Как найти и проанализировать затраты в программах 1С

Затраты в 1С:Бухгалтерии собраны на счетах 20, 23, 25, 26, 44 и 91.02, а увидеть их в деньгах проще всего через оборотно-сальдовую ведомость и отчёт Анализ счёта в разделе Отчёты. В управленческих конфигурациях (УТ, Розница) расходы смотрят не по счетам, а по статьям расходов в разделе Финансы, а зарплатные затраты формируются в ЗУП и попадают в бухучёт через документ отражения.

Дальше разберём для каждой конфигурации, на каких счетах и в каких регистрах лежат расходы, какими отчётами их поднять, почему после закрытия месяца цифры меняются и где чаще всего теряются суммы.

Счета затрат и отчёты в 1С:Бухгалтерии 3.0

В типовой БП 3.0 расходы разнесены по счетам в зависимости от их характера:

• 🏭 20.01 — основное производство (прямые затраты на продукцию, работы, услуги);
• 🔧 23 — вспомогательные производства;
• 🏢 25 — общепроизводственные (косвенные по цеху);
• 📋 26 — общехозяйственные (управленческие);
• 🛒 44.01 и 44.02 — расходы на продажу в торговле и производстве;
• 💸 91.02 — прочие расходы (проценты, штрафы, услуги банка, списания).

Чтобы увидеть сумму расходов за период, зайдите в раздел Отчёты и используйте один из стандартных отчётов:

1. Оборотно-сальдовая ведомость — общая картина по всем счетам. Разверните нужный счёт двойным кликом, чтобы провалиться в детализацию.
2. ОСВ по счёту — обороты одного счёта (например, 26) с разбивкой по субконто: подразделения, статьи затрат, номенклатурные группы.
3. Анализ счёта — показывает, с каких счетов пришли суммы (Дт) и на какие ушли (Кт). Удобно, чтобы понять, из чего сложились затраты.
4. Карточка счёта — построчный список всех проводок по счёту: каждый документ, дата, сумма.
5. Анализ субконто — срез по аналитике: например, все расходы по конкретной статье затрат или подразделению.

После закрытия месяца затраты уходят в финансовый результат и видны уже на счёте 90: себестоимость продаж — 90.02, управленческие расходы (при директ-костинге) — 90.08, коммерческие — 90.07. Если нужна итоговая сумма расходов за период в привязке к выручке, стройте ОСВ по счёту 90 — это и есть «расходы, которые уменьшили прибыль».

Справочник со статьями затрат лежит в разделе Справочники в группе «Доходы и расходы». Там же задаётся вид расхода для налогового учёта — именно от него зависит, попадёт затрата в декларацию по прибыли или нет. Если в отчёте затрата «потерялась», первым делом проверьте в проводке заполнение статьи затрат и подразделения: пустая аналитика не ломает сумму, но делает её невидимой в большинстве группировок.

Где смотреть затраты в 1С:Управление торговлей и Рознице

В УТ 11 и Рознице бухгалтерского плана счетов в привычном виде нет — эти программы ведут управленческий учёт. Расходы здесь группируются не по счетам 20–26, а по статьям расходов и привязываются к направлениям деятельности, подразделениям или заказам.

Настраиваются статьи расходов в разделе Финансовый результат и контроллинг (в Рознице — в блоке финансов). У каждой статьи задаётся вариант распределения: на себестоимость товаров, на направление деятельности, на расходы будущих периодов.

Поднять расходы помогают отчёты раздела Финансы:

• Доходы и расходы — финансовый результат с разложением по статьям.
• Валовая прибыль — себестоимость продаж против выручки, в разрезе номенклатуры и менеджеров.
• Расходы (управленческий баланс и ведомости по статьям) — обороты по конкретным статьям расхода.

Если УТ работает в связке с Бухгалтерией (обмен данными), то проводки по счетам затрат формируются уже на стороне БП после синхронизации. Тогда детальный бухгалтерский анализ расходов делают в Бухгалтерии, а оперативный управленческий — в УТ.

Затраты на оплату труда в 1С:ЗУП

Зарплата, взносы и НДФЛ — тоже затраты, но считаются они в 1С:Зарплата и управление персоналом, а не в Бухгалтерии. Сами начисления в ЗУП проводок по счетам затрат не делают — они формируют суммы, которые затем «раскладываются» по счетам документом Отражение зарплаты в бухучёте.

Правила, на какой счёт уйдёт начисление, задаются в справочнике «Способы отражения зарплаты в бухучёте» (раздел Настройка). Способ привязывают к подразделению, к начислению или к конкретному сотруднику — так зарплата цеха попадает на 20, а оклад директора на 26.

Чтобы увидеть зарплатные затраты в ЗУП, откройте раздел Зарплата → отчёты по зарплате:

• Анализ зарплаты по сотрудникам — суммы начислений и удержаний в разрезе людей;
• Начисления и удержания — расшифровка по видам выплат;
• Свод начислений, удержаний и выплат — итог по организации за период.

После обмена с Бухгалтерией эти суммы попадают на счета затрат, и там их уже видно в ОСВ по счёту 70 в корреспонденции с 20, 26, 44.

Закрытие месяца и распределение косвенных расходов

До закрытия месяца на счетах 25 и 26 висят косвенные расходы, а на 20 — прямые без учёта доли косвенных. Поэтому промежуточная себестоимость в середине месяца неполная — это нормально.

Распределение и списание затрат выполняет регламентная операция . Запускается она из раздела Операции → Закрытие месяца. Обработка показывает список операций; расходные среди них:

• Закрытие счетов 20, 23, 25, 26 — распределяет косвенные на продукцию и списывает управленческие расходы.
• Корректировка стоимости номенклатуры — пересчитывает фактическую себестоимость.
• Закрытие счёта 44 — списывает расходы на продажу.
• Расчёт долей списания косвенных расходов — считает базу распределения.

Пока закрытие месяца не выполнено без ошибок, отчёты по себестоимости и прибыли показывают неверные цифры — не делайте выводов по расходам до успешного закрытия.

Методы распределения косвенных расходов (база — оплата труда, материалы, выручка, объём выпуска) настраиваются в учётной политике в разделе Главное. Там же выбирается способ списания общехозяйственных: либо «директ-костинг» — счёт 26 сразу на 90.08, либо распределение на счета производства.

Универсальный отчёт для глубокого анализа расходов

Когда стандартных отчётов не хватает — например, нужно собрать расходы в нестандартном разрезе, — помогает Универсальный отчёт (раздел Отчёты).

Порядок работы:

1. В шапке выберите источник данных. Для расходов это обычно регистр бухгалтерии «Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учёт)» или регистр накопления по затратам.
2. Откройте Показать настройки → вкладка Отборы и ограничьте счёт (например, 26) и период.
3. На вкладке Группировка добавьте нужные поля: подразделение, статья затрат, контрагент.
4. На вкладке Поля и сортировки оставьте сумму оборота и, при необходимости, количество.

Такой отчёт удобно сохранить как вариант отчёта через Ещё → Сохранить вариант, чтобы не настраивать его каждый месяц заново.

Частые ошибки при поиске и анализе затрат

Эти промахи искажают картину расходов чаще всего:

• 🔴 Смотрят затраты до закрытия месяца. На 25 и 26 ещё висят нераспределённые суммы, а себестоимость на 20 неполная. Сначала закрытие — потом анализ.
• 🔴 Путают бухгалтерскую и налоговую сумму. В ОСВ включите колонки НУ/ПР/ВР: расход, не принимаемый к прибыли, в бухучёте есть, а в налоговом — нет.
• 🔴 Не разворачивают субконто. Итог по счёту 26 без разбивки по статьям ничего не объясняет. Группируйте по аналитике.
• 🔴 Ищут зарплатные затраты в Бухгалтерии, пока не прошёл обмен с ЗУП. Суммы появятся только после документа отражения и синхронизации.
• 🔴 Сравнивают УТ и Бухгалтерию «в лоб». В УТ — управленческие статьи расходов, в БП — счета. Цифры могут отличаться законно (разные правила признания).

Контроль расходов и бюджетирование

Разовый поиск затрат — это одно, а регулярный контроль — другое. Чтобы не поднимать отчёты вручную каждый раз, в 1С есть несколько механизмов.

Статьи затрат с аналитикой. Если с самого начала задать осмысленный справочник статей и обязательное заполнение подразделения, большинство отчётов будет строиться в один клик — аналитика уже разложена по проводкам.

Бюджетирование в УТ и ERP. В старших конфигурациях есть подсистема бюджетирования: план по статьям, факт из первички и план-факт анализ. В типовой Бухгалтерии полноценного бюджетирования нет — там контроль строится на сравнении периодов через ОСВ.

Рассылка отчётов по расписанию. Любой сохранённый вариант отчёта можно поставить на регламентное задание и получать на почту — настраивается в разделе Администрирование.

Для небольшой фирмы на Бухгалтерии достаточно одного сохранённого варианта ОСВ по счетам затрат с группировкой по статьям и ежемесячного сравнения с прошлым периодом. Это закрывает большую часть задач контроля расходов без отдельной подсистемы бюджетирования.

Если нужного разреза нет ни в одном отчёте. Когда и универсальный отчёт не даёт нужную картину (например, расходы в привязке к проекту, которого нет в аналитике), есть два пути. Первый — добавить недостающее субконто к счёту затрат через план счетов , но тогда аналитика появится только по новым проводкам, задним числом её не будет. Второй — выгрузить обороты счёта в таблицу через Ещё → Вывести список и свести расходы в сводной таблице вне программы. Для разовой задачи выгрузка быстрее, чем перестройка учёта.

Частые вопросы