Как очистить базу 1С:Зарплата и управление персоналом от помеченных на удаление документов и элементов
Содержание
В 1С ЗУП 3.1
удаление помеченных объектов запускается из раздела Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов. Второй путь, если раздела не видно: Главное меню → Все функции → Обработки → Удаление помеченных объектов. Обработка находит всё, что помечено на удаление, проверяет ссылки и окончательно удаляет только те документы и элементы, на которые ничто в базе не ссылается.
Есть два режима: полная очистка «всё помеченное разом» и выборочное удаление, где вы сами отмечаете галочками, что удалить. Первый подходит для регулярной уборки, второй — когда в базе работают несколько человек и нужно убрать только свои черновики. Запускать обработку может пользователь с полными правами.
Почему пометка на удаление не стирает документ сразу
Клавиша Del в списке документов ЗУП не удаляет запись, а ставит на неё пометку — красный крестик на значке. Так задумано ради целостности данных.
Причины такой схемы:
- 🔗 Ссылки. Сотрудник указан в приёме на работу, начислениях, больничных, ведомостях. Если стереть его сразу, в этих документах останутся «битые» ссылки вида
<Объект не найден>. - 🛡 Права. Обычные роли (кадровик, расчётчик) не имеют права на непосредственное удаление. Пометку они ставить могут, окончательное решение остаётся за администратором.
- ↩️ Возможность передумать. Пока объект только помечен, пометку снимают той же клавишей
Delили командой в менюЕщё. После окончательного удаления вернуть его можно только из резервной копии.
Есть важная деталь для документов. Когда вы помечаете на удаление проведённый документ, программа отменяет его проведение. Движения по регистрам исчезают: помеченное начисление уже не влияет на расчёт зарплаты, НДФЛ и отчёты. Сама запись при этом остаётся в списке и занимает место в базе.
Где в 1С ЗУП найти удаление помеченных объектов
Путь зависит от версии программы и настроек интерфейса.
| Версия программы | Где искать обработку |
|---|---|
| ЗУП 3.1 и ЗУП КОРП 3.1 | Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов |
| ЗУП 3.1, если раздел скрыт | Главное меню → Все функции → Обработки → Удаление помеченных объектов |
| ЗУП 2.5 (обычные формы) | Операции → Удаление помеченных объектов в главном меню |
Как включить пункт «Все функции»
Если в главном меню (кнопка с тремя полосками в левом верхнем углу) нет пункта Все функции, его нужно включить:
- Откройте
Главное меню → Сервис → Параметры. - Поставьте флажок
Отображать команду "Все функции". - Нажмите
Применитьи закройте окно.
На свежих платформах 8.3 этот пункт может называться Функции для технического специалиста — это одно и то же.
Быстрый поиск по названию
В разделе Администрирование откройте подраздел Обслуживание и раскройте группу Корректировка данных. Если подгрупп много, воспользуйтесь строкой поиска вверху окна программы: начните вводить «удаление помеч» — обработка появится в выпадающем списке.
💡 Добавьте ссылку на обработку в Избранное (звёздочка в заголовке формы). Тогда в следующий раз путь из четырёх уровней не понадобится.
Порядок удаления помеченных на удаление документов в ЗУП
Перед запуском подготовьте базу. Окончательное удаление необратимо, поэтому сделайте резервную копию базы перед первым запуском обработки.
Шаг 1. Откройте обработку и выберите режим
На первой странице обработки два варианта:
- Автоматически удалить все помеченные объекты — программа сама найдёт и удалит всё, что можно удалить.
- Выборочное удаление — сначала покажет список, а удалять будет только отмеченное.
Для первого раза выбирайте выборочный режим. Так вы увидите, что именно накопилось в базе, прежде чем это исчезнет.
Шаг 2. Просмотрите список найденного
Обработка выводит дерево, сгруппированное по типам: справочник «Сотрудники», документ «Начисление зарплаты и взносов», «Больничный лист», «Отпуск» и так далее. Раскройте группы и проверьте содержимое.
Что снимать с отметки:
- документы прошлых месяцев, которые кто-то пометил по ошибке;
- сотрудников и физлиц, по которым ещё будут вопросы проверяющих;
- всё, в чём вы не уверены — его можно удалить позже.
Шаг 3. Запустите удаление
Нажмите Удалить. Программа проверит ссылки на каждый объект. На небольшой базе это занимает минуты, на базе с историей за несколько лет — до часа и дольше.
Шаг 4. Разберите отчёт о результатах
После завершения появится итог: сколько объектов удалено и сколько осталось. По неудалённым обработка показывает места использования — какие документы или элементы на них ссылаются. С этим отчётом работают дальше (см. раздел об ошибках ниже).
Если база клиент-серверная и в ней кто-то работает, во время проверки ссылок пользователи могут создать новые ссылки на удаляемые объекты. Обработка тогда не удалит такой объект и сообщит об этом. Надёжнее запускать удаление вечером или в выходной.
Что из помеченного удалять можно, а что лучше оставить
Технически программа удалит любой объект без ссылок. Но в зарплатной базе не всё, что без ссылок, стоит удалять.
| Объект | Удалять? | Почему |
|---|---|---|
| Черновики и дубли текущего месяца | ✅ Да | Ни на что не влияют, засоряют списки |
| Ошибочно созданные элементы справочников (дубль подразделения, должности) | ✅ Да | Если не использованы в документах |
| Помеченные начисления и ведомости закрытых периодов | ⚠️ Осторожно | По ним могли сдать 6-НДФЛ, отчёты в СФР; при проверке понадобится история |
| Сотрудники и физлица с историей | ⚠️ Обычно нельзя | На них ссылаются кадровые документы, удаление всё равно не пройдёт |
| Виды начислений и удержаний | ⚠️ Осторожно | Удалённый вид расчёта пропадёт из настроек, восстанавливать сложно |
| Предопределённые элементы | ❌ Нет | Программа не даст их удалить, пометку лучше снять |
Ведомости на выплату и связанные документы
Ведомость в банк или в кассу тянет за собой цепочку. На неё может ссылаться документ подтверждения зачисления от банка, а сама она опирается на начисленные суммы. Если пометить только начисление, а ведомость оставить, начисление не удалится — на него есть ссылка.
Правильный порядок для ошибочно созданной выплаты:
- Пометьте на удаление документы подтверждения выплаты, если они есть.
- Пометьте ведомость.
- Пометьте начисление, если оно тоже ошибочное.
- Запустите выборочное удаление и отметьте все три документа в одном запуске.
Перед этим сверьте, ушли ли деньги на самом деле. Если реестр уже отправлен в банк и сотрудники получили выплату, удалять ведомость нельзя: пропадёт основание для удержанного и перечисленного НДФЛ.
Как поступить с уволенными сотрудниками
Уволенных не нужно помечать на удаление ради порядка в списках. В ЗУП их скрывают отбором: в списке сотрудников есть переключатель, который показывает только работающих. Карточка уволенного нужна для справок, перерасчётов и запросов СФР.
💡 Если в базе завелся дубль сотрудника (один человек оформлен дважды), сначала объедините дубли или перенесите документы на правильную карточку, и только потом удаляйте лишнюю.
Ошибки при удалении помеченных объектов в ЗУП и их решения
Самая частая ситуация — объект остался в списке, хотя вы его отметили. Обработка в таком случае сообщает, что на объект есть ссылки, и показывает, где именно он используется.
Циклические ссылки
Бывает, что два помеченных объекта ссылаются друг на друга: например, исправление больничного и исходный документ. Если отметить оба в одном запуске, обработка удалит их вместе. Если отметить только один — он останется, потому что на него ссылается второй.
Объект удалился, а в документах появилось «Объект не найден»
Такое возможно, если удаление шло не через обработку, а напрямую (например, программистом через Конфигуратор с правом непосредственного удаления). Ссылочная целостность при этом не проверяется. Выход — восстановить объект из копии (см. ниже) или вручную заменить битые ссылки в документах.
Автоматическая очистка базы по расписанию
В ЗУП 3.1 удаление помеченных можно поручить регламентному заданию. Тогда базу не нужно чистить вручную.
Как включить:
- Откройте обработку удаления помеченных объектов.
- Найдите на форме настройку автоматического удаления по расписанию и включите её.
- Задайте расписание, например, каждое воскресенье в 03:00.
Учтите особенность файловой базы. Регламентные задания в ней выполняются, только когда кто-то запустил программу. В клиент-серверной базе задания выполняет сервер 1С сам, по расписанию.
Автоматический режим удаляет всё, что помечено и не имеет ссылок, без вашего просмотра. Если в отделе любят помечать «на всякий случай», лучше оставить ручное выборочное удаление.
Нужны ли внешние обработки
Для типовой ЗУП 3.1 сторонние обработки удаления не нужны: встроенная проверяет ссылки, показывает места использования и умеет удалять по расписанию. Внешние обработки «быстрого удаления» из интернета опасны: часть из них удаляет без контроля ссылок. Запускайте такие файлы только после проверки программистом и на копии базы.
Как вернуть ошибочно удалённый документ или сотрудника
Окончательно удалённый объект из корзины не вернуть: корзины в 1С нет. Источник восстановления — только резервная копия.
Порядок восстановления
- Найдите резервную копию, сделанную до удаления.
- Разверните её в отдельную информационную базу. Не загружайте копию поверх рабочей — пропадёт всё, что внесли после копирования.
- В копии найдите нужные документы или элементы справочников.
- Перенесите их в рабочую базу. Для этого используют универсальную обработку «Выгрузка и загрузка данных XML»: выгружаете объекты из копии и загружаете в рабочую базу.
- Перепроведите восстановленные документы и проверьте расчёт за затронутый месяц.
Как узнать, кто и когда удалил
Откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации и поставьте отбор по событию Данные. Удаление. Журнал покажет пользователя, время и представление удалённого объекта. Это помогает понять, к какой дате брать копию.
💡 Если резервных копий нет, а удалённого немного, документы проще создать заново по бумажным или PDF-версиям: приказы, расчётные листки и ведомости обычно сохраняются в архиве кадровой службы.