Справка о среднем заработке для ЦЗН в ЗУП 3.1: формирование, проверка, выдача

Справка для центра занятости в 1С 8.3 ЗУП формируется как печатная форма: быстрее всего открыть проведённый документ Увольнение сотрудника и в меню Печать выбрать справку о среднем заработке для центра занятости. Второй путь — через список отчётов раздела Зарплата, если увольнения в базе нет или справку нужно сделать на произвольную дату.

Программа сама подбирает расчётный период, берёт начисления и отработанное время, считает средний заработок и подставляет реквизиты организации. От бухгалтера требуется одно: проверить, что исходные данные за период полные, и только потом печатать.

Что подготовить до того, как формировать справку для ЦЗН

Справка в ЗУП не хранится как отдельный документ со своими суммами. Это отчёт, который каждый раз заново собирает данные из базы. Поэтому ошибки в справке — почти всегда ошибки в начислениях или табеле за расчётный период.

Перед формированием проверьте четыре вещи:

• 📅 Зарплата за все месяцы периода начислена и проведена. Если сотрудник уволен в середине месяца, нужны полные начисления за предыдущие месяцы, а за месяц увольнения — проведённое Увольнение с окончательным расчётом.
• 🗂 Нет «дыр» в истории. Если учёт в ЗУП начат недавно, а часть периода приходится на старую программу, суммы за прошлые месяцы нужно ввести документом Данные для расчета среднего заработка. Без него месяцы до начала учёта будут пустыми.
• 🩺 Больничные, отпуска и простои оформлены своими документами. Программа отличает отработанные дни от неотработанных только по документам. Отпуск, внесённый вручную строкой в начисление, исказит расчёт.
• ✍️ Ответственные лица организации заполнены. Руководитель и главный бухгалтер подставляются в подписи из карточки организации. Если там пусто, справка выйдет без расшифровки подписей.

Где в 1С ЗУП справка о среднем заработке: путь через документ «Увольнение»

Это основной и самый короткий способ. Справка привязывается к дате увольнения, и период программа определяет от неё.

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
2. Найдите документ Увольнение нужного сотрудника. Удобно отфильтровать список по фамилии через строку поиска над таблицей.
3. Откройте документ и убедитесь, что он проведён. Непроведённый документ печатную форму не даст или даст с пустыми суммами.
4. Нажмите кнопку Печать на командной панели документа.
5. Выберите в списке справку о среднем заработке для центра занятости.
6. Справка откроется в отдельной вкладке в виде табличного документа — её можно проверить, при необходимости поправить вручную и распечатать.

Если в меню Печать справки нет, причина обычно одна из двух: открыт не документ Увольнение, а, например, Кадровый перевод, либо у пользователя урезаны права на печать кадровых документов. Во втором случае поможет администратор базы.

Справка для центра занятости через отчёты раздела «Зарплата»

Второй путь нужен, когда документа увольнения в базе нет. Например, сотрудник уволен ещё в старой программе, а теперь просит справку. Или ЦЗН попросил справку за другой период, и её удобнее собрать отдельно от увольнения.

1. Откройте раздел Зарплата.
2. На панели раздела нажмите Отчеты по зарплате.
3. В открывшемся списке отчётов наберите в строке поиска слово «занятости». Список сократится до нужной справки.
4. Откройте отчёт и заполните шапку: организацию, сотрудника, дату справки.
5. Проверьте расчётный период (о нём — в следующем разделе) и нажмите Сформировать.

Чтобы не искать справку каждый раз, отметьте её звёздочкой в списке отчётов. Она попадёт в избранное и будет первой строкой.

Расчётный период: какие месяцы попадают в справку

Классическая схема для центра занятости — три полных календарных месяца перед месяцем увольнения. Месяц увольнения в расчёт не входит, даже если сотрудник отработал его почти целиком.

Пример. Сотрудник уволен 14 октября. В расчётный период попадут июль, август и сентябрь. Начисления за 1–13 октября в справку не войдут.

Что программа исключает из расчёта:

• 🤒 дни болезни и пособия по временной нетрудоспособности;
• 🏖 ежегодные отпуска и оплату за них по среднему;
• ⏸ простои, оплаченные не полностью, и отпуска без сохранения заработка;
• 👶 отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком.

Эти дни выпадают и из числителя (суммы), и из знаменателя (отработанные дни). Средний заработок получается «чистым» — только за фактически отработанное время.

Если в периоде мало отработанных дней

Сложный случай — сотрудник почти весь период болел или был в отпуске по уходу за ребёнком. Отработанных дней ноль или единицы, и средний заработок выходит нулевым или нереально маленьким.

Не подгоняйте суммы вручную. Сформируйте справку как есть, а в сопроводительном письме или на обороте укажите, по какой причине в периоде нет отработанного времени. Как поступить дальше — решает ЦЗН: правила выплаты пособия по безработице устанавливает закон о занятости и подзаконные акты, а не работодатель.

Когда нужен другой период

Иногда центр занятости просит справку за конкретные месяцы. В отчёте из раздела Зарплата период задаётся вручную в шапке. После изменения обязательно нажмите Сформировать заново: старые цифры на экране сами не пересчитаются.

Проверка цифр в справке перед выдачей

Справку для ЦЗН проверяют двумя способами: на здравый смысл и сверкой с расчётными листками.

Быстрая проверка на здравый смысл

Сравните средний заработок в справке с окладом сотрудника. Если оклад 60 000 руб., а в справке 18 000 руб., что-то пошло не так: пропущен месяц, отпуск попал в отработанные дни или сумма начислена «не тем» видом расчёта.

Если в периоде есть больничный, справка может показать сумму выше оклада за месяц. Это нормально: неотработанные дни исключены, а премия за месяц учтена целиком.

Сверка с расчётными листками

Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок за те же три месяца и сравните:

1. Сумму начислений за каждый месяц без больничных и отпускных.
2. Число отработанных дней — оно должно совпадать с табелем.
3. Наличие разовых выплат: премий, материальной помощи, компенсаций.

Пример расчёта среднего дневного заработка. Период — 63 рабочих дня по графику. Сотрудник 10 дней болел, отработал 53 дня. Начислено за отработанное время 106 000 руб. Средний дневной заработок: 106 000 / 53 = 2 000 руб. Если программа показывает другой дневной показатель, ищите расхождение в днях или суммах.

Какие выплаты могут не попасть в справку

Вид начисления попадает в расчёт среднего, только если это указано в его настройках. Откройте Настройка → Начисления, найдите нужный вид расчёта и проверьте, учитывается ли он при расчёте среднего заработка. Типичная ситуация: создали новую премию копированием и забыли отметить её участие в среднем.

Печать справки и выдача сотруднику

Когда цифры сверены, остаются оформление и выдача.

Что должно быть в готовой справке

Центр занятости смотрит не только на итоговую сумму. Перед печатью пробегите глазами весь бланк и убедитесь, что в нём есть:

• 🏢 сведения о работодателе: наименование, ИНН, адрес и контактный телефон;
• 👤 ФИО сотрудника и период его работы в организации — даты приёма и увольнения;
• 📆 месяцы расчётного периода и число отработанных в них дней;
• 💰 сумма заработка за период и средний заработок, который из неё получился;
• 🕗 режим работы: полное или неполное рабочее время, если форма это предусматривает;
• ✍️ дата выдачи, подписи и расшифровки подписей.

Если какое-то поле осталось пустым, вернитесь к исходным данным: даты приёма — в кадровых документах, режим — в графике работы сотрудника. Дописывать пустые поля ручкой не стоит: ЦЗН может вернуть такую справку.

1. Проверьте шапку: полное наименование организации, ИНН, адрес, телефон. ЦЗН часто звонит работодателю уточнить данные.
2. Проверьте ФИО сотрудника в именительном падеже и паспортные данные, если они выводятся в форме.
3. Убедитесь, что подписи руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой на месте.
4. Распечатайте справку и поставьте печать организации, если она используется.
5. Зарегистрируйте справку в журнале выданных документов или подшейте копию к личному делу.

Выдавать справку можно на руки сотруднику или отправить почтой по его заявлению. Если человек просит электронную копию, сохраните табличный документ в PDF кнопкой сохранения на панели формы — подписанный бумажный оригинал всё равно понадобится, если ЦЗН его затребует.

Нужна ли справка центру занятости сейчас

По закону о занятости, действующему с 2024 года, центр занятости получает многие сведения о заработке по межведомственным запросам, в том числе из данных, которые работодатель сдаёт в Социальный фонд России (до 2023 года — ПФР и ФСС). Но на практике справку по-прежнему просят: например, если сведений в СФР нет, они неполные или их нужно подтвердить.

Отказывать сотруднику на этом основании нельзя. Если человек принёс заявление на справку о заработке, её выдают в обычный срок — три рабочих дня.

Ошибки при формировании справки для центра занятости в ЗУП

Большинство проблем видны сразу после формирования. Ниже — симптом и что с ним делать.

Отдельно про совместителей. Если человек работал в организации по основному месту и по внутреннему совместительству, проверьте, по какой должности сформирована справка. Для каждого трудового договора в ЗУП заводится отдельный «сотрудник», и справка по одному из них не покажет заработок по другому.

Частые вопросы о справке для ЦЗН в 1С ЗУП