Как провести договор ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия: от настройки до отчётности

Чтобы оформить договор ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия, включите флажок Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера в настройках зарплаты, затем создайте документ в разделе Зарплата и кадры → Договоры (в т.ч. авторские), а начисление проведите документом Начисление зарплаты. Проводка получится Дт 20 (26, 44) Кт 76.10, НДФЛ и взносы по единому тарифу программа посчитает сама.

Главный выбор делается до ввода данных: вести ГПХ через справочник договоров или провести акт обычной операцией на 76-й счёт. Первый путь занимает пять минут и сам тянет суммы в 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения и ЕФС-1. Второй выглядит быстрее, но потом вы руками правите четыре отчёта — и обычно что-то забываете.

Ниже — весь цикл: настройка, ввод договора, начисление по договору ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия, выплата, проводки с числами, отчётность и разбор ошибок, из-за которых суммы не доходят до отчётов. Отдельно — чем отличается работа в ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP.

Что относится к договорам ГПХ и когда их нельзя применять

ГПХ — это договор не на труд, а на результат или на услугу. В учёте через справочник договоров проходят:

• 📄 подряд — ремонт, монтаж, изготовление (гл. 37 ГК РФ);
• 🧾 возмездное оказание услуг — консультации, уборка, перевод (гл. 39 ГК РФ);
• ✍️ авторский заказ и лицензионные договоры — статьи, фото, код, музыка;
• 🚚 договоры перевозки, поручения, агентские с физлицом.

Что через ГПХ-договоры в 1С не проводят: сделки с ИП и самозанятыми (это расчёты с контрагентом через 60-й счёт), аренда у физлица (другой код дохода и нет взносов), выплаты по трудовому договору.

Шаг 1. Включите учёт договоров ГПХ в настройках зарплаты

Пока флажок не включён, самого справочника договоров в интерфейсе нет — и половина вопросов «где в 1С 8.3 Бухгалтерия оформить ГПХ» решается здесь.

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. Разверните блок Расчёт зарплаты.
3. Поставьте галочку Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера.
4. Нажмите Записать и закрыть, обновите страницу раздела.

После этого в разделе Зарплата и кадры появится пункт Договоры (в т.ч. авторские).

Проверьте заодно блок Отражение в бухучёте: статья затрат по умолчанию берётся из настроек Способы учёта зарплаты. Для подрядчиков обычно нужен отдельный способ со счётом 20.01 или 44.01, а не общий 26.

Шаг 2. Занесите исполнителя в справочник физических лиц

Договор ГПХ оформляется на физлицо, а не на «сотрудника» — приказ о приёме и кадровые документы не нужны.

Обязательный минимум в карточке Зарплата и кадры → Физические лица:

Перед созданием карточки обязательно поищите физлицо по ИНН или фамилии: дубль карточки — причина номер один, по которой НДФЛ в 6-НДФЛ считается с ошибкой. Программа предупреждает о совпадении, не игнорируйте это сообщение.

Шаг 3. Создайте договор ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Откройте Зарплата и кадры → Договоры (в т.ч. авторские) → Создать и выберите вид: Договор (работы, услуги), Договор авторского заказа или Договор отчуждения исключительного права.

Основные реквизиты документа

1. Физическое лицо — исполнитель из справочника.
2. Дата начала и Дата окончания — срок из бумажного договора. Эти даты уходят в ЕФС-1 и в стаж, ставьте фактические.
3. Сумма — общая цена договора (с НДФЛ, то есть «грязная»).
4. Способ расчёта — как будут вводиться начисления.
5. Описание работ (услуг) — попадёт в печатные формы акта и договора.
6. Счёт, субконто или способ отражения в бухучёте — куда уйдут затраты.

Три способа расчёта — что выбрать

Для «По актам» сумма в договоре справочная, фактическое начисление идёт по акту. Для двух других вариантов программа возьмёт сумму из договора.

Код дохода НДФЛ и профессиональный вычет

Код дохода подставляется автоматически, но его стоит проверить:

• 2010 — выплаты по договорам ГПХ (подряд, услуги);
• 2201–2209 — авторские вознаграждения по видам произведений;
• 1300 — доходы от отчуждения исключительных прав.

Для авторских договоров в документе доступен профессиональный вычет — фиксированный процент (20–40 % в зависимости от вида произведения) или сумма документально подтверждённых расходов. Вычет вводится в самом договоре, и программа уменьшит базу НДФЛ.

Куда отнести затраты

В реквизите счёта затрат укажите то, что соответствует работе:

• 20.01 — подряд, участвующий в производстве или в себестоимости услуг;
• 26 — управленческие и консультационные услуги;
• 44.01 — торговые, маркетинговые, доставка в торговой организации;
• 08.03/08.04 — работы по строительству или доведению ОС до готовности;
• 91.02 — расходы, не связанные с обычной деятельностью.

Шаг 4. Начисление по договору ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия

Сам договор проводок не делает — это регистрация условий. Деньги появляются в учёте на начислении.

Если способ расчёта «Однократно в конце срока» или «В конце каждого месяца»:

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты.
2. Укажите месяц, в котором договор заканчивается (или очередной месяц для ежемесячного расчёта).
3. Нажмите Заполнить — строка по договору подтянется автоматически, сумма возьмётся из документа договора.
4. Проверьте колонки НДФЛ и Взносы — они должны быть заполнены.
5. Провести и закрыть.

Если способ «По актам выполненных работ»: сначала введите акт из формы самого договора (кнопка создания акта) или из списка Договоры (в т.ч. авторские), укажите фактическую сумму этапа. Затем в Начисление зарплаты за соответствующий месяц нажмите Заполнить — суммы придут из актов.

Сумму в начислении можно поправить руками — например, если по факту приняли меньше работ. После правки суммы нажмите пересчёт НДФЛ, иначе налог останется от старой базы.

Проводки по договору ГПХ: что сформируется в учёте

Разберём на числах: договор подряда на 60 000 ₽, исполнитель — резидент без права на вычеты, организация на общем тарифе взносов.

Ключевой момент: расчёты с исполнителем идут не на 70-м счёте, а на 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами». Поэтому в расчётной ведомости по зарплате суммы ГПХ вы не увидите — смотрите оборотку по 76.10.

НДФЛ и страховые взносы с выплат по ГПХ

Что программа считает сама и что стоит проверить вручную.

НДФЛ:

• ставка — по общей прогрессивной шкале для резидентов, 30 % для нерезидентов (кроме отдельных категорий);
• налог исчисляется и удерживается на дату фактической выплаты, включая аванс по договору;
• дата акта и дата начисления на НДФЛ не влияют — в 6-НДФЛ доход попадает в период выплаты;
• стандартные вычеты на детей исполнителю по ГПХ предоставить можно, если он написал заявление и не получает их на другой работе.

Страховые взносы:

Для проверки суммы на руки и нагрузки по взносам удобно прикинуть расчёт заранее — особенно когда с исполнителем договариваетесь «на руки», а в договор нужно записать сумму с НДФЛ.

Выплата по договору ГПХ и закрытие расчётов

Выплачивать нужно документом ведомости, а не «прочим списанием» — только тогда программа зафиксирует удержанный НДФЛ.

1. Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или Ведомости в кассу).
2. В поле Выплачивать выберите Выплаты по договорам.
3. Заполнить — попадут непогашенные суммы по ГПХ.
4. Проведите ведомость, затем создайте на её основании Списание с расчётного счёта.

Если платите не всю сумму сразу (аванс по договору), заведите ведомость на часть суммы: НДФЛ удержится пропорционально выплате.

Отчётность по ГПХ: что и когда сдавать

Самая частая и самая дорогая по последствиям часть.

ЕФС-1 на исполнителя по ГПХ подаётся на следующий рабочий день после подписания договора — не в конце месяца и не вместе с РСВ. Пропуск срока — штраф за каждое застрахованное лицо.

В 1С отчёт формируется в Отчёты → 1С-Отчётность → Отчёты по сотрудникам (или в Регламентированные отчёты), раздел ЕФС-1, подраздел 1.1. Список договоров, по которым сведения ещё не сданы, удобно смотреть в самом журнале договоров — там есть отбор по сданным сведениям.

Отчёты для самопроверки

Прежде чем сдавать отчётность, прогоните четыре проверки:

• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → 76.10 — сальдо по исполнителю должно быть нулевым после выплаты;
• 🧾 Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Анализ взносов в фонды — проверяем базу по ГПХ-исполнителям;
• 📑 Отчёты по зарплате → Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — видно дату удержания и код дохода;
• ⚖️ сверка Контроль сдачи сведений о договорах в журнале договоров — не забыт ли ЕФС-1.

Выплаты из персонифицированных сведений за три месяца должны совпасть с базой в РСВ за квартал, а та — с кредитовым оборотом 76.10 по исполнителям за тот же период.

Особенности в ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP

ЗУП 3.1. Логика та же, но богаче. Флажок — в Настройка → Расчёт зарплаты. Список — Зарплата → Договоры (в т.ч. авторские). Для поэтапной приёмки есть отдельный документ Акты приёмки выполненных работ. Начисление делает Начисление зарплаты и взносов — договоры подтягиваются на закладке по договорам. Печатные формы договора и акта формируются из документа.

1С:УТ 11. Полноценного расчёта по ГПХ нет. Начисление отражают документом Операция (регламентированный учёт) либо данные приходят из ЗУП через синхронизацию. Если держите учёт ГПХ в УТ руками, НДФЛ и взносы считайте вне программы.

1С:ERP и КА. Блок кадров и зарплаты устроен как в ЗУП 3.1 — путь Зарплата → Договоры (в т.ч. авторские), при включённой настройке расчёта зарплаты в этой программе. Затраты можно распределять по подразделениям и направлениям деятельности.

Типичные ошибки при оформлении ГПХ в 1С

• ❌ Начислили ручной операцией. Проводка есть, в 6-НДФЛ и РСВ выплата не попала. Лечение: распровести операцию, завести договор и начисление штатными документами.
• ❌ Дубль карточки физлица. Один и тот же человек как сотрудник и как исполнитель — два элемента справочника. Итог: неверные вычеты и лимиты. Лечение — объединение карточек физлиц обработкой в разделе администрирования, до сдачи отчётности.
• ❌ Выплата «прочим списанием» с 76.10. Сальдо закрылось, а удержанный НДФЛ остался неперечисленным в учёте налога. Нужна ведомость.
• ❌ Код дохода 2000 вместо 2010. Расхождение 6-НДФЛ и РСВ, требование из инспекции.
• ❌ Начислили НДФЛ по дате акта. Доход по ГПХ отражается по дате выплаты — иначе налог попадёт не в тот период 6-НДФЛ.
• ❌ Забыли ЕФС-1 подраздел 1.1. Самая дорогая ошибка: срок — следующий рабочий день после подписания.
• ❌ Взносы на травматизм начислены «на всякий случай». По ГПХ они начисляются только при условии в договоре, иначе вы завышаете расходы и раздел 2 ЕФС-1.
• ❌ Компенсация расходов внутри цены договора. Переплата НДФЛ и взносов. Выделяйте отдельной строкой с подтверждающими документами.
• ❌ Договор на 11 месяцев с ежемесячной фиксированной суммой и графиком работы. Формально ГПХ, по сути — трудовой. Риск переквалификации.

Если в программе ГПХ не ведётся: альтернативный порядок

Бывает, что расчёт зарплаты у вас во внешней системе или релиз старый и справочника договоров нет. Тогда порядок такой:

1. Начисление — Операции → Операции, введённые вручную: Дт затратного счёта Кт 76.10.
2. НДФЛ — Дт 76.10 Кт 68.01.1, взносы — Дт затратного счёта Кт 69.09.
3. Данные для 6-НДФЛ и РСВ внесите вручную в соответствующие разделы отчётов.
4. ЕФС-1 заполните руками по датам из бумажного договора.

Это рабочий, но хрупкий вариант: любая правка суммы требует синхронной правки четырёх отчётов. Как только появится возможность, переходите на справочник договоров — ручной ввод в ГПХ почти всегда заканчивается расхождением НДФЛ и взносов.