Как раздать права в 1С через группы доступа и профили
Содержание
Права в типовых конфигурациях 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и другие на БСП) настраиваются в режиме 1С:Предприятие: Администрирование → Настройки пользователей и прав. Схема такая: роли собираются в профиль группы доступа, профиль назначается группе доступа, а в группу доступа включают пользователей или целые группы пользователей. Роли пользователю напрямую в Конфигураторе в типовой базе не ставят — программа их перезапишет.
Группы пользователей нужны, когда людей больше пяти-семи и они делятся по отделам. Вместо того чтобы включать каждого бухгалтера в три группы доступа, вы включаете туда группу «Бухгалтерия». Новый сотрудник попадает в эту группу — и сразу получает все её права.
Из чего складываются права пользователя в 1С
В типовой конфигурации четыре уровня. Их легко перепутать, потому что названия похожи.
| Объект | Что это | Где настраивается |
|---|---|---|
| Роль | Набор прав на объекты метаданных: справочники, документы, отчёты | Конфигуратор или расширение |
| Профиль группы доступа | Набор ролей + список видов ограничений (например, «Организации») | Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа |
| Группа доступа | Профиль + участники + конкретные значения ограничений | Настройки пользователей и прав → Группы доступа |
| Группа пользователей | Папка с людьми, например «Склад» или «Бухгалтерия» | Настройки пользователей и прав → Группы пользователей |
Главное правило: права в 1С только складываются, но не вычитаются. Если пользователь входит в группу «Только просмотр» и одновременно в группу «Бухгалтер», у него будут права бухгалтера. Запретить что-то «поверх» другой группы нельзя — можно только не давать.
Из этого правила следует простой подход к проектированию: делайте маленькие профили под конкретную обязанность (касса, банк, зарплата) и собирайте права человека из нескольких групп доступа.
Подготовка к настройке групп и прав
Перед тем как трогать права в рабочей базе, сделайте четыре вещи.
- Резервная копия. Выгрузите базу в
.dtили сделайте копию средствами СУБД. Ошибка в правах администратора может закрыть вход всем, включая вас. - Свой администратор. Проверьте, что у вас есть пользователь в группе доступа «Администраторы» с известным паролем. Если список пользователей базы пуст, в неё входят без пароля с полными правами — первым делом создайте себя и включите в администраторы.
- Матрица доступа. На листе бумаги или в таблице выпишите отделы, кто что делает и какие организации видит. Например: «Кассир — кассовые документы, только ООО “Альфа”; главбух — всё по обеим организациям».
- Включите группы пользователей. В
Администрирование → Настройки пользователей и правустановите флажок использования групп пользователей. Без него раздел групп не показывается.
Если в базе нужно разграничивать данные по организациям или складам, там же включите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей». После включения программа запустит фоновое обновление доступа. На большой базе оно идёт долго — от десятков минут до нескольких часов, — поэтому делайте это вечером.
В клиент-серверной базе ограничение на уровне записей заметно нагружает сервер при первом расчёте. Предупредите пользователей, что отчёты в это время могут формироваться медленнее.
Профили групп доступа: готовые роли и свои
Готовые профили
В типовых конфигурациях есть поставляемые профили: «Администратор», «Бухгалтер», «Главный бухгалтер» в БП, кадровые и расчётные профили в ЗУП, профили менеджеров и кладовщиков в УТ. Поставляемый профиль редактировать нельзя — его обновляет поставщик при каждом обновлении конфигурации.
Нужен похожий, но с отличиями — скопируйте:
- Откройте
Профили групп доступа. - Выделите профиль, например «Бухгалтер», и нажмите копирование (
F9). - Дайте имя: «Бухгалтер без зарплаты».
- На вкладке ролей снимите лишние флажки или отметьте недостающие.
- На вкладке ограничений укажите виды доступа: «Все разрешены» или «Все запрещены» с исключениями. Конкретные значения задаются уже в группе доступа.
- Запишите профиль.
Названия ролей в профиле технические, например «Добавление и изменение кассовых документов». Чтобы понять, что даёт роль, включите в форме профиля показ всех ролей и смотрите по названиям объектов. Не понимаете, зачем роль нужна, — не снимайте её: можно сломать проведение документов.
Новая роль, которой нет в конфигурации
Иногда готовых ролей не хватает: нужно право на один отчёт или на внешнюю обработку без широких прав. Тут два пути.
| Способ | Когда | Риски |
|---|---|---|
| Роль в расширении конфигурации | Почти всегда | Расширение нужно проверять после обновлений |
| Роль в основной конфигурации | Конфигурация уже снята с поддержки | Обновления станут сложнее, каждое — с объединением |
Порядок для расширения:
- В Конфигураторе откройте
Конфигурация → Расширения конфигурации, создайте расширение (или откройте имеющееся). - Заимствуйте объект, на который нужно право, например отчёт.
- Добавьте в расширение роль и отметьте нужные права: «Просмотр», «Использование».
- Обновите расширение в базе и перезапустите 1С:Предприятие.
- В профиле группы доступа найдите новую роль в списке и отметьте её.
Роль в расширении добавляет права, но не отбирает права, данные ролями основной конфигурации. Это совпадает с общим правилом «права складываются».
Как настроить группы пользователей и группы доступа
Шаг 1. Создайте группы пользователей
В Настройки пользователей и прав → Группы пользователей создайте папки по отделам: «Бухгалтерия», «Склад», «Отдел продаж». Группы могут быть вложенными: «Бухгалтерия → Расчёт зарплаты». Пользователь может состоять в нескольких группах.
Включить человека в группу можно двумя способами:
- 👤 из карточки пользователя — на вкладке групп отметить нужные;
- 📂 из карточки группы — добавить участников списком.
Шаг 2. Создайте группы доступа
Группа доступа связывает профиль с людьми.
Настройки пользователей и прав → Группы доступа → Создать.- Укажите наименование, например «Кассиры ООО Альфа».
- Выберите профиль.
- На вкладке участников добавьте группу пользователей или отдельных людей.
- Если в профиле есть ограничения, на вкладке ограничений укажите значения: какие организации, склады или кассы доступны.
- Запишите.
Шаг 3. Проверьте права конкретного человека
Откройте карточку пользователя и перейдите к правам доступа — там видно, в какие группы доступа он входит, в том числе через группы пользователей. Затем войдите под этим пользователем (или попросите его) и пройдите типовые операции: создать документ , провести, открыть отчёт.
Для проверки удобно завести тестового пользователя и включить его в ту же группу пользователей, что и сотрудника. Так вы видите программу его глазами, не зная чужого пароля.
Когда группа пользователей не нужна
Если в базе три-четыре человека и у каждого своя роль, группы пользователей только добавляют лишний уровень. Включайте людей в группы доступа напрямую. Группы пользователей окупаются, когда:
- 🏢 в отделе от трёх человек с одинаковыми обязанностями;
- 🔄 сотрудники часто приходят и уходят — новичка достаточно добавить в одну группу;
- 📋 нужно быстро ответить аудитору или руководителю, у кого какой доступ: состав отдела виден в одном месте.
Для контрагентов, которые работают с базой через веб-кабинет, в типовых конфигурациях есть отдельный механизм — внешние пользователи и их группы. Права для них настраиваются по той же схеме «профиль → группа доступа», но со своими профилями.
Пример раскладки на небольшую фирму
| Группа пользователей | Группы доступа | Что получает |
|---|---|---|
| Бухгалтерия | Бухгалтер, Банк и касса | Учёт по всем организациям |
| Касса ООО Альфа | Кассиры ООО Альфа | Только кассовые документы одной организации |
| Руководство | Только просмотр, Отчёты руководителю | Чтение без права изменять |
| ИТ | Администраторы | Полные права |
Ограничение доступа к данным и функциональным опциям
Ограничение по записям
После включения ограничения на уровне записей пользователь видит только документы и справочники с разрешёнными значениями. Кассир ООО «Альфа» не увидит кассовые ордера ООО «Бета» в списке и не сможет выбрать эту организацию в новом документе.
Набор видов ограничений зависит от конфигурации:
| Конфигурация | Типичные виды ограничений |
|---|---|
| Бухгалтерия 3.0 | Организации |
| ЗУП 3.1 | Организации, подразделения, группы физических лиц |
| УТ 11 | Организации, склады, партнёры, виды цен |
Точный список видов смотрите в форме профиля на вкладке ограничений: там перечислено ровно то, что поддерживает ваша конфигурация.
Если в профиле вид ограничения отмечен как «Все запрещены», а в группе доступа значения не заданы, пользователь не увидит ничего. Это частая причина жалоб «пустой список документов».
Функциональные опции — это не права
В разделе Администрирование → Функциональность включаются и выключаются возможности программы: валютный учёт, склады, маркировка. Эти флажки действуют на всех пользователей сразу. Скрыть раздел одному человеку функциональными опциями нельзя — для этого используют профиль без соответствующих ролей.
Отдельно есть интерфейсная настройка: пользователь может сам убрать разделы через настройку панели разделов. Это не защита — он же может их вернуть.
Запрет редактирования прошлых периодов
Отдельный механизм — даты запрета изменения. Он не меняет роли, а закрывает правку документов до заданной даты, в том числе для конкретных пользователей или групп. Найти его проще всего через поиск по разделу Администрирование по слову «запрета». После сдачи отчётности его ставят почти все.
Ошибки при администрировании прав
Ещё три промаха, которые не дают ошибок, но создают проблемы:
- 🔑 Один общий логин на отдел. Журнал регистрации покажет «Склад», а не человека. Каждому сотруднику — свой пользователь.
- 👑 Администратор «на всякий случай». Полные права дают доступ к настройкам, выгрузке базы и удалению помеченных объектов. Даёте админку бухгалтеру — даёте всё.
- 🧹 Не отключают уволенных. Снимите флажок входа в программу в карточке, а не удаляйте пользователя: удаление ломает ссылки в документах и истории.
Аудит и мониторинг действий пользователей
Права — половина дела. Вторая половина — знать, кто что менял.
Журнал регистрации
Журнал открывается в Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отбор по пользователю, периоду и событию показывает, кто провёл, изменил или удалил документ. Из записи журнала можно открыть сам объект.
Уровень детализации настраивается в Конфигураторе: Администрирование → Настройка журнала регистрации. Для аудита нужен уровень «Регистрировать ошибки, предупреждения, информацию и примечания» — при уровне «только ошибки» изменений документов вы не увидите.
Подробный журнал растёт быстро: в базе на 20–30 активных пользователей — сотни мегабайт в месяц. В той же настройке задайте периодичность разделения журнала и периодически сокращайте старые периоды, предварительно сохранив их в файл.
Активные пользователи и контроль входа
- 👥
Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи— кто сейчас в базе и с какого компьютера. - 🔒 В
Настройках пользователей и правесть настройки входа: требования к сложности пароля, срок его действия, автоматический запрет входа при долгом неиспользовании. - 🧾 Для бухгалтерии полезен отчёт об изменении документов по журналу: отберите события изменения за период после закрытия месяца.
Раз в квартал полезно проходить ревизию: выгрузить список пользователей с их группами доступа и сверить с текущим штатом. За год в базе накапливаются стажёры, подрядчики и уволенные с действующими правами.