Составляем график отпусков на год: что умеет Бухгалтерия, а что ЗУП

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) отдельного документа «График отпусков» нет — искать его в разделе Зарплата и кадры бесполезно. Документ есть в 1С:Зарплате и управлении персоналом 3.1: Кадры → Графики отпусков. Там же печатается унифицированная форма Т-7.

Типичная ситуация: декабрь, кадровик просит бухгалтера «выгрузить из 1С график отпусков», а в Бухгалтерии такого пункта нет. Ниже — где найти график отпусков, если он у вас есть, как заполнить его по сотрудникам и что делать, если вся зарплата ведётся только в Бухгалтерии.

Где найти график отпусков: Бухгалтерия 8.3 и ЗУП

Начните с того, какая программа у вас стоит. Название окна подскажет: в заголовке написано «Бухгалтерия предприятия» или «Зарплата и управление персоналом».

Если в разделе Кадры ЗУП пункта нет, откройте Все функции через меню «сервис» (значок с тремя полосками в левом верхнем углу) и найдите документ «График отпусков» по списку документов. Обычно хватает обычного поиска по интерфейсу: начните вводить «график» в строке поиска сверху.

Если у вас только Бухгалтерия: три рабочих варианта

График отпусков обязателен для любого работодателя, у которого есть сотрудники (ст. 123 ТК РФ). То, что программа его не ведёт, от обязанности не освобождает.

Что важно для Excel-варианта:

• 📄 Сохраните колонки формы Т-7: подразделение, должность, ФИО, табельный номер, количество дней, запланированная и фактическая дата, перенос с основанием.
• 🔢 Табельные номера берите из карточек сотрудников в Бухгалтерии: Зарплата и кадры → Сотрудники.
• 📅 Количество дней сверяйте с остатком — в Бухгалтерии нет удобного отчёта по остаткам отпусков, поэтому ведите учёт дней в той же таблице.

С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны (ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ). Можно утвердить свою форму графика. Но Т-7 привычна инспекторам и закрывает все обязательные реквизиты, поэтому большинство работодателей оставляют её.

Создаём новый документ «График отпусков» в ЗУП 3.1

Дальше — порядок работы в ЗУП 3.1. Документ составляют один на год по организации. Крупные компании иногда делают отдельный документ на каждое подразделение — так удобнее раздавать график руководителям.

1. Откройте Кадры → Графики отпусков и нажмите Создать.
2. Выберите организацию. Если в базе одна организация, она подставится сама.
3. Укажите год, на который составляется график. Не путайте с датой документа: график на следующий год создаётся в текущем, обычно в ноябре–декабре.
4. Поставьте дату документа — не позже чем за две недели до начала года. Для графика на календарный год это 17 декабря или раньше.
5. При необходимости выберите подразделение, чтобы заполнять только его сотрудников.
6. Запишите документ, не закрывая его, и переходите к заполнению.

Как заполнить график отпусков: сотрудники, даты, количество дней

Таблицу можно заполнить автоматически кнопкой Заполнить — программа подберёт работающих сотрудников организации или выбранного подразделения. Затем по каждой строке проставьте вид отпуска и даты.

Что указывается в строке:

• 👤 Сотрудник — из справочника, вместе с должностью и подразделением на дату графика.
• 🏷 Вид отпуска — основной ежегодный или дополнительный (за ненормированный день, вредность, стаж — если такие виды настроены).
• 📅 Дата начала и дата окончания — количество дней рассчитывается автоматически.
• 📝 Примечание — например, «по согласованию разбит на две части».

Правила ТК, которые надо держать в голове

Пример с числами. Сотрудник берёт 14 дней с 2 июня и 14 дней с 1 сентября. В графике две строки: первая — с 2 по 15 июня, вторая — с 1 по 14 сентября. Итого 28 дней, требование ст. 125 выполнено.

Если сотрудник принят в середине года, право на первый отпуск у него появляется через шесть месяцев работы (ст. 122 ТК), но по соглашению сторон отпуск можно дать и раньше. В графике это просто отдельная строка с датами после полугода.

Печать формы Т-7 и утверждение графика

Готовый документ печатается кнопкой Печать в командной панели — выберите форму «График отпусков (Т-7)». В печатной форме уже стоят наименование организации, номер и дата документа, табельные номера и плановые даты.

Порядок утверждения:

1. Мнение профсоюза. Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, график согласуют с ним (ст. 123 и 372 ТК). Отметка ставится в шапке формы.
2. Подпись руководителя или уполномоченного лица — в блоке «Утверждаю».
3. Дата утверждения — не позднее чем за две недели до нового календарного года.
4. Хранение — оригинал на бумаге или в кадровом ЭДО, если оно у вас настроено.

ТК не требует собирать подписи сотрудников под самим графиком. Но о начале конкретного отпуска работника надо известить под подпись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК). Многие делают это отдельным уведомлением, а не листом ознакомления с графиком.

Изменения и перенос отпусков по графику

После утверждения сам документ «График отпусков» лучше не исправлять задним числом. Иначе печатная форма разойдётся с подписанным экземпляром.

Для изменений в ЗУП 3.1 есть отдельный документ «Перенос отпуска»: Кадры → Переносы отпусков. В нём указывают:

• 👤 сотрудника и отпуск по графику, который переносится;
• 📅 новые даты — можно разбить один отпуск на несколько частей;
• 📝 причину переноса.

Основания для переноса бывают разные:

В Т-7 перенос отражается в графах 8–9 (основание и дата предполагаемого отпуска). Если график ведётся в Excel, заполните эти графы вручную и приложите заявление или приказ.

Связь графика с расчётом отпускных и резервов

График отпусков сам ничего не начисляет и проводок не делает. Он только планирует. Деньги появляются, когда наступает отпуск и вы создаёте документ «Отпуск».

В ЗУП 3.1. Документ «Отпуск» создаётся в разделе Зарплата → Отпуска. Сотрудника и даты удобно сверить с графиком. Отпускные надо выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК), поэтому документ проводят заранее.

В 1С:Бухгалтерии 8.3. Путь — Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск. Документ доступен, если в настройках зарплаты включён учёт больничных, отпусков и исполнительных документов. В Бухгалтерии эта возможность рассчитана на небольшие организации — до 60 работников.

Резерв отпусков

Сумма резерва считается по всем сотрудникам и остаткам дней, а не по датам в графике. Но график помогает понять, когда резерв будет использоваться.

• 📘 Бухгалтерский учёт. Оценочное обязательство по отпускам — требование ПБУ 8/2010 для организаций, которые не применяют упрощённые способы учёта. Проводки начисления: Дт 20, 26, 44 Кт 96.
• 📗 Налоговый учёт. Резерв на оплату отпусков создаётся по желанию, порядок — в ст. 324.1 НК РФ. Решение фиксируют в учётной политике.
• ⚙️ В программе. В Бухгалтерии и ЗУП резерв включается в настройках зарплаты, а начисляется при закрытии месяца или отдельным документом начисления оценочных обязательств.

Когда сотрудник уходит в отпуск по графику, отпускные списываются за счёт резерва: Дт 96 Кт 70. Если резерв не создаётся, отпускные идут сразу в расходы: Дт 20 (26, 44) Кт 70.

Частые вопросы