Как провести инвентаризацию товаров и материалов в 1С

Фактические остатки на складе сверяют с учётными через документ Склад → Инвентаризация товаров. Сам документ проводок не делает — он только фиксирует расхождения между данными базы и тем, что реально лежит на полках. Излишки затем приходуете документом «Оприходование товаров » (Дт 41 Кт 91.01), недостачи списываете документом «Списание товаров» (Дт 94 Кт 41).

Ниже — весь порядок: от приказа и состава комиссии до печати инвентаризационной описи ИНВ-3 и сличительной ведомости ИНВ-19. Разберём, как завести фактические остатки вручную и из ТСД, как 1С считает отклонения и какими проводками закрываются излишки и недостача товаров и материалов.

Подготовка: приказ, комиссия и сроки

Инвентаризацию назначает руководитель. Основание — приказ по форме ИНВ-22 или по собственному шаблону: в нём указывают, что проверяют, на какую дату, сроки проведения и причину (годовая отчётность, смена материально ответственного лица, выявленная порча).

Состав инвентаризационной комиссии утверждают тем же приказом. В комиссию входят минимум три человека — представитель администрации, бухгалтер и специалист, разбирающийся в проверяемых ценностях. Материально ответственное лицо (МОЛ) в комиссию не включают: оно присутствует при пересчёте, но считает — комиссия.

С 2025 года порядок инвентаризации регулирует ФСБУ 28/2023, до него действовали Методические указания из приказа Минфина № 49. Ключевые требования совпадают: пересчёт идёт в присутствии МОЛ, результат оформляют описью, по расхождениям берут письменные объяснения.

Перед составлением годовой отчётности инвентаризация обязательна. Её проводят, как правило, в октябре–декабре: товары и материалы — по состоянию на конец года, чтобы данные описи совпадали с остатками в балансе. Обязательна инвентаризация и при смене МОЛ, выявлении хищения или порчи, после пожара или затопления, при реорганизации и ликвидации.

Перед пересчётом с материально ответственного лица берут расписку: все приходные документы сданы в бухгалтерию, выбывшие ценности списаны. Это защищает и МОЛ, и компанию — после расписки «забытых» накладных уже не появится.

До пересчёта проведите в базе все документы по складу за проверяемый период. Если партия пришла, но поступление не проведено, 1С покажет ложную недостачу, и вы спишете то, что лежит на складе.

Создание документа инвентаризации на складе

Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите «Создать». В шапке заполните:

1. Склад — по которому считаете остатки.
2. Ответственное лицо — МОЛ, за которым закреплён склад.
3. Организация — если в базе их несколько.

Дальше заполните табличную часть. Нажмите «Заполнить → Заполнить по остаткам на складе» — 1С подтянет всю номенклатуру, которая числится на складе на дату документа, и проставит учётное количество. Эта графа заполняется автоматически и изменению не подлежит — это данные базы.

Фактическое количество вводите в соседнюю графу. Отклонение (излишек со знаком плюс, недостача со знаком минус) программа считает сама: разница между фактом и учётом.

На вкладке с данными о проведении укажите реквизиты приказа, даты начала и окончания, причину. На отдельной вкладке задайте состав комиссии и отметьте председателя — эти данные уйдут в печатные формы.

Документ работает не только с товарами на счёте 41. По тому же принципу он подтягивает материалы (счёт 10) и готовую продукцию (счёт 43) — счёт учёта 1С берёт из карточки номенклатуры. Поэтому одним документом можно инвентаризировать и склад товаров, и кладовую материалов, если они закреплены за одним МОЛ.

Заполнение фактических остатков и обмен с ТСД

Фактические данные вносят тремя способами — выбирайте по объёму склада.

Вручную. Подходит для небольшого склада. Комиссия считает, диктует, оператор вбивает фактическое количество построчно. Медленно, но без оборудования.

Из распечатанной описи. Печатаете ИНВ-3 с нулевыми фактическими остатками, комиссия вписывает цифры на бумаге, затем их переносят в документ. Классический вариант для годовой инвентаризации.

Через терминал сбора данных (ТСД). Для крупного склада самый быстрый путь. Комиссия сканирует штрихкоды, терминал накапливает количество по каждой позиции, потом данные выгружаются в документ инвентаризации . Онлайн-терминал обменивается с базой напрямую, офлайн-ТСД выгружает файл, который загружается в 1С.

Подключение оборудования настраивается в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование. Там терминал регистрируется в базе, после чего в документе появляется возможность загрузить с него собранные штрихкоды.

Офлайн-схема выглядит так: на терминал выгружают справочник номенклатуры со штрихкодами, комиссия сканирует товар по всему складу, терминал накапливает количество, затем файл с результатами загружают обратно в документ инвентаризации. 1С сопоставляет штрихкоды с номенклатурой и проставляет фактические остатки без ручного ввода.

Крупный склад удобно считать по зонам: отдельный документ на каждый стеллаж или ряд, а итог сверять общей сличительной ведомостью. Так проще найти, где именно разошлись цифры.

Оприходование излишков и списание недостач: проводки

Документ инвентаризации расхождения зафиксировал, но в бухучёте их ещё нет. Движения создают два отдельных документа — их удобно сформировать кнопкой «Создать на основании» прямо из инвентаризации:

• Оприходование товаров — на выявленные излишки.
• Списание товаров — на недостачу.

При создании на основании 1С сама разнесёт позиции: плюсовые отклонения уйдут в оприходование, минусовые — в списание. Останется проверить суммы и провести.

Излишки приходуют по рыночной стоимости на дату инвентаризации и относят в прочие доходы. Недостачу сначала собирают на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а оттуда списывают — в зависимости от причины.

Проводку Дт 41 Кт 91.01 и Дт 94 Кт 41 программа делает автоматически при проведении оприходования и списания. А вот дальнейшее движение с 94-го счёта (на расходы, на МОЛ или в прочие расходы) 1С сама не разносит — его оформляют документом «Операция, введённая вручную» после того, как комиссия примет решение.

Возмещение недостачи работником отражают проводками Дт 70 Кт 73.02 (удержано из зарплаты) или Дт 50 Кт 73.02 (внесено в кассу). Удержать из зарплаты за раз можно не больше 20% начисленной суммы — при крупной недостаче возмещение растягивается на несколько месяцев.

Пример. По итогам пересчёта на складе нашли излишек 3 упаковки товара по рыночной цене 500 ₽ и недостачу 2 упаковки по учётной цене 400 ₽. Оприходование товаров сформирует Дт 41.01 Кт 91.01 на 1 500 ₽ (3 × 500). Списание товаров — Дт 94 Кт 41.01 на 800 ₽ (2 × 400). Если виновным признан кладовщик, ручной операцией переносите недостачу на него: Дт 73.02 Кт 94 — 800 ₽, а удержание из зарплаты закроет долг: Дт 70 Кт 73.02.

Разбор расхождений: пересортица, убыль и виновные

Любое отклонение комиссия объясняет письменно. Разберём типовые ситуации.

Естественная убыль. Для продуктов, сыпучих и других товаров, теряющих массу при хранении, есть утверждённые нормы. Недостачу в пределах нормы относят на расходы (Дт 44 Кт 94), сверх нормы — на виновных или в прочие расходы. Нормы берут из отраслевых приказов; если для вашего товара нормы не установлены, вся недостача считается сверхнормативной. Норму считают от количества отпущенного за межинвентаризационный период товара, а не от всего остатка на складе — иначе спишете в убыль больше положенного.

Виновное лицо. Если установлен виновный и он согласен возместить, недостачу относят на счёт 73.02. Взыскивают по учётной стоимости, а разницу между рыночной и учётной — через счёт 98.04, если возмещение идёт по рыночной цене.

Нет виновных. Когда виновный не установлен или суд отказал во взыскании, недостачу сверх норм убыли списывают в прочие расходы (Дт 91.02 Кт 94). Нужен документ, подтверждающий отсутствие виновных.

Пересортица. Один сорт товара в излишке, другой того же наименования — в недостаче. По решению комиссии их можно зачесть, но только за один и тот же период, у одного МОЛ и по товарам одного наименования. В 1С зачёт пересортицы отражают ручной операцией или корректировкой — автоматического зачёта в документе инвентаризации нет.

Пример зачёта: по кофе сорта А излишек 5 кг, по сорту Б недостача 5 кг. Комиссия зачитывает их между собой. Если учётные цены сортов различаются, разницу доначисляют: когда недостающий сорт дороже, разницу относят на виновных, когда дешевле — приходуют в доход.

Чем проверить результат до оформления

Прежде чем создавать оприходование и списание, сверьтесь с учётом. Два отчёта помогают убедиться, что документ заполнен верно:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — показывает учётный остаток по складу, с которым инвентаризация и сравнивает факт. Если в документе учётное количество не сходится с ОСВ, значит, после заполнения на складе провели ещё документы — переполните таблицу заново.
• Ведомость по товарам на складах — помогает посмотреть остатки в разрезе складов и быстро найти позицию, по которой возникло расхождение.

Отклонения, которые не объясняются пересортицей или убылью, разберите до проведения результатов. Исправить проще сейчас, чем сторнировать уже сформированные движения по счёту 94.

Печатные формы ИНВ-3, ИНВ-19 и хранение

Из документа инвентаризации по кнопке «Печать» доступны унифицированные формы:

Опись ИНВ-3 подписывают все члены комиссии и МОЛ. Сличительную ведомость ИНВ-19 формируют только по позициям с расхождениями — это итоговый документ, где видно, что приходуется и что списывается.

Унифицированные формы с 2013 года необязательны: организация вправе использовать свои бланки, закрепив их в учётной политике. Формы из 1С подходят и как основа для собственного шаблона.

Подписанные описи и ведомости хранят вместе с приказом и решением комиссии. Документы инвентаризации, по которым выявлены расхождения, относятся к первичке и хранятся не менее пяти лет после отчётного года.

Результаты годовой инвентаризации отражают в учёте декабрём того года, за который она проводится, — чтобы излишки и недостачи попали в отчётность этого периода, а не следующего.

Частые вопросы