Схема движения документов в 1С: процессы, маршруты и регламент для бухгалтерии

Готового отчёта или справочника с названием «График документооборота» в типовых конфигурациях 1С 8.3 — Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 — нет. Искать его в меню бесполезно. Движение документов внутри программы видно в подсистеме «Бизнес-процессы и задачи», которая включается в Администрирование → Органайзер, а сам график как регламент — это приложение к учётной политике, которое составляют вне программы и хранят в 1С присоединённым файлом.

Частая ошибка — путать три разные вещи: регламент передачи первички в бухгалтерию, маршрут согласования документа и обмен с контрагентами через ЭДО. Где что лежит, разберём по порядку. Пути даны для интерфейса «Такси» на платформе 8.3.2x.

Что называют графиком документооборота и где это лежит в 1С

Под одним запросом скрываются разные задачи. Сначала определите свою — от этого зависит, куда идти.

Шаг 1. Включаем бизнес-процессы в настройках администрирования

По умолчанию подсистема выключена, поэтому пользователи и не находят ничего похожего на график. Включает её пользователь с полными правами.

Пути по конфигурациям

Что отметить

1. Откройте раздел «Органайзер».
2. Найдите группу «Бизнес-процессы и задачи».
3. Установите флажок «Бизнес-процессы и задачи».
4. Дополнительные флажки ставьте по необходимости: подчинённые бизнес-процессы, изменение заданий задним числом, дата и время в сроках задач.
5. Перезапустите программу, чтобы обновился командный интерфейс.

💡 Флажок «дата и время в сроках задач» стоит включить сразу. Без него срок задачи — только дата, и задержку в полдня вы не увидите.

Если раздела не видно в меню

Объекты подсистемы всегда доступны через полный список метаданных:

1. Сервис и настройки → Параметры — включите «Отображать команду “Все функции”».
2. Откройте Главное меню → Все функции.
3. В ветке «Бизнес-процессы» — процесс Задание, в ветке «Задачи» — Задача исполнителя.

Этот путь работает в любой типовой конфигурации на Библиотеке стандартных подсистем. Он же помогает, когда команда спрятана настройками раздела.

Шаг 2. Отправляем документ по маршруту и смотрим его движение

Включённая подсистема сама ничего не отслеживает. Движение появится, только когда документы начнут отправлять через процессы.

Как запустить процесс по документу

1. Откройте документ — например, «Поступление (акт, накладная, УПД)».
2. Создайте на его основании или вручную бизнес-процесс «Задание».
3. В поле предмета укажите сам документ.
4. Заполните исполнителя, проверяющего и срок.
5. Нажмите «Стартовать и закрыть».

Исполнитель получает задачу. После выполнения задача уходит проверяющему, если флажок проверки установлен. Это и есть простейший маршрут: исполнение → проверка → завершение.

Где смотреть, на каком шаге документ

• 📋 «Мои задачи» — что лежит на вас: просроченные выделены цветом.
• 🔁 «Бизнес-процессы» — все запущенные процессы с отметкой «Завершён» и датой старта.
• 🧭 Карта маршрута — графическая схема процесса с текущей точкой. Открывается из формы бизнес-процесса, в меню «Ещё».

Карта маршрута — самое близкое к «графику» в буквальном смысле. Она показывает узлы процесса стрелками и подсвечивает, где он сейчас стоит.

Роли вместо фамилий

Задачи можно адресовать не конкретному сотруднику, а роли: «Главный бухгалтер», «Кладовщик». Справочник «Роли исполнителей» доступен в настройках органайзера. Сменился человек — меняете одну строку в роли, а не переписываете процессы.

Шаг 3. Контроль сроков: кто задерживает документы

Отдельного отчёта «график документооборота» нет, но контроль строится на списке задач. Его хватает, чтобы ответить на вопрос «где застряли акты за прошлый месяц».

Настройка списка задач

1. Откройте список задач через «Все функции» или раздел, где появилась команда.
2. Для отбора используйте строку поиска и контекстное меню колонки: щёлкните правой кнопкой по значению и выберите отбор по нему.
3. Отберите невыполненные задачи: флажок «Выполнена» снят.
4. Отсортируйте по сроку исполнения — просроченные окажутся сверху.
5. Сгруппируйте по исполнителю, чтобы увидеть нагрузку на каждого.

Результат можно сохранить в таблицу: Ещё → Вывести список, затем сохранить в Excel. Удобно для еженедельной планёрки.

Что смотреть каждую неделю

⚠️ Список задач не знает о документах, которые никто не отправил в процесс. Если бухгалтер провёл накладную и ни с кем её не согласовал, в контроле её не будет. Поэтому без правила «каждый первичный документ — через задание» контроль бессмыслен.

В 1С:Документообороте

В отдельной программе 1С:Документооборот контроль богаче: есть отчёты по исполнительской дисциплине, сводки по просроченным задачам по подразделениям и история каждого процесса. Если согласований больше десятка в день и участвуют три-четыре отдела, типового списка задач становится мало.

Шаг 4. Маршруты согласования: что можно настроить

Здесь ожидания часто не совпадают с возможностями типовых программ.

Типовые БП, ЗУП, УТ

В Бухгалтерии, ЗУП и УТ из коробки есть один процесс — «Задание». Его маршрут фиксирован:

1. Выполнение исполнителем.
2. Проверка, если она включена.
3. Возврат на доработку или завершение.

Добавить в пользовательском режиме третьего согласующего, параллельную ветку или условие «если сумма больше 500 000 ₽ — к директору» нельзя. Маршрут процесса — это объект конфигурации, его карту рисует программист в Конфигураторе.

Обходной путь без программиста — подчинённые процессы. Проверяющий может запустить новое задание следующему участнику, и цепочка соберётся вручную. Для 2-3 согласующих это работает, для сложных схем — нет.

1С:Документооборот

В 1С:Документообороте маршруты настраиваются пользователем через шаблоны процессов:

• 👥 согласование последовательно, параллельно или смешанно;
• 🔀 условия маршрутизации по реквизитам документа;
• 🔂 комплексные процессы из нескольких этапов;
• ✍️ утверждение и подписание отдельными шагами.

С Бухгалтерией 3.0 Документооборот связывается штатной интеграцией: документ создаётся в учётной программе, а согласуется в ДО.

Как выбрать

Не правьте маршрут типового процесса «Задание» прямо в конфигурации — вы снимете её с поддержки, и каждое обновление станет ручным. Новый процесс программист добавит отдельным объектом.

Шаг 5. Составляем график документооборота для учётной политики

Если график нужен для бухгалтерии и проверяющих, это не функция программы, а документ. Правила документооборота утверждаются в учётной политике: этого требует пункт 4 ПБУ 1/2008. Требования к самим документам и документообороту дополнительно задаёт ФСБУ 27/2021.

Что включить в таблицу

Сроки в примере ориентировочные. Ставьте их от даты закрытия месяца: если бухгалтерия закрывает период 5-го числа, первичка за месяц должна прийти к 3-му.

Как связать график с 1С

1. Утвердите график приказом как приложение к учётной политике.
2. Прикрепите файл к карточке организации: Главное → Организации, откройте карточку и нажмите кнопку со скрепкой «Присоединённые файлы».
3. Для каждой строки графика, где важен контроль, договоритесь отправлять документ заданием со сроком из графика.
4. Раз в месяц сверяйте список просроченных задач с графиком.

Документы от контрагентов: где их движение

Если под графиком документооборота имеется в виду поток документов с поставщиками и покупателями по ЭДО, смотреть надо не в бизнес-процессы. Для этого есть рабочее место «Текущие дела ЭДО», открывается из разделов «Покупки» и «Продажи».

Там документы сгруппированы по тому, что с ними нужно сделать: принять, подписать, отправить, обработать. Так видно, какие входящие УПД ещё не отражены в учёте, а какие исходящие не подписаны покупателем.

💡 Это удобная проверка перед закрытием месяца. Неподписанный покупателем акт — повод позвонить ему до сдачи отчётности, а не после.

Почему не находится и что спрашивают чаще всего

Типичные причины, по которым график документооборота «пропал» или его не видно:

• 🚫 Подсистема выключена. Флажок в органайзере снят — команды процессов и задач не отображаются.
• 🔒 Не хватает прав. Пользователю без нужного профиля доступны только его задачи, чужие процессы он не видит.
• 🙈 Команда скрыта настройкой раздела. Проверьте Сервис и настройки → Настройка навигации в нужном разделе.
• 📭 Процессы никто не запускает. Подсистема включена, но документы проводят без заданий — список пуст.
• 🔀 Ищут не в той программе. Маршруты с условиями есть в 1С:Документообороте, а пользователь ищет их в Бухгалтерии.