Как закрыть прошлый период в ЗУП 3.1 от случайных правок

Дату запрета редактирования в 1С ЗУП 3.1 ставят в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав. Там включают флажок «Даты запрета изменения» и по ссылке «Настроить» указывают дату: одну на всю базу, отдельно по разделам и организациям или отдельно для каждого пользователя. После этого документы с датой раньше границы нельзя ни записать, ни провести, ни пометить на удаление.

Вариантов настройки три, и выбирают их по размеру базы. Одна общая дата подходит небольшой компании с одним расчётчиком. Даты по организациям нужны, когда в базе несколько юрлиц и отчётность сдаётся в разные дни. Даты по пользователям выручают, когда главному бухгалтеру нужно поправить закрытый месяц, а остальным — нет.

Что защищает дата запрета и как она работает

Дата запрета — это граница. Всё, что датировано этой датой и раньше, становится «только для чтения» для тех, на кого действует запрет. Документы и данные после границы редактируются как обычно.

Программа проверяет запрет в момент записи. Пользователь может открыть старый документ, посмотреть его, распечатать. Но при попытке нажать «Записать» или «Провести» 1С откажет и сообщит, что данные за этот период изменять запрещено.

Что попадает под защиту в ЗУП:

• 📄 кадровые документы: приёмы, переводы, увольнения, отпуска по графику;
• 💰 документы расчёта: начисление зарплаты, больничные, отпускные, премии;
• 🏦 выплаты: ведомости в банк и в кассу;
• 🧾 документы по НДФЛ и взносам, которые попадают в отчётность;
• 🗑 пометка на удаление и удаление помеченных объектов из закрытого периода.

Зачем это нужно расчётчику. После сдачи 6-НДФЛ и расчёта по страховым взносам данные в базе должны совпадать с отправленной отчётностью. Одно «тихое» перепроведение старого начисления — и при следующей сверке с налоговой цифры разойдутся. Найти такую правку задним числом потом сложно.

Где в ЗУП 3.1 поставить дату запрета изменения

Настройку делает пользователь с правами администратора. Порядок такой:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Найдите группу «Даты запрета изменения» и установите одноимённый флажок.
3. Нажмите ссылку «Настроить» рядом с флажком. Откроется форма «Даты запрета изменения».
4. Вверху выберите, для кого действует запрет: «Для всех пользователей» или «По пользователям».
5. Выберите способ указания даты: общая дата, по разделам или по разделам и объектам.
6. Укажите саму дату и закройте форму. Настройка сохраняется сразу.

Какую дату ввести: фиксированную или плавающую

Дату можно задать вручную, а можно выбрать относительный вариант. Относительная дата сдвигается сама, и администратору не нужно заходить в настройку каждый месяц.

Для плавающих дат есть отсрочка — количество дней, в течение которых прошлый период ещё открыт. Например, «конец прошлого месяца» с отсрочкой 10 дней: до 10 ноября октябрь можно править, с 11-го он закрыт. Это удобно: зарплату за октябрь начисляют в первых числах ноября, и граница не мешает.

Даты по разделам и организациям

Способ «По разделам и объектам» нужен базе, где ведут учёт нескольких организаций. В таблице появляются строки разделов, а внутри них — конкретные организации. Каждой ставят свою дату.

Пример. ООО «Альфа» сдала отчётность за III квартал 20 октября — ей ставят 30 сентября. ООО «Бета» ещё сверяет взносы — у неё граница остаётся на 30 июня. Расчётчик «Беты» продолжает работать с июлем – сентябрём, а данные «Альфы» уже защищены.

Если для организации отдельная строка не задана, к ней применяется общая дата раздела.

Индивидуальные даты для пользователей и права в профилях групп доступа

Запрет «Для всех пользователей» одинаков для каждого. Режим «По пользователям» позволяет сделать исключения.

Как настроить разные даты разным сотрудникам

1. В форме «Даты запрета изменения» переключитесь на «По пользователям».
2. Первая строка «Для всех пользователей» остаётся — это общее правило.
3. Кнопкой «Подобрать» добавьте пользователя или группу пользователей.
4. Для добавленной строки укажите свою дату — раньше или позже общей.

Типичная схема для отдела из четырёх человек:

• 👥 все пользователи — конец прошлого месяца, отсрочка 5 дней;
• 👩‍💼 главный бухгалтер — конец прошлого квартала;
• 🧑‍💻 администратор базы — конец прошлого года.

Получается, что расчётчики правят только текущий месяц и первые дни следующего. Главбух может исправить ошибку в пределах квартала, пока отчётность ещё не сдана. Администратор при необходимости доберётся до любой даты текущего года.

Кто может менять саму дату запрета

Право на настройку даёт отдельная роль в профиле группы доступа. Посмотреть её можно в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. Откройте профиль и на вкладке разрешённых действий найдите роли по слову «запрета» — там есть роль на чтение и роль на добавление и изменение дат запрета.

Как выдать это право главбуху, не делая его администратором:

1. Поставляемые профили менять нельзя. Выделите подходящий профиль (например, тот, по которому работает главбух) и скопируйте его.
2. В копии на вкладке ролей включите роль на добавление и изменение дат запрета изменения.
3. Запишите профиль под понятным именем, например «Главный бухгалтер + закрытие периода ».
4. В Группы доступа создайте группу с этим профилем и добавьте в неё нужного пользователя.

Права начинают действовать после перезапуска сеанса пользователя.

Перерасчёты, исправления и обмен с бухгалтерией

Самый частый вопрос: как исправить ошибку прошлого месяца, если он закрыт? В ЗУП для этого есть механизмы, которые работают в текущем периоде и не трогают закрытый.

Перерасчёты прошлых периодов

Если кадровый документ с датой в открытом периоде затрагивает уже рассчитанный месяц, ЗУП регистрирует перерасчёт. Например, больничный пришёл 5 ноября за 27–31 октября. Документ «Больничный лист» датируют ноябрём, а программа доначислит и сторнирует октябрьские суммы в ноябрьском начислении. Октябрь при этом не перепроводится.

Посмотреть, что ждёт перерасчёта, можно в документе «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц — сторно прошлых периодов попадает туда отдельными строками.

Команда «Исправить»

Многие документы ЗУП (начисления, отпуска, больничные) имеют команду «Исправить» в форме документа. Она создаёт новый документ-исправление в текущем периоде. Исходный документ остаётся нетронутым, а разница начисляется или сторнируется сейчас.

Это и есть правильный способ работы с закрытым периодом. Отодвигать дату запрета ради одной правки не нужно.

Даты запрета загрузки при синхронизации с Бухгалтерией

Если ЗУП обменивается данными с 1С:Бухгалтерией, в том же разделе настроек есть флажок «Даты запрета загрузки». Это отдельный механизм: он не даёт входящему обмену изменить данные закрытого периода.

Для ЗУП обычно важнее обратная сторона. В Бухгалтерии после закрытия месяца ставят свою дату запрета. Тогда повторная выгрузка документа «Отражение зарплаты в бухучете» за закрытый месяц не перепишет проводки бухгалтера.

Если 1С не даёт записать документ: разбор ошибок

Отдельный случай — перепроведение документов. Групповое перепроведение за период, который захватывает закрытые месяцы, остановится на первом же документе до границы. Ставьте начало периода обработки после даты запрета.

Порядок безопасного закрытия зарплатного периода

Дата запрета работает хорошо, когда её сдвигают по регламенту, а не «когда вспомнили». Рабочая последовательность для ежемесячного закрытия:

Несколько правил, которые избавляют от проблем:

• 📅 Закрывайте квартал только после того, как отчётность по НДФЛ и взносам принята. До этого держите открытым хотя бы последний месяц квартала.
• 🔁 Если пришлось временно открыть период, верните дату в тот же день. Запишите себе, кто и зачем её сдвигал.
• 👤 Право двигать дату — у одного-двух человек, не у всех расчётчиков.
• 💾 Перед массовой правкой в закрытом периоде сделайте резервную копию базы. Вернуть перепроведённые документы назад без неё не получится.

Если в ЗУП работают с прошлыми годами только для отчётов и справок, это не мешает дате запрета. Формировать отчёты, печатные формы и справки за закрытый период можно без ограничений — запрет касается только записи данных.

Частые вопросы