Как провести и оформить инвентаризацию товаров и материалов в 1С 8.3 Бухгалтерия

Чтобы оформить инвентаризацию ТМЦ в 1С 8.3 Бухгалтерия, нужен один документ: Склад — Инвентаризация товаров. В нём заполняется учётное количество по кнопке Заполнить, вручную вносится фактическое, а дальше на основании этого же документа создаются Оприходование товаров на излишки и Списание товаров на недостачу. Печатные формы ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-26 программа выдаёт из самого документа инвентаризации.

Беда обычно не в кнопках. Склад посчитали в пятницу, документ в 1С завели в среду, за эти дни прошло пять отгрузок — и расхождения получились на бумаге, а не в реальности. Или излишки оприходовали, недостачу списали, а сальдо по счёту 94 так и осталось висеть до конца года.

Ниже — порядок, при котором цифры сходятся: подготовка базы, сам документ с печатными формами, проводки по излишкам и недостачам, кто и как возмещает потери, отличия Бухгалтерии 3.0 от УТ 11 и ERP, разбор типичных ошибок и отчёты для самопроверки.

Что такое инвентаризация ТМЦ и когда её проводят обязательно

Инвентаризация товарно-материальных ценностей — это сверка фактических остатков на складе с данными учёта. В 1С под ТМЦ попадают объекты трёх счетов:

• 📦 41 — товары для перепродажи (в т. ч. 41.12 в розничной точке по продажным ценам);
• 🔧 10 — материалы, сырьё, запчасти, инвентарь, спецодежда;
• 🏭 43 — готовая продукция.

Случаи, когда инвентаризацию проводят не по желанию, а по требованию ФСБУ 28/2023:

Подготовка: что сделать в базе до пересчёта

Половина расхождений рождается ещё до того, как кладовщик берёт в руки сканер. Проверьте базу — это 20 минут.

Отдельно про отрицательные остатки. Если по номенклатуре на складе −3 шт, документ инвентаризации покажет учётное количество со знаком минус, и фактические 5 штук превратятся в излишек 8 штук. Сначала разберитесь с причиной минуса: обычно это продажа раньше поступления или не проведённое оприходование.

Как оформить инвентаризацию в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово

Весь цикл — три документа. Первый фиксирует расхождения, два следующих приводят учёт в соответствие с фактом.

Как учитывается стоимость списания

Сумма недостачи считается по средней себестоимости на дату документа, если в учётной политике выбран способ По средней. При ФИФО программа берёт стоимость конкретных партий. Это видно в движениях документа Списание товаров — закладка регистра Товары на складах и проводка по Кт 41 (10).

Проводки по результатам инвентаризации ТМЦ

Излишки — прочий доход по рыночной стоимости. Недостача сначала собирается на 94, потом распределяется.

Распределение со счёта 94 документом Списание товаров не делается — для этого нужна ручная операция: Операции — Операции, введённые вручную — Создать — Операция. Проводку Дт 73.02 Кт 94 программа сама не предложит.

В налоговом учёте недостача сверх норм естественной убыли без установленного виновника в расходы не принимается — по строке появится постоянная разница, и при ПБУ 18/02 закрытие месяца начислит постоянный налоговый расход.

Кто возмещает недостачу: разберите свой случай

Особенности в Бухгалтерии 3.0, УТ 11, ERP и при упрощённом учёте

Если склад большой и отгрузки останавливать нельзя, в УТ 11 и ERP пересчёт идёт по схеме: Приказ на пересчёт товаров → Пересчёт товаров (можно несколько, по зонам) → документы излишков и недостач. В Бухгалтерии 3.0 такого конвейера нет — там придётся выбрать «тихий» день либо отсекать движения временем документа.

Инвентаризация ОС и НМА — другой документ

ТМЦ и основные средства в 1С не смешиваются. Для ОС: ОС и НМА — Инвентаризация ОС, печатная форма ИНВ-1. Для расчётов с контрагентами — Отчёты — Акт инвентаризации расчётов (ИНВ-17). Пытаться загнать ОС в документ инвентаризации товаров бессмысленно: по 01 счёту он остатки не заполняет.

Типичные ошибки при инвентаризации ТМЦ в 1С

• ❌ Документ заполнили, но излишки и недостачи не создали. Инвентаризация товаров проводок не делает. Если остановиться на ней, в учёте по-прежнему будут старые остатки, хотя ИНВ-19 распечатана.
• ❌ Дата документа позже даты пересчёта. Классика: считали 20-го, документ от 31-го. Все продажи за 11 дней прилетели в недостачу.
• ❌ Остаток на складе отрицательный. Излишек раздувается на величину минуса. Проверяйте Контроль отрицательных остатков до, а не после.
• ❌ Сальдо 94 не закрыто. Счёт 94 — транзитный. В балансе на 31 декабря его быть не должно: либо в затраты, либо на 73.02, либо на 91.02.
• ❌ Удержание с работника провели проводкой Дт 70 Кт 94 напрямую. Нужен 73.02: сначала отнесли на работника, потом удержали. Иначе не видно расчётов по возмещению.
• ❌ Из зарплаты удержали больше 20%. Ограничение ст. 138 ТК РФ, проверка — в ЗУП документом Удержание по прочим операциям.
• ❌ Недостачу сверх норм приняли в налоговые расходы без документов. Нет постановления об отказе или акта комиссии — расход снимут при проверке.
• ❌ Не заполнена комиссия в документе. ИНВ-19 и ИНВ-22 выходят без подписантов, их потом заполняют от руки — и формы расходятся с данными базы.
• ❌ Инвентаризацию провели, а розничную наценку не учли. На счёте 41.12 товар учтён по продажным ценам: списание недостачи должно идти вместе с корректировкой торговой наценки по счёту 42.
• ❌ Пересортицу отразили только по количеству. Если цены позиций разные, разница должна осесть на 91 — иначе себестоимость поедет.

Отчёты для проверки результата

После оприходования и списания прогоните четыре отчёта — расхождения ищутся за пять минут.

1. Склад — Отчёты — Ведомость по товарам на складах: количество на дату после инвентаризации должно сойтись с описью ИНВ-3 графа «Фактически».
2. Отчёты — Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (10, 43) по субконто «Склады» и «Номенклатура»: конечное сальдо равно факту.
3. Отчёты — Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94: остаток должен быть нулевым. Если висит сумма — распределение не доделано.
4. Отчёты — Анализ субконто по 91.01 и 91.02: проверяем, что излишки попали в доходы, а невозмещённые недостачи — в расходы с нужным признаком принятия в НУ.

Дополнительно: Отчёты — Контроль отрицательных остатков после всех документов должен быть пустым, а Экспресс-проверка ведения учёта (блок «Операции по учёту ТМЦ») не должна показывать ошибок по счёту 94.

Если расхождения не объясняются: что делать дальше

Бывает, что факт и учёт не сходятся, а причина не находится. Порядок разбора:

• Отчёт Ведомость по товарам на складах с развёрнутыми приходами и расходами за период между прошлой и текущей инвентаризацией — ищем нетипичные документы.
• Отчёты — Движения документа по подозрительным накладным: проверяем, не менялись ли они задним числом (Администрирование — Журнал регистрации покажет, кто и когда правил).
• Сверка с поставщиком: часть «недостачи» нередко оказывается не проведённым возвратом или недопоставкой по накладной, принятой «вслепую».
• Если номенклатура дублируется в справочнике (две карточки «Бумага А4»), остатки размазаны по двум позициям. Лечится Администрирование — Поиск и удаление дублей, и уже потом новая инвентаризация.

Когда причина так и не ясна, расхождение всё равно отражают: излишек — в доход, недостачу — на 94 с последующим решением комиссии. Оставлять «как было» нельзя.

Частые вопросы