Карточка организации по воинскому учету (форма 18) в ЗУП 3.1

Отдельной кнопки «Форма 18» в 1С ЗУП нет. Это карточка учета организации по воинскому учету, и программа собирает её отчетом из данных о сотрудниках. Искать её нужно в разделе Кадры → блок воинского учета, а если блока нет, сначала включить воинский учет в настройках.

Ниже порядок такой: включаем учет, заполняем данные военнообязанных, формируем форму 18 и сверяем её с картотекой. Названия пунктов слегка отличаются между релизами ЗУП 3.1, поэтому там, где название может плавать, подсказываю, как найти нужное через поиск по меню.

Что такое форма 18 и зачем она кадровику

Форма 18 — карточка учета организации. Её ведет каждая организация, где работают граждане, пребывающие в запасе, и призывники. Карточку сверяют с военным комиссариатом, поэтому данные в ней должны совпадать с реальной численностью.

В карточке собраны:

• 🏢 сведения об организации: наименование, адрес, руководитель;
• 👤 ответственный за воинский учет и его контакты;
• 📊 численность работающих граждан: всего, пребывающих в запасе, призывников, забронированных;
• 🪖 данные о том, кто из сотрудников подлежит бронированию.

Общий порядок задан законом о воинской обязанности и Положением о воинском учете (реквизиты — в источниках). Конкретные формы и сроки сдачи сведений уточняйте у своего военкомата: требования у районов могут отличаться.

Где в ЗУП найти форму 18 воинский учет

Порядок поиска от простого к запасному.

1. Откройте раздел Кадры и найдите в нём пункт про воинский учет. В разных релизах он называется чуть по-разному: «Воинский учет», «Воинский учет и бронирование».
2. Внутри блока ищите отчеты: список граждан по воинскому учету, карточку учета организации, сведения о бронировании.
3. Если пункта в меню нет, нажмите поиск по командному интерфейсу (иконка лупы или Ctrl+F в панели разделов) и введите «воинский».
4. Если и поиск пуст, значит воинский учет выключен. Идите к следующему разделу.

Пользователю с урезанными правами пункт тоже не виден. В этом случае проверьте профиль доступа: нужна роль кадровика с правом на воинский учет. Попросите администратора, а не пытайтесь менять права сами.

Как включить воинский учет в ЗУП

Если блока нет, дело в настройках. Откройте Настройка → Кадровый учет и найдите флажок, связанный с ведением воинского учета. Название может звучать как «Ведется воинский учет» или «Учет военнообязанных». Ориентируйтесь на смысл.

Порядок действий:

1. Откройте Настройка → Кадровый учет.
2. Найдите блок настройки учета: воинский учет, бронирование.
3. Поставьте флажок воинского учета. Если рядом есть отдельный флажок для бронирования, включайте его только когда у вас есть забронированные граждане.
4. Закройте настройки и перезапустите форму раздела Кадры, чтобы меню обновилось.

Включать воинский учет в рабочей базе лучше вне отчетного периода и после копии базы. Флажок сам по себе данные не удаляет, но интерфейс меняется для всех кадровиков.

Какие данные сотрудников нужны для формы 18

Форма собирается по тому, что внесено в карточки людей. Пустые поля дают нулевые строки. Поэтому подготовку лучше сделать до формирования отчета.

По каждому работнику в сведениях о воинском учете заполняют:

• 🪪 категорию учета: призывник, пребывающий в запасе, не состоит на учете;
• 🎖 воинское звание и состав (профиль);
• 🏛 наименование военкомата, где человек состоит на учете;
• 🩺 категорию годности к военной службе;
• 📄 данные военного билета или удостоверения призывника: серия, номер, дата выдачи.

Если сотрудников много, внесите данные пакетно. Для этого в ЗУП есть обработки группового изменения: найдите их в разделе Администрирование или в меню «Сервис» по слову «групповая». Не уверены, что есть в вашем релизе, спросите администратора.

Что делать с женщинами и неработающими по учету

Женщины с военно-учетной специальностью (например, медицинские работники) тоже подлежат учету. Их вводят так же, как мужчин. Для остальных категорию оставляют «не состоит на учете» и в итоговых числах они не участвуют.

Совместители и уволенные

Совместителя учитывают по основному месту работы. Если человека оформили по совместительству у вас, а основная работа в другой организации, отметьте это в карточке, чтобы он не попал в форму дважды. Уволенных из отчета исключают сами по дате: проверьте, что дата увольнения проставлена в приказе.

Как сформировать форму 18 в 1С ЗУП пошагово

Когда данные заполнены, отчет формируется за минуту.

1. Откройте Кадры → блок воинского учета → отчет «Карточка учета организации» (в вашем релизе название может немного отличаться).
2. Укажите дату, на которую нужны сведения. Отчет собирает численность на эту дату.
3. Проверьте организацию в шапке. Если в базе несколько юрлиц, выберите нужное.
4. Нажмите Сформировать.
5. Проверьте раздел с численностью: всего работающих, из них военнообязанных, из них забронированных.
6. Нажмите Печать или выгрузите в Excel, если военкомат просит таблицу.

Если отчет не открывается в нужном виде, нажмите значок настроек отчета и включите нужные группировки. Если нужной настройки нет, форма в вашей конфигурации устроена проще, и данные придется перенести в бланк военкомата вручную.

Особенности по конфигурациям

Форма 18 — кадровая, поэтому она есть только там, где есть кадровый учет.

В типовых УТ 11 и Рознице кадрового учета нет, и формы 18 там искать бессмысленно.

Бронирование граждан: что менять в форме 18

Если часть сотрудников забронирована, карточка должна это показывать отдельной строкой. Программа берет такие данные из сведений о бронировании в карточке работника.

Что проверить по каждому забронированному:

• 📌 стоит отметка о бронировании;
• 📌 указано основание (документ о бронировании и его дата);
• 📌 должность входит в перечень, по которому организация вправе бронировать.

Когда бронь снята или человека уволили, уберите отметку в тот же день. Иначе в карточке останется лишняя строка, и военкомат её заметит на сверке.

Как проверить данные перед сверкой с военкоматом

Сверку проще пройти, если цифры в форме 18 вы уже подтвердили сами. Сделайте три проверки.

1. Список сотрудников. Откройте список, отберите по воинской категории и посчитайте вручную. Например, в штате 40 человек, из них 12 военнообязанных и 2 призывника. Итог в карточке должен показать именно 12 и 2, а не 14 в одной графе.
2. Движение за период. Просмотрите приемы и увольнения с последней сверки. Каждый принятый военнообязанный должен быть внесен, каждый уволенный исключен.
3. Личные данные. Сверьте фамилии и номера военных билетов по паспорту и билету. Одна ошибочная цифра в номере билета ведет к вопросам.

Если расхождение нашлось, не правьте готовый бланк. Исправьте данные в карточке сотрудника и сформируйте отчет заново: так база и бумага останутся одинаковыми.

Частые ошибки и как их избежать

Разберем то, на чем чаще всего спотыкаются.

Отчет пустой при заполненных сотрудниках

Обычно причина в дате. Отчет собирает данные на выбранную дату, а сотрудник принят позже. Сдвиньте дату на день после приема.

В итоговых числах не хватает людей

Проверьте, что у них проставлена категория учета и не стоит признак «не состоит на учете». Человек без категории в подсчет не попадает.

Данные не совпадают с военкоматом

Военкомат сверяет по картотеке. Если человек сменил фамилию или переехал, обновите данные и приложите подтверждающий документ.

Забронированные не выделены

Бронирование включается отдельно: в базе нужно отметить, что сотрудник забронирован, и указать основание. Без этого он считается обычным военнообязанным.

Кто в организации отвечает за воинский учет

Ответственного назначают приказом руководителя. Чаще всего это специалист отдела кадров, в малых организациях — бухгалтер или сам директор.

Что это значит для работы в ЗУП:

• 👤 ответственный должен иметь доступ к кадровому разделу и отчетам воинского учета;
• 👤 его фамилия и контакты попадают в шапку карточки, поэтому внесите их в данные организации;
• 👤 при смене ответственного обновите сведения сразу, иначе военкомат будет звонить прежнему человеку.

Если кадровиков двое, договоритесь, кто вносит данные. Двойной ввод дает дубли и расхождения в итогах.

Как не забыть про воинский учет в течение года

Проще один раз настроить процесс, чем каждый раз искать форму.

• 📅 Заведите напоминание на сроки сверки с военкоматом (они зависят от района, уточните у них).
• 🧾 При приеме сразу просите военный билет или приписное свидетельство и вносите данные в карточку.
• 🔄 При увольнении и изменении данных обновляйте сведения в тот же день.
• 👥 Назначьте ответственного приказом и укажите его в базе.

Частые вопросы