Транспортная накладная из 1С: откуда её печатать и чем заполнить пустые графы

ТТН в 1С не ищут в отдельном разделе меню — её печатают из документа отгрузки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), выберите документ и нажмите Печать: в списке будут «Транспортная накладная » и «Товарно-транспортная накладная (1-Т)». В Управлении торговлей 11 то же самое делается из журнала Продажи → Документы продажи, а при включённой доставке — ещё и отдельным документом.

Частое заблуждение — считать, что ТТН нужно «создать» как самостоятельный документ, иначе её не будет. В Бухгалтерии такого документа для бумажной накладной нет: печатная форма собирается из реализации, а сведения о перевозке добираются из карточек контрагента, номенклатуры и самой формы печати.

Что за накладная нужна: ТТН, транспортная, ТОРГ-12 или М-15

Под словом «ТТН» бухгалтеры и водители понимают разные бланки. Перед печатью стоит уточнить, какой именно документ просит перевозчик или покупатель.

📌 Что важно для учёта:

• 🚚 транспортная накладная оформляет перевозку, а ТОРГ-12 или УПД — передачу права собственности; одна не заменяет другую;
• 📄 с 2013 года унифицированные формы не обязательны (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому 1-Т можно печатать, если она закреплена в учётной политике или договоре;
• 🛣️ когда груз везёт сторонний перевозчик или ваша машина по дорогам общего пользования, нужна именно транспортная накладная по форме из Правил перевозок.

Как найти отгрузку в списке продаж

ТТН печатается из того документа, по которому товар фактически ушёл. Поэтому первый шаг — найти нужную реализацию.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. В поле поиска над списком введите номер документа, сумму или часть наименования покупателя.
3. Если документов много, задайте период через кнопку выбора периода и отбор по контрагенту.
4. Откройте найденный документ двойным щелчком или просто выделите строку — печатать можно прямо из списка.

В Управлении торговлей 11:

1. Откройте Продажи → Документы продажи — это общий журнал реализаций, возвратов и корректировок.
2. Отфильтруйте список по клиенту, складу или менеджеру.
3. Выделите документ «Реализация товаров и услуг».

Если отгрузки ещё нет в базе, её создают на основании счёта или заказа покупателя: откройте счёт (Продажи → Счета покупателям в Бухгалтерии) и через кнопку Создать на основании выберите реализацию.

Печать ТТН на основании реализации: пошагово

Здесь главное — заполнить реквизиты, которых нет в обычной товарной накладной: перевозчика, водителя, машину, адреса погрузки и выгрузки.

Шаг 1. Проверьте грузоотправителя и грузополучателя

В документе реализации есть поля грузоотправителя и грузополучателя. По умолчанию это ваша организация и покупатель. Если товар идёт на склад другого юрлица или адрес доставки отличается от юридического, укажите грузополучателя явно — его наименование и адрес попадут в накладную.

Шаг 2. Проверьте карточки номенклатуры

В транспортной накладной нужен вес груза. 1С берёт его из реквизитов веса в карточке номенклатуры. Если вес не заполнен, графа останется пустой или покажет ноль.

• ⚖️ укажите вес единицы и единицу измерения веса;
• 📦 для товаров в упаковках проверьте коэффициенты упаковки;
• 🏷️ проверьте наименование для печати — оно выводится в накладную вместо внутреннего названия.

Мини-пример. В реализации 40 коробок стирального порошка по 4,5 кг и 12 канистр жидкого мыла по 5,2 кг. Если вес заполнен у обеих позиций, в накладной будет 40 × 4,5 + 12 × 5,2 = 180 + 62,4 = 242,4 кг. Забыли вес у мыла — 1С покажет 180 кг, и водитель повезёт груз с недостоверным весом в документе. При взвешивании на посту контроля такое расхождение придётся объяснять.

Вес брутто с упаковкой и поддонами 1С сама не досчитает, если в карточках указан вес нетто. Для крупных партий его проще дописать в бланке перед печатью или вести в карточках сразу вес брутто.

Шаг 3. Выберите печатную форму

1. В реализации нажмите Печать.
2. Выберите «Транспортная накладная» или «Товарно-транспортная накладная (1-Т)».
3. Откроется форма с дополнительными реквизитами перевозки: перевозчик, водитель, транспортное средство, адреса. Заполните их и подтвердите.

Данные перевозки 1С подставляет из справочников. Чтобы не вводить водителя и машину каждый раз, заведите их один раз — дальше они будут выбираться из списка.

Шаг 4. Отредактируйте результат при необходимости

В окне печатной формы можно включить режим редактирования и дописать недостающее прямо в бланке: номер путевого листа, отметки о пломбах, особые условия перевозки.

Шаг 5. Распечатайте нужное число экземпляров

Транспортную накладную обычно печатают в трёх экземплярах: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику. Число копий задаётся в поле над печатной формой — перед нажатием кнопки печати.

Шаблон накладной: как поменять макет и не потерять правки при обновлении

Типовой бланк подходит не всем: кто-то хочет логотип, кто-то — дополнительную строку для отметок охраны. Изменить печатную форму можно тремя способами.

Как изменить типовой макет в Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Перейдите по ссылке Макеты печатных форм.
3. Найдите в списке макет транспортной накладной — проще всего через поиск по слову «транспортная».
4. Откройте его на редактирование, внесите правки и сохраните.

Изменённый макет помечается в списке. Если что-то пошло не так, его можно вернуть к типовому командой из того же списка.

Внешние печатные формы подключаются там же: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Файл .epf добавляют в список, указывают, для каких документов он работает, — и новая команда появляется в меню Печать реализации.

ТТН в Управлении торговлей 11: доставка и отдельный документ

В УТ 11 есть два пути — простой и полный.

Простой путь. Транспортная накладная печатается из реализации так же, как в Бухгалтерии: Печать → нужная форма. Этого хватает, если машина везёт один заказ одному клиенту.

Полный путь — через доставку. Когда одна машина развозит несколько заказов или работает отдел логистики, включают управление доставкой в настройках раздела склада и доставки (НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов). После этого появляются:

• 🗺️ задания на перевозку — какие распоряжения на отгрузку везёт конкретная машина в конкретный рейс;
• 📑 транспортные накладные как отдельные документы — их создают на основании задания на перевозку или реализации;
• 🚛 справочник транспортных средств и данные о водителях.

Отдельный документ удобнее печатной формы: данные перевозки хранятся в базе, накладную можно найти позже, по ней видно, какие заказы уехали одним рейсом.

Пакетная печать и электронная накладная

Печатать накладные по одной долго, когда за день уходит 30–50 отгрузок.

Пакетная печать из списка:

1. Откройте список реализаций или журнал документов продажи.
2. Выделите нужные документы мышью с зажатым Ctrl (по одному) или Shift (диапазоном).
3. Нажмите Печать и выберите форму — 1С сформирует накладные по всем выделенным документам одним пакетом.
4. Проверьте результат и отправьте на принтер.

Для комплекта бланков (УПД + транспортная накладная + счёт) удобно один раз задать число копий каждого — 1С запомнит настройку для этой формы.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН). Транспортную накладную можно оформлять электронно — через оператора ЭДО с подключением к государственной информационной системе электронных перевозочных документов. В 1С обмен ЭТрН идёт через модуль электронного документооборота, если ваш оператор и тариф его поддерживают.

• ✍️ титулы ЭТрН подписывают грузоотправитель, перевозчик, водитель и грузополучатель — каждый свой;
• 🔐 для подписи от организации нужна электронная подпись и, для сотрудника, машиночитаемая доверенность;
• 📶 водителю нужно мобильное приложение перевозчика или оператора, чтобы подписать свои титулы в пути.

Перед запуском ЭТрН уточните у оператора ЭДО, какие титулы поддерживает его сервис в связке с вашей программой.

Бумажные экземпляры накладных храните вместе с реализацией. Первичные документы закон о бухучёте требует хранить не меньше пяти лет, а налоговая при проверке расходов на доставку спросит именно комплект: договор, накладную, акт перевозчика.

Почему накладная печатается неправильно: ошибки и решения

Ещё одна частая путаница — М-15 вместо ТТН. Накладная М-15 оформляет отпуск материалов на сторону, например давальцу или своему обособленному подразделению. Её печатают не из реализации, а из документов передачи материалов — меню Печать у таких документов покажет её. Если материал при этом везёт машина по дорогам общего пользования, транспортная накладная нужна дополнительно.

Частые вопросы