Как найти и проверить средний заработок сотрудника за 12 месяцев в ЗУП 3.1

Среднюю зарплату сотрудника за год в 1С ЗУП 3.1 быстрее всего посмотреть в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате: отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)» за период с января по декабрь покажет начисления по каждому месяцу и итог за год. Итог делите на 12 — это средняя месячная зарплата «на бумаге».

Если же нужен средний заработок по правилам Трудового кодекса (для отпуска, командировки, справки), считать его вручную не надо: ЗУП сам рассчитывает его в документе и показывает расшифровку по месяцам. Поэтому две «средние зарплаты» одного сотрудника почти никогда не совпадают — и обе могут быть верными.

Какая средняя зарплата вам нужна

Под словами «средняя зарплата за год» бухгалтеры и кадровики имеют в виду три разных показателя. Программа считает их в разных местах, и путаница здесь — главная причина «неправильных» цифр.

Первый показатель просят банки, второй нужен для оплаты отпусков и справок, третий — руководителю, для статистики и сравнения с отраслью.

Отчёт по сотрудникам помесячно: средняя зарплата за 12 месяцев

Это основной способ, если нужно быстро увидеть зарплату конкретного человека за год.

1. Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате.
2. Выберите «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)».
3. Укажите период: например, с 01.01 по 31.12 прошлого года или 12 месяцев, предшествующих нужной дате.
4. Выберите организацию. Если нужен один человек, установите отбор по сотруднику.
5. Нажмите Сформировать.

Отчёт выводит месяцы в колонках, а виды начислений — в строках. В последней колонке стоит итог за период. Именно его и делите на число месяцев.

Как не ошибиться в делителе

💡 Делить на 12 правильно, только если сотрудник работал весь год. Если он принят в апреле, делитель — 9 месяцев. Иначе средняя получится заниженной на четверть.

Месяцы с отпуском без сохранения зарплаты или с долгим больничным тоже искажают картину: начислено мало, а месяц в делителе стоит. Для банка это нормально — ему важна реальная сумма за год. Для внутреннего анализа такие месяцы лучше видеть отдельно.

Если нужна колонка «Среднее» прямо в отчёте

Отчёт построен на системе компоновки данных, поэтому его можно настроить:

• 🔧 Откройте Настройки и переключитесь в расширенный режим.
• ➕ Добавьте пользовательское поле-выражение: итог начислений, делённый на нужное число месяцев.
• 💾 Сохраните вариант отчёта под своим именем, чтобы не настраивать его каждый раз.

Если настраивать не хочется, сохраните отчёт в Excel кнопкой сохранения на панели отчёта и посчитайте среднее формулой =СРЗНАЧ() по колонкам месяцев. Только исключите из диапазона итоговую колонку.

Справки о заработке для внешних запросов

Когда сотрудник просит «справку о средней зарплате», сначала уточните, кто её запрашивает. Форма зависит от получателя.

Справка о доходах для налоговых целей

Справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая 2-НДФЛ) формируется в разделе Налоги и взносы. В ней доходы разбиты по месяцам и кодам, внизу — общая сумма за год. Многие банки принимают её вместо своей формы.

⚠️ В справке о доходах суммы стоят по месяцу получения дохода для НДФЛ, а не по месяцу начисления. Отпускные, выплаченные в конце июня за отпуск в июле, окажутся в июне. Поэтому помесячные цифры справки и отчёта по зарплате могут расходиться, хотя итог за год обычно близок.

Справка по форме банка или работодателя

Свою форму банки присылают в Word или PDF. Заполняйте её по помесячному отчёту из предыдущего раздела: там видно начисленное, а при необходимости — удержания и сумма «на руки».

Справка для расчёта пособий

Справка о заработке для пособий по старой форме, утверждённой приказом Минтруда № 182н, отменена с 2023 года. Сведения о заработке у прежних работодателей теперь запрашивает Социальный фонд (бывший ФСС). Если сотрудник принёс такую справку — данные из неё всё равно можно внести в ЗУП для расчёта, но выдавать её по старой форме не нужно.

Свод начисленной зарплаты: средняя по организации и отделам

Средняя зарплата по компании нужна руководителю, для сравнения со среднеотраслевой и при проверках уровня зарплат. Считается она в два отчёта.

Шаг 1. Фонд оплаты труда за год

1. В Зарплата → Отчеты по зарплате откройте «Свод начисленной зарплаты».
2. Поставьте период — календарный год.
3. Для разбивки по отделам добавьте группировку по подразделениям в настройках отчёта.
4. Сформируйте отчёт и возьмите итог начислений.

Шаг 2. Среднесписочная численность

Отчёт «Среднесписочная численность» находится среди кадровых отчётов в разделе Кадры. Сформируйте его за тот же год и по той же организации или подразделению.

Шаг 3. Формула

Средняя зарплата = ФОТ за год ÷ среднесписочная численность ÷ 12.

Пример: фонд оплаты труда 14 400 000 ₽, среднесписочная численность 20 человек. 14 400 000 ÷ 20 ÷ 12 = 60 000 ₽ в месяц.

💡 Не делите ФОТ на число людей в штате на 31 декабря. Если в течение года была текучка, на конец года людей может быть 25, а среднесписочная — 20. Средняя по «головам на конец года» выйдет 48 000 ₽ вместо 60 000 ₽.

Совместителей и договорников ГПХ отделяйте сразу: для одних задач их включают, для других нет. Начисления по договорам ГПХ лучше смотреть отдельной группировкой, чтобы не смешивать их с зарплатой.

Средний заработок по ТК РФ: как ЗУП считает его в документах

Для оплаты отпуска, командировки, донорских дней и других гарантий нужен средний заработок по статье 139 ТК РФ и Положению, утверждённому Постановлением № 922. Это уже не «сумма за год ÷ 12».

Как устроен расчёт

• 📅 Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем события.
• ✂️ Из базы исключаются отпускные, больничные, материальная помощь и другие выплаты, не являющиеся оплатой труда.
• ⏱️ Время, когда за сотрудником сохранялся средний заработок или он болел, тоже исключается из расчётного периода.
• 🏖️ Для отпусков среднедневной заработок = база ÷ 12 ÷ 29,3, если все месяцы отработаны полностью.
• 🧳 Для остальных случаев (командировки и т. п.) база делится на фактически отработанные дни.

Где посмотреть расчёт в ЗУП 3.1

1. Откройте документ, где оплата идёт по среднему: например, Зарплата → Отпуска и нужный документ.
2. Рядом с полем «Средний заработок» нажмите кнопку редактирования (значок карандаша).
3. Откроется форма с данными для расчёта: месяцы периода, учитываемые начисления, отработанные дни и часы.
4. Для бумажного варианта используйте меню Печать документа — там есть печатная форма расчёта среднего заработка.

Форма в документе — самая точная «средняя зарплата за год» в смысле ТК РФ. Если кто-то просит подтвердить, как получилась сумма отпускных, распечатайте именно её.

Нестандартный период: как посмотреть средний, не начисляя ничего

Иногда средний заработок нужен «на дату» без реального отпуска: например, для расчёта выходного пособия или прикидки. Практический приём:

1. Создайте новый документ «Отпуск» по сотруднику.
2. Поставьте дату начала на день, от которого нужен расчёт.
3. Откройте форму среднего заработка и посмотрите цифры.
4. Закройте документ без записи.

Не проводите такой черновик: он начислит отпускные и попадёт в расчёт зарплаты. Если случайно записали — пометьте документ на удаление.

Другой расчётный период ЗУП по умолчанию не подставит. Статья 139 ТК РФ разрешает иной период, только если он закреплён в коллективном договоре или локальном акте и не ухудшает положение работника. В таком случае считайте вручную по данным помесячного отчёта.

Как посчитать среднюю зарплату за год в 1С ЗУП вручную

Ручной расчёт нужен для проверки: когда сотрудник оспаривает отпускные или аудитор просит показать, откуда взялась сумма.

Откуда брать данные

• 📄 Расчётные листки сотрудника за 12 месяцев (Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок).
• 📊 Помесячный анализ зарплаты по сотруднику — удобнее, всё в одной таблице.
• 🗓️ Табель или графики отсутствий — чтобы понять, какие месяцы отработаны не полностью.

Пример расчёта

Сотрудник отработал год. За 12 месяцев ему начислено 780 000 ₽. В эту сумму входят:

• отпускные за 14 дней июльского отпуска — 54 000 ₽;
• пособие по больничному — 18 000 ₽.

Средняя месячная зарплата для банка: 780 000 ÷ 12 = 65 000 ₽.

Средний заработок для отпуска:

1. База без отпускных и больничного: 780 000 − 54 000 − 18 000 = 708 000 ₽.
2. Для простоты примера считаем, что неполный месяц один — июль: из 31 дня 14 дней отпуска, остаётся 17 календарных дней. Остальные 11 месяцев отработаны полностью.
3. Дни в июле: 29,3 ÷ 31 × 17 = 16,07.
4. Всего дней: 11 × 29,3 + 16,07 = 338,37.
5. Среднедневной заработок: 708 000 ÷ 338,37 = 2 092,38 ₽.

Разница видна сразу: «средняя для банка» — 65 000 ₽ в месяц, а база для отпуска в пересчёте на месяц — 59 000 ₽ (708 000 ÷ 12). Обе цифры правильные, просто отвечают на разные вопросы.

Премии в ручном расчёте

• 🏆 Ежемесячные премии учитываются в месяце, за который начислены.
• 📆 Квартальные — если начислены в расчётном периоде, не больше одной за каждый показатель за квартал.
• 🎁 Годовая премия за прошлый год учитывается независимо от даты начисления, пропорционально отработанному времени, если год отработан не полностью.

Почему средняя в ЗУП не сходится с вашей

Если цифра программы отличается от ручной, проверьте эти места по порядку.

• 🔍 Начисления «до ЗУП». Если организация перешла на ЗУП 3.1 в середине года, ранние месяцы есть в программе только при перенесённых начальных данных. Без них средний заработок считается по неполному периоду или по минимуму.
• 🔁 Повышение окладов. При повышении зарплаты в организации или подразделении средний индексируется на коэффициент повышения. В ручном расчёте его часто забывают.
• 🧾 Вид начисления не учитывается в среднем. У каждого вида начисления в его настройках задано, входит ли он в базу для среднего. Разовая выплата, заведённая новым видом начисления, может не попасть в базу, если её настроили неправильно.
• 📉 Отпуск без сохранения зарплаты. Исключается ли он из расчётного периода, зависит от основания отпуска. Если сумма неожиданная, откройте форму среднего в документе и посмотрите, какие дни программа считает отработанными.
• 🧑‍💼 Сотрудник с подработкой или внутренним совместительством. Средний может считаться по каждому трудовому договору отдельно. Сравнивайте одинаковые вещи.

Частые вопросы