провести.
2. Нажмите Печать и выберите печатную форму справки о сумме заработка.
3. Проверьте подписантов внизу формы и отправьте на принтер.

Справку отдают сотруднику в день увольнения. Если документ ещё не готов, распечатайте форму из увольнения (путь в таблице выше), а документ в списке создайте позже — для архива.

Справки 182н сразу для нескольких сотрудников

Бывает, что увольняют пять человек одним днём или нужно перепечатать справки за квартал. Документ «Справка для расчета пособий» оформляется на одного сотрудника, поэтому «одной кнопкой на всех» не получится. Но печать можно собрать пачкой.

Как ускорить массовую работу:

1. 📝 Создайте первую справку, проверьте и проведите.
2. 📋 Для следующих используйте копирование (F9 в списке) и меняйте только сотрудника — организация и подписанты перенесутся. После смены сотрудника данные перезаполнятся.
3. 🖨 В списке выделите нужные справки с зажатым Ctrl (или Shift для диапазона) и нажмите Печать — откроется одна форма со всеми справками подряд.
4. 💾 Эту же пачку можно сохранить одним файлом PDF.

Архив: где найти выданные справки 182н

Все проведённые и записанные справки остаются в том же списке Зарплата → Справки для расчета пособий. Отдельного «архива» в ЗУП нет — список и есть архив.

Как быстро найти нужную:

• 🔍 поиск по фамилии в строке поиска списка;
• 📆 отбор по периоду — кнопка установки периода в командной панели;
• 🏢 отбор по организации, если база ведётся на несколько юрлиц;
• 👤 из карточки сотрудника — через ссылки на связанные документы.

Справку, распечатанную прямо из увольнения без создания отдельного документа, в этом списке вы не найдёте. Её можно только перепечатать из того же увольнения — и она будет сформирована по данным базы на момент повторной печати, а не на день выдачи.

Дубликат из документа печатается в любой момент: откройте справку и нажмите Печать. Данные не меняются, пока вы сами не перезаполните документ.

Сохранить справку в PDF, Excel или отправить по почте

Сотрудник просит прислать справку файлом, бухгалтерия нового работодателя — скан. В печатной форме ЗУП это делается без принтера.

Про XML. У справки о заработке для сотрудника нет электронного формата, который принимали бы СФР или другой работодатель. Сведения о заработке в фонд уходят в отчётности, а не этой справкой. Поэтому выгрузка в XML здесь не нужна.

Подписи, шапка и печать организации на справке

Шапка справки заполняется из карточки организации: Настройка → Организации. Если в справке нет регистрационного номера в СФР, КПП или адреса — исправлять нужно там, а не в печатной форме. После правки карточки перепечатайте справку.

Подписи. В документе справки есть поля руководителя и главного бухгалтера. По умолчанию они берутся из ответственных лиц организации. Чтобы не выбирать их каждый раз:

1. Откройте карточку организации в Настройка → Организации.
2. Найдите раздел с ответственными лицами (руководитель, главный бухгалтер).
3. Укажите сотрудников и должности, с какой даты они действуют.

Если руководитель сменился, добавьте новую запись с датой, а старую не удаляйте — справки за прошлые периоды должны печататься с тем, кто подписывал тогда.

Печать организации. Если организация печать использует, её ставят от руки на распечатанный экземпляр. Отсутствие печати у организации, отказавшейся от неё, — не ошибка.

Почему в справке нули или неправильные суммы

Ошибки в справке почти всегда идут из данных, а не из печатной формы. Разберите свой симптом.

Не исправляйте суммы в табличной части справки руками, чтобы «сошлось». Справка должна совпадать с данными, которые ушли в СФР в отчётности. Расхождение всплывёт, когда новый работодатель запросит сведения у фонда, и вопросы будут к вам.

Частые вопросы о справке в ЗУП 3.1